Орал гуманитарлық-техникалық колледжі

КУРСТЫҚ ЖҰМЫС
Тақырыбы:
Құжаттар, бланкілер, форматтар

Орындаған:Арыстанов Н.Е.
Тексерген: Құрманалина Ж.Х.

Орал, 2013ж.
Мазмұны

Кіріспе … … … … … … … … … … … … … … … … … ..
… … … … … … … … … … … … …3

1. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және жіктемесі
1.1. Құжат ұғымы және
функциясы … … … … … … .. … … … … … … … … … … ..
… 5
1.2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және
міндеттері … … … … … … . … … … … ..12
1.3. Мемлекеттік стандарттар мен
құжаттар … … … … … … … … … … … … … … 15

2. Құжаттар бланкілері және форматтары туралы түсінік
2.1. Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және
құжаттау … … … … … … … … … … … … … … … … … ..
… … … … … … … … … … … ..18

2.2. Құжаттардың деректемелерін
ресімдеу … … … … … … … … … … … … … … 20

2.3. Құжаттар бланкілері,
форматтар … … … … … … .. … … … … … … … … … … .2
9

Қорытынды
… … … … … … … … … … … … … … … … … … … ..
… … … … … … … …35
Пайдаланылған әдебиеттер
тізімі … … … … … … … . … … … … … … … … … … ..
..36
Кіріспе
Жалпы іс қағаздарының қоғам өмірінде қолданылмайтын саласы жоқ. Адам
дүниеге келген сәттен бастап бақилық болғанға дейінгі бүкіл өмірі құжатпен
байланысты. Өз өмірінде іс қағаздарын жүргізумен бетпе-бет келмеген жан
жоқ, сірә. Адам баласы кәмелеттік жасқа толғаннан кейін қызметке тұру үшін
өтініш жазудан бастап, ұрпағына арнап өсиет қалдырғанға дейін қаншама құжат
толтырады, қаншама құжатқа қол қояды. Алайда мұның бәрін арнайы ретпен,
белгіленген тәртіпке, жүйеге сәйкес жүргізбесе, бұл құжаттар көптеген
келіспеушіліктер мен дау-жанжалдарға да себеп болады. Сондықтан да іс
қағаздарын жүргізу негіздерін білу тек әр алуан мекемедегі қызметкерлерге
ғана емес, әрбір азамат адам үшін де өте маңызды.
Іс қағаздарын жүргізуді тек басшылардың, хатшылардың, референттердің,
іс қағазын жүргізушілердің ғана ісі деп қарау дұрыс емес. Мұны әрбір
сауатты адам мүлтіксіз меңгергені лазым. Сонда ісіміз тиянақты, уақытымыз
үнемді, шаруамыз берекелі болады. Өзімізге тиесілі құқықтарымыз да аяққа
тапталмайды. Көпшілік қауымға жол тартып отырған бұл еңбек осынау маңызды
да жауапты міндетті ойдағыдай атқаруға тиісті деп білемін.
Кез-келген мекеме мен кәсіпорында құжаттардың, құжат айналымы жүйесін
дұрыс ұйымдастырудың маңызы аса зор. Құжаттардың негізінде басқару
шешімдері қабылданады, даулы мәселелер шешіледі. Қандай ұйымда болмасын,
сауатты жасалып, заңды күшке ие болған құжат қана табысты жұмыстың кепілі
болады.
Ұйымда құжат айналымының талапқа сай ұйымдастырылмауы құнды
құжаттардың жоғалуына, кәсіпорын жұмысының жүйесіздігіне алып келеді. Мұның
өз кезегінде түрлі қиыншылықтар мен даулы оқиғаларға соқтыратыны айтпаса да
түсінікті. Бұлардың барлығы да Қазақстанның іс қағаздарын жүргізу
саласында қолданылып жүрген заңдары мен нормативтік-құқықтық актілерінде
тиісінше көрініс тапқан.
Іс қағаздарын жүргізудің негіздеріне арналып отырған бұл оқу-
қолданбалы құралы еліміздегі түрлі нысандағы кәсіпорындардың, іс қағаздарын
жүргізумен айналысушы мамандардың қызмет барысында пайдалануына арналған.
Іс қағаздарын жүргізу мекемелер мен кәсіпорынды құру сатысында-ақ
басталып кетеді десе де болады. Ол болашақ ұйымның құрылтай құжаттарын
дайындаудан бастап, оны мемлекеттік тіркеуден өткізу аралығын қамтиды.
Белгілі-бір ұйым нақты тіркеуден өткеннен кейін заңды тұлға мәртебесіне ие
болады. Міне, осы сәттен бастап ұйымда құжат айналымы жүйесін қалыптастыру
қажеттігі туындайды.
Ұйымдар мен кәсіпорындардың, мемлекеттік мекемелердің іс қағаздарын
жүргізу міндетін атқару жүктелген мамандары, кәсіпорын басшылары, кадр
бөлімінің қызметкерлері, жеке өз ісін ашқысы келетін жандар, сол секілді
құжаттарды сауатты толтыру негіздерін меңгергісі келетін жалпы жұртшылық
бұл кітаптан өз керегін қиналмай таба алады деп үміттенеміз.
1. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және жіктемесі
1.1. Құжат ұғымы және функциясы
Адам баласының жазуды меңгергеннен кейінгі ісінің басы құжат жасау
болған. Бұған адамзат тарихында затты-нақты айғақтар жеткілікті. Түрлі
болжамдар мен салмақты ғылыми ізденістер нәтижесінде жарық көрген сүбелі
дүниелер де көп. Оның барлығына тоқталып жатуды былай қойғанда, атауларын
тізіп шығудың өзі мол көлемді талап етеді. Сондықтан біз бұл жерде
тақырыпқа қатысты негізгі мәселелерді қысқаша тұжырымдап берумен
шектелгенді жөн көріп отырмыз. Сонымен, іс қағаздарын жүргізудің басты
өзегі құжат дегеніміз не?
Құжат ұғымы білімнің көптеген саласында қолданылып, тұтас бір ғылыми
пәндер қатарындағы зерттеу объектісі болып табылады. Бұл ғылымдардың
әрқайсысы құжатқа анықтама беруде қандай өлшемдер (құжаттың мәні, нысаны,
ақпаратты жазу мен дыбыстап бейнелеу тәсілі т.б.) негіздеме ретінде
алынғанына қарай өз тәсілдерін ұсынады.
Құжат ұғымын деректану саласы кең ауқымда түсіндіреді. Ол бойынша,
құжат – объективті өмір шындығы мен адамның ой қызметіне қатысты
ақпараттарды арнайы материалға кез келген тілде, кез келген тәсілмен бекіту
құралы. Деректануда құжат –арнайы ақпарат жеткізуге арналған объект.
Бұл ретте, біз құжаттың пайда болу тарихы мен эволюциясына көз
жүгіртіп көрейік. Құжат ұғымы өзінің даму жолында айтарлықтай
өзгерістерге ұшыраған. Латын сөзі doceo алғашында үйретемін,
хабарлаймын деген мағынаны берген. Кейіннен туындаған, сөздің тар
мағынасында алатын болсақ айғақ, дәлел, куәлік мағынасын беретін
documentum түрі ғылыми және практикалық қызмет саласының көпшілігінде ұзақ
уақыт пайдалануда тұрақтап қалған.
Орыс тілінде документ, яғни құжат ұғымы 17- ғасырда пайда болды. І
Петр оны письменное свидетельство, демек, жазбаша куәлік ретінде
аударып, сол арқылы құжаттың құқықтық мәнін белгіледі. Хаттамаларға қол
қою туралы деген Жарлық шығарған.
ХІХ ғасырда құжаттың басқару ісіндегі мәніне деген жаңа көзқарас пайда
болды. Нысан бойынша белгіленіп, басқару процесін жүргізуге арналған
ақпарат құжат деп саналды.
Төңкеріске дейінгі Қазақстан жағдайына келетін болсақ, XIX ғасырдың
алғашқы жартысында Бөкей хандығында іс қағаздарын жүргізетін кеңсе
болғандығы мәлім. Жәңгір хан ұйымдастырған бұл арнайы кеңсе екі бөлімшеден
тұратын. Біріншісі ханның өз қол астындағы сұлтандармен, екіншісі –
ресейлік шенеуніктермен қызметтік байланыстарын түркі-шағатай және орыс
тілдерінде әзірленетін іс қағаздары арқылы жүргізіп отырды.
Құқықтық күшке ие жазбаша дереккөз тұрғысындағы құжат ұғымы ХХ ғасырда
да сақталған. Мәселен, С.И. Ожеговтың Орыс тілі сөздігінде құжат ұғымына
үш түрлі мәнде түсінік беріледі: 1. Қандай да бір фактіні немесе бір
нәрсеге қатысты құқықты растайтын іс қағазы. 2. Ұсынушы тұлғаны ресми
куәландыратын нәрсе (төлқұжат және т.с.с.). 3. Жазбаша куәлік.
Шетелдік сөздердің түсіндірме сөздігінде аздаған өзгешеліктер
болғанымен, жалпы мағынасы жоғарыдағы анықтамаларға келіп саяды: 1. Жазбаша
куәлік, айғақ – мысалы, оның тарихи құжаттық сипаты бар. 2. заң. заң
жүзінде белгіленген тәртіппен жасалып, заңды фактіні куәландыратын (туу,
некеге тұру) немесе қандай да бір іске құқық беретін (диплом, өсиет) акт,
сөздің кең мағынасында – заңды күші бар немесе қызметтік сипаттағы кез
келген жазбаша акт. 3. Төлқұжат, жеке куәлік.
Мұрағат терминдерінің қысқаша сөздігінде құжатқа берілген анықтама
бойынша: Құжат – шын мәніндегі объективті және адамның ой қызметі
барысындағы фактілерді, оқиғаларды, нысаналарды, құбылыстарды жазу,
кескіндеу, суретін салу, фотоға түсіру, дыбыстап жазу немесе басқа тәсілмен
арнайы материал (папирус, пергамент, қағаз, фото үлдір және т.б.) арқылы
көрсетудің нәтижесі.
Мұнда құжатты сипаттау объектісі ретінде, сондай-ақ оны жеткізуші
негіздердің кейбір түрлерін ашып көрсетуге деген талпыныс айқын байқалады.
Л.П. Крысинаның шет тілдерден енген сөздер түсіндірме сөздігінде
қарастырылып отырған ұғымға қандай анықтама берілетінін келтіре кетейік:
Құжат. – 1. Қандай да бір фактіні немесе бір нәрсеге қатысты құқықты
растайтын іс қағазы. 2. Ұсынушы тұлғаны ресми куәландыратын нәрсе (төлқұжат
және т.с.с.). 3. Қандай да бір жағдайды жазбаша куәландыру.
Ақпарат бекітілетін негіз (носитель) ұғымы ғылыми айналымға алғаш
рет социалистік елдердің қазіргі заманғы мұрағат терминологиясы сөздігі
арқылы енгізілді. Құжат ұғымы мынадай сипатта берілді: Құжат – жазу,
кескіндеу, фотоға түсіру, дыбыс жазбалары немесе өзге де тәсілдер арқылы
объективті шындыққа қатысты нәрселер жайлы және адамның ой қызметі туралы
ақпаратты бекіту нәтижесі.
Құжат ұғымы сөздіктермен қатар мемлекеттік стандарттарда да беки
бастады. 16487-70 Мемлекеттік стандартында құжат арнайы материалда
адамның шын мәніндегі объективті және ой қызметі барысындағы құбылыстар,
фактілер туралы ақпараттарын түрлі тәсілдермен бекіту құралы ретінде
көрсетіледі. Бұл ұғымда ақпаратты бекітудің тәсілдері мен материалы,
құжаттың міндетті түрде сәйкестендірілуі секілді жаңа белгілері назарға
алынған.
16487-83 Мемлекеттік стандарты бұл терминнің семантикалық мәнін ашып,
оны толықтыра түсті. Мұнда құжаттың материалдық негізі ондағы ақпараттан
бөлек алынып қарастырылады: Құжат – уақыт пен кеңістікке тапсыру үшін адам
қолымен жасалған тәсілдер арқылы бекітілген ақпараты бар материалдық
объект.
Құжат анықтамасының даму барысын талдай отырып, бұл терминді
түсіндірудің негізгі үш тәсілін бөліп атауға болады. Біріншіден, құжат
қандай да бір материалдық объект болып табылады, екіншіден, жай ғана
материалдық объекті емес, сонымен қатар, ақпарат жеткізгіш, үшіншіден, әрі
ол құжатталған ақпарат (яғни, қайта өңдеу және сақтау мақсатында
материалдық негізге бекітілген қандай да бір әлеуметттік ақпарат. Басқаша
айтқанда, биологиялық ақпараттың, жанды және жансыз табиғат ақпараттарының
адам ойы жететін деңгейде жазылған немесе осы деңгейде өңделген түрлері мен
формалары) болып табылады.
Осылайша, құжаттану тұрғысынан алғанда құжат дегеніміз мәтін, дыбыс
жазу мен бейнелеу түріндегі ақпарат енгізілген материалдық объект болып
саналады.
М.В. Ларин Управление документацией в организациях (Ұйымдарда
құжаттаманы басқару) атты еңбегінде құжатты мынадай үш басты компонент
құрайтынын атап көрсетеді: ақпарат, негіз (материал жеткізгіш) және
ақпараттың сәйкестендірілу мүмкіндігі. Ақпарат негізіндегі сәйкестендірілу
мүмкіндігі құжатты басқа ақпарат негіздерінен түпкілікті түрде
ерекшелендіреді.
Қазақстан Республикасында құжат ұғымының ресми түсіндірмесі ҚР
Экономика және сауда министрлігі Стандарттау, метрология және сертификаттау
жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 14 мамырдағы № 140 бұйрығымен бекітіліп,
күшіне енгізілген 1037-2001 ҚР СТ-да былай баяндалады: Құжат (құжатталған
ақпарат) – сәйкестендіру мүмкіндігі бар материалдық жеткізгіште тіркелген
ақпарат. Қазіргі заманғы отандық құжаттану ісі дәл осы анықтамаға
сүйенеді.
Құжат стандартталған термин, яғни бұл осы ұғымды айқындауға арналған
жалғыз термин болып табылады. Құжатталған ақпарат термині синоним-термин
рөлін атқарады. Аталмыш стандартта ол деректер анықтамалығы тұрғысында
келтірілген.
Сонымен қатар, осы стандартпен белгіленген барлық терминдер заңды
тұлғалар қызметінде түзілетін құжаттама түрінің бәрінде, сондай-ақ ғылыми-
әдістемелік, нормативтік-әдістемелік, іс қағаздарын жүргізу және мұрағат
ісі жөніндегі анықтамалық пен оқулық әдебиеттерде міндетті түрде қолданылуы
қажет. Қазақстан Республикасындағы құжат терминіне берілген ресми
түсіндірме Ресей Федерациясы мемлекеттік стандарты бекіткен (МемСТ Р 51141-
98) анықтамаға қарағанда өзгешелеу. Толықтай беріп, салыстырып көрелік:
құжатталған ақпарат (құжат) – материал жеткізгішке тіркелген
сәйкестендіруге мүмкіндік беретін деректемелері бар ақпарат.
Анықтамадан көріп отырғанымыздай, Қазақстанда қабылданған
түсіндірмеден айырмашылығы, ресейлік анықтамада құжаттың деректемелері
ескеріледі. Бұл материал жеткізгішке тіркелген ақпарат анықтамасында
айқындаушы орында тұр.
Құжат функцияларын жалпы және арнайы функциялар деп екі салаға бөлуге
болады. Жалпы функциялар құжаттардың бәріне ортақ. Ал арнайы функциялар –
құжаттардың тек шектеулі топтарына ғана тән.
Құжаттың жалпы функцияларына мыналарды жатқызуға болады:
1) әлеуметтік – құжат әлеуметтік мәнге ие объект болып табылады,
өйткені ол әлеуметтік қажеттіліктен туындаған әрі сол әлеуметтік жүйеде
жүзеге асырылады;
2) ақпараттық – құжат ақпаратты жазып алу, сақтау және тарату құралы
ретінде қызмет етеді;
3) қарым-қатынастық – құжат қоғамдық құрылымдар мен жеке адамдар
арасында байланыс құралы ретінде жүреді, ол жай хабарландырып қана
қоймайды, сонымен бірге қоғамдық сананы шоғырландырып, бірыңғай пікір
қалыптастыруға, ұжымдық реакция туғызуға, бүкіл қауымды жұмылдыруға ықпал
етеді;
4) мәдени – құжат әлеумет тәжірибесі мен мәдени дәстүрлерді бекіту
және оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді;
Құжаттың арнайы функцияларына мыналар жатады:
1) құқықтық – құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық қарым-
қатынастарды бекіту және өзгерту құралы ретінде қызмет етеді. Хабарланып
отырған мәліметтерге, оқиғаларға баға беру арқылы құжат құқықтық сананың
қалыптасуына, мінез-құлықтың әлеумет тарапынан қолдау тапқан үлгілерін
әзірлеуге, моральдық-этикалық нормаларды игеруге ықпал етеді;
2) дәрістік – құжат жинақталған әлеуметтік тәжірибелерді ой елегінен
өткізе отырып, бұл жөніндегі білім қазынасын ұрпақтан ұрпаққа жеткізуге
көмек береді, тұлғаның қалыптасу процесіне қатысады;
3) танымдық – құжат ой елегінен өткізіліп жазылған мәтін негізінде
шындықтың неғұрлым ауқымды, абстрактылы, теориялық үлгісін жасауға
мүмкіндік береді.
4) басқарушылық – құжат басқару құралы болып табылады, қоғам
мүшелерінің ұжымдық қызметін мейлінше тиімді ұйымдастыру мақсатына сәйкес
жоспарлау, үйлестіру және реттеу ісіне көмектеседі;
5) мемориальдық – құжат қоғамның, ондағы жекелеген құрылымдардың дамуы
туралы және дербес тұлғалар жайлы тарихи дерек көзі ретінде көрінеді;
6) есептік – құжат өндірістік және шаруашылық қызметтің барлық
кезеңдерінде атқарылған жұмыс процестерін сүзгіден өткізіп отыратындықтан,
оның нәтижелерін есептеп шығаруға мүмкіндік береді.
7) эстетикалық – құжат өзінің материалдық негізі құрамына болмысты
образды-көркем игеру нәтижелерін түсіру арқылы жинақтап қорытылған
эстетикалық тәжірибелерді сақтайды және таратады;
8) релаксациялық (ойын-сауықтық, компенсаторлық) – құжаттардың
бірқатар түрлерін эмоционалдық шиеленісті ширығуларды өзге нысандарға
аудару арқылы түсіруге, сөйтіп артық ширығу деңгейін көздеген дәрежеге
дейін азайтуға пайдалану;
Құжаттың сыртқы белгілері: Құжаттың көлемі мен пішімін, ақпарат
жеткізушіні, жазу түрін, рәсімдеу құрамын көрсететін белгілер (2.4 тармақ);
Жазба құжат түрі: Мазмұны мен мақсаттық белгілері бойынша құжаттама
жүйесіне жатқызылатын жазба құжат (3.1.5 тармақ);
Ресми құжат: Заңды немесе жеке тұлға дайындаған, бекітілген тәртіппен
куәландырылған және ресімделген құжат (2.24 тармақ);
Қызметтік құжат: Ұйымның күнделікті қызметінде пайдаланылатын ресми
құжат (2.25 тармақ);
Жазба құжат: Ақпараты жазудың кел-келген түрімен түсірілген мәтіндік
құжат (2.15 тармақ);
Қолжазба құжат: Жазу белгілері қолмен түсірілген жазба құжат
(2.16 тармақ);
Таза құжат: Мәтіні алғашқы құжаттан көшірілген немесе түзетусіз
жазылған қолжазба немесе машинкалық жазба құжат (2.16 тармақ).
Құжаттың бастапқы жазбасы: Автордың не редактордың өз мәтінімен
жұмысын көрсететін қолжазба немесе машинкалық жазба құжат 2.21 тармақ);
Түпнұсқа құжат: Автор жөніндегі мәлімет, уақыты мен жасалу орны
құжаттың өзінде сақталатын немесе басқа жолмен табылған, оның шығу тегіне
шек келтірмейтін құжат (2.27 тармақ);
(Ресми) құжаттың түпнұсқасы: Ресми кұжаттың алғашқы немесе жалғыз
нұсқасы (2.28 тармақ);
Телқұжат: Құжаттың түпнұсқасының заңды күші бар қайталанған нұсқасы
(2.29 тармақ);
Құжат көшірмесі: Түпнұсқа құжаттағы ақпаратты түгелдей және оның
сыртқы белгілерін немесе заңды күші жоқ бөлігін көшірмелейтін құжат (2.30
тармақ);
Құжаттың куәландырылған көшірмесі: Заңдық күш беретін, белгіленген
тәртіпке сай қажетті деректемелер қойылатын құжат көшірмесі (2.31 тармақ).
Мұрағаттық құжат – қоғам үшін маңыздылығына байланысты сақталып тұрған
немесе сақтауға жататын, сонымен қатар, оның иесі үшін де құнды болып
табылатын құжат (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Заңы, 1-бап, 2-тармақ).
Жеке құрам бойынша құжаттар – жұмыскерлердің еңбек қызметін растайтын
құжаттар мен оларды зейнеткерлік қамтамасыз етуге ақша аудару жөніндегі
мәліметтер кешені (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Заңы, 1-бап, 16-тармақ).
Жеке тектік құжат (жеке құжат): Жеке тұлғаның негізгі қызметінен
немесе қоғамдық міндеттерінен тыс жинақталған құжат (2.23 тармақ);
Құжаттау: Құжаттарды жасау (3.1.1 тармақ).
Құжаттау тәртібі: Құжаттау тәртібін белгілейтін талаптар мен нормалар,
қалыптар (3.1.2 тармақ);
Құжаттау жүйесі: Шығу тегі, саласы, түрі, қызмет ету аясы, оларды
рәсімдеуге бірыңғай талап белгілері бойынша өзара байланысты құжаттар
жиынтығы (3.1.3 тармақ);
Іс жүргізу: басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету. Құжаттау мен
жұмысты құжаттамалау және ұйымдастыруды қамтамасыз ететін заңды тұлғалар
әрекетінің қызмет ету аясы (2.1 тармақ).

1.2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері
Құжаттардың пайда болуына байланысты олармен жұмыс істеуді реттеу
қажеттігі туындады, оны қазіргі кезде іс қағаздарын жүргізу деп атайды.
1720 жылы құжаттармен жұмыс істеудің тәртібін анықтайтын Бас регламент
шығарылған. Санкт-Петербургте 1857 жылы шыққан Н. Воронцовтың
Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к
гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству
деген кітабында:
«Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых
бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам
и по установившимся образцам деловых бумаг» делінген.
Осы ұғымның мәні осы күнге дейін, тіпті компьютер пайда болғанда да
өзгерген жоқ. Сонымен, іс қағаздарын жүргізуге мынадай анықтама беруге
болады:
Іс қағаздарын жүргізу – мемлекеттік стандарттарға сәйкес құжаттар мен
іс қағаздарын жасау және солармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру, атап
айтқанда құжаттардың жүру барысына, іздестіруге және сақтауға жағдай жасау
қызметі.
Осы анықтаманы жадымызда ұстай отырып, іс қағаздарының міндеттерін
былайша тұжырымдаймыз:
— іс құжаттарын стандарттардың талаптарына сәйкес ресімдеу;
— құжаттардың жүру барысына жағдай жасау (құжаттарды тіркеуді
ұйымдастыру, құжаттардың жүру барысын және орындалуын мерзімдерін бақылау);
— орындалған құжаттарды іздестіруге жағдай жасау (іс қағаздарының
номенклатурасына сәйкес құжаттарды істерге қалыптастыру);
— құжаттарды сақтауға жағдай туғызу.
Аталмыш құжат іс қағаздарын жүргізу жөніндегі ережелердің, нормативтер
мен ұсынымдардың ғылыми-реттемелік кешені сипатында еді. Ол құжаттардың
жасалуынан бастап мұрағатқа тапсырылғанға дейінгі кезеңдерін түгел қамтыды.
Мұнда сондай-ақ мекемелердегі іс қағаздарын жүргізу қызметіне қойылатын
талаптар мен олардың жұмыс тәртібі де көрініс тапты. Іс қағаздарын
жүргізудегі бірыңғай мемлекеттік жүйенің негізгі ережелері Ұйымдық өкімдік
құжаттардың бір ізге түсірілген жүйесімен толықтырылып, тиісті мемлекеттік
стандарттар арқылы беки түсті.
Іс қағаздарын жүргізу термині стандартталған, яғни бұл ұғымды
айқындайтын бірден-бір термин. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету
стандартта анықтамалық мәлімет сипатында берілген синоним-термин болып
табылады.
Іс қағаздарын жүргізу терминінің Қазақстан Республикасындағы ресми
түсіндірмесінен Ресей Федерациясы мемлекеттік стандарты бекіткен (Р 51141-
98) түсіндірме біршама өзгеше. Салыстыру үшін ресейлік түсініктемені түгел
келтіріп өтейік: іс қағаздарын жүргізу; басқаруды құжаттамалық қамтамасыз
ету – құжаттау мен ресми құжаттар бойынша жұмыс жүргізу процесін
ұйымдастыруды қамтамасыз ететін қызмет саласы.
Анықтамадан көрініп тұрғандай, Қазақстанда қабылданған түсініктің
негізгі ерекшелігі іс қағаздарын жүргізуді заңды тұлғалардың қызмет аясы
ретінде көрсетуі. Ресейлік заңнамада бұл кеңірек ауқымда, қызмет саласы
ретінде алынған (әйтсе де құжаттау мен ресми құжаттар бойынша жұмыс жүргізу
процесін ұйымдастыруды қамтамасыз ету аясымен шектеу де бар).
Құжаттар түзуге және сол құжаттар бойынша жұмыс жүргізуді ұйымдастыру
ісіне қойылатын жалпы талаптар Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім
министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет
төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі Қазақстан Республикасының мемлекеттік
ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері туралы
№ 33 бұйрығы4 арқылы белгіленіп, бекітілген.
Мұндай ережелердің алғашқы нұсқасы қолданысқа 1992 жылы ендірілген
болатын. Жаңа құжат іс қағаздарын жүргізудің отандық саласында орын алып
отырған қазіргі нақты жағдайларды есепке ала отырып жасалды. Осы ережелер
негізінде әрбір мемлекеттік орган немесе мемлекеттік ұйым іс қағаздарын
жүргізу жөніндегі өз ведомстволық нұсқаулықтарын әзірлеп алады.
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар әзірлеу барысында
Қазақстанның СТ 1042-2001 Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге
қойылатын талаптар5 атты тағы бір стандарт талаптарын ескеру шарт.
Сонымен қатар Қазақстан Республикасының Электрондық құжат және
электрондық цифрлық қолтаңба туралы Заңы да қазіргі жағдайда айрықша мәнге
ие болып отыр. Бұл заң электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылатын
электрондық құжаттар жасау және оларды пайдалану барысында туындайтын
құқықтық қатынастарды реттейді. Осы заңға сәйкес 2004 жылы Қазақстан
Үкіметі республика мемлекеттік органдарындағы электрондық құжат айналымының
ережелерін бекітті.
1.3. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар
Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай
ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы мемлекеттік стандарт
бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен бірге жекеменшіктік
және ұйымдық-құқықтық формалары қандай екендігіне қарамастан барша
ұйымдарда, соның ішінде шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды
тұлғаларда да қолдану үшін жасалған.
Бұл стандарт Ұйымдық-құқықтық құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге
қойылатын талаптар. СТ ҚР 1042-2001 деп аталады. Ол Мәдениет, ақпарат және
қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі
комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-техникалық орталық тарапынан әзірленіп,
қолданысқа ендірілген. Бұл стандарт Қазақстан Республикасының Экономика
және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау
жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен бекітіліп,
іске қосылған.
Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды, ресімделуін
нақтылайды, бланкілерді жасауға, толтыруға, оларды есепке алуға,
пайдалануға және сақтауға қойылатын талаптарды белгілейді.
Сонымен қатар қолданыста Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі.
Терминдер мен анықтамалар. СТ ҚР 1037-2001, Қағаз негіздегі құжаттар.
Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар атты стандарттар да бар.
Стандарттау – барлық ынталы тараптар пайдасын көздей отырып, солардың
қатысуымен белгілі бір сала қызметін ретке келтіру мақсатында ережелер
белгілеу және оларды қолдану. Стандарттау іс-әрекеттің сенімділігі мен
қауіпсіздігін қамтамасыз ету арқылы жалпыға ортақ ең жоғары экономикалық
көрсеткіштерге қол жеткізуді көздейді. Мәселен, іс қағаздарын жүргізу
саласындағы терминдер мен анықтамаларды стандарттау мамандар мен
аудармашылар жұмысын тіл, лексика және стиль жағынан бір ізге түсіріп,
олардың кәсіби салада бірін-бірі түсінісу мүмкіндігін арттырады.
Қазақстан Республикасында бірқатар стандарттар жасалып, қолданысқа
ендірілген. Олардың ішінде, жоғарыда атап өткеніміздей, іс қағаздарын
жүргізуге байланыстылары мыналар:
1) СТ РК 1042-2001 Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге
қойылатын талаптар;
2) СТ РК 1037-2001 Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар;
3) СТ РК 1237-2004 Қағаз жеткізгіштегі құжаттар. Мұрағаттық сақтау
ісіне қойылатын жалпы техникалық талаптар.
Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі – бірыңғай тәртіп, талап,
стандарт негізінде жасалған, белгілі бір сала қызметін басқаруға қажетті
ақпараттардан тұратын құжаттама жүйесі.
Қандай бір сала қызметінде болмасын, маманның кәсіби деңгейін
анықтайтын факторлардың бірі құжаттау жүйесі туралы білімі болып табылады.
Неғұрлым кеңінен қолданылатын құжаттар тобы ұйымдық-өкімдік құжаттар болып
табылады. Оның жасалуына, ресімделуіне, өңделуіне қызметкердің қай-қайсысы
болмасын белгілі дәрежеде қатысып отырады (мәселен, жеке құрам бойынша
құжаттар, бұйрықтар, анықтамалар, хаттамалар т.б.). Сондықтан жоғарыда
аталған СТРК 1042-2001 стандартында ұйымдық-өкімдік құжаттаманың бір ізге
түсірілуіне ерекше назар аударылып, ұйымдық-басқару міндеттерін орындауда
пайдаланылатын құжаттар құрамына, мазмұнына, құрылысы мен ресімделуіне
қойылатын талаптар белгіленген.
Құжат формасы – белгілі бір ретпен орналастырылған деректемелер
жиынтығы.
Құжат деректемесі – белгілі бір құжат түріне тән міндетті элемент.
Құжаттың тұрақты деректемесі – құжат бланкісін жасау кезінде қойылатын
деректеме.
Құжаттың ауыспалы деректемесі – блакіні толтыру кезінде қойылатын
деректеме.
Белгі-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сапалық сипатын
білдіретін көрсеткіш деректеме.
Негіз-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сандық (мөлшерлік)
сипатын білдіретін көрсеткіш деректеме.
Құжаттағы көрсеткіш – белгі-деректеме мен негіз-деректеменің жиынтығы.
Құжат бланкісі (бланкі) – тұрақты деректемелер салынған ақпарат
негізі.
Құжат деректемелерінің орналасу схемасы – белгілі бір қалыптағы құжат
формасының құрылымдық үлгісі. Мұнда деректемелерді жазуға өзіне тән арнайы
орындар белгіленеді. Ұйымдық-өкімдік құжаттар деректемелерін орналастыру
схемасы СТРК 1042-2001 Стандартында, Қазақстан Республикасы мемлекеттік
ұйымдарында құжаттау және құжаттаманы басқару жөніндегі тұрпатты ережелерде
келтірілген.
Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізуге жауапты адамы немесе бөлімшесі
құжаттама саласындағы мемлекеттік нормативтік-құқықтық актілерді қадағалап
отыруы тиіс. Қолданыстағы нормативтік актілерге өзгерістер мен толықтырулар
енгізілсе, жаңа құқықтық актілер мен стандарттар қабылданса, іс қағаздарын
жүргізуде сол құжаттарға сәйкес шараларды дер кезінде қолға алған жөн.

2. Құжаттар бланкілері және форматтары туралы түсінік
2.1. Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және құжаттау
Бүгінгі күні еліміздегі құжаттамалық қамтамасыз ету ісін бақылауға
өкілетті орган Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат
министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті (бұдан әрі – Комитет) болып
табылады. Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 29 қазандағы № 1130
қаулысымен бекітілген Ережеге сәйкес Комитет мұрағат ісі мен құжаттама
жөніндегі мемлекеттік саясаттың жүзеге асырылуын бақылау және тексеру
қызметін атқарады.
Сол секілді елімізде мемлекеттік тілде іс қағаздарының жүргізілуіне,
ұйымдастырылу деңгейіне белгілі дәрежеде Қазақстан Республикасының Мәдениет
және ақпарат министрлігінің Тіл комитеті, қалалық және облыстық тілдерді
дамыту басқармалары, Мемлекеттік тілді жеделдетіп оқыту республикалық
орталығы және тағы басқа құрылымдар үйлестірушілік, қадағалаушылық және оқу-
әдістемелік функциялар атқарады.
Көптеген елдерде іс қағаздарын жүргізудің әдістемелік басшылығы
мұрағат органдарына жүктелген. Мұнда кездейсоқтық жоқ. Құжат көп қырлы. ҚР
1037-2001 Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар стандарты бәрінен бұрын құжаттың ақпарат жеткізгіш құрал
екенін атап өтеді. Құжатты күнделікті жұмыста пайдаланған соң оның екінші
бір ерекшелігі алға шығады, яғни оны ендігі жерде тарихи дереккөз ретінде
сақтау. Қорытындысында құжат Ұлттық мұрағат қорын толықтырады. Бұл
міндеттер әрқашан басқарушылардың да, мұрағат қызметкерлерінің де назарын
аударады. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар
туралы Заңы бойынша құжаттардың жасалуына ұйымдық-әдістемелік басшылық
және олардың облыстағы (республикалық бағыныстағы қала, астана) мемлекеттік
ұйымдарда ведомстволық сақтау жағдайын бақылау мұрағат органдарына
жүктелген. Осыған орай облыстық мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы
ведомстволық мұрағаттардың, мемлекеттік мекемелердің, ұйымдардың және облыс
кәсіпорындарының құжаттау мен құжаттаманы басқару ісіне ұйымдық-әдістемелік
басшылық жасайды. Осы мақсатта мемлекеттік ұйымдардағы құжаттама жасау мен
мұрағаттық құжаттарды сақтау жайына кешенді тексеру жүргізіледі, соның
аясында семинар-жиналыстар өткізіліп, іс қағазын жүргізушілер мен мұрағатқа
жауап беретіндерге кеңестер беріледі, жеке номенклатуралық істер
жетілдіріліп, мұрағат құжаттары реттеледі.
Кешенді тексеру жүргізу алдында мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы
облыстың тиісті департаменті, басқармасы немесе бөлімімен бірге арнайы
бұйрықтар шығарады. Бұйрықтар арқылы жүйеге қарасты ұйымдардың тізімі,
тексеру мерзімі белгіленіп, комиссиялар құрылады, тексеруді дайындау және
жүргізуге дайындық жөніндегі жоспарлар бекітіліп, басқа да тиісті қағаздар
әзірленеді.
Қандай ұйым болмасын, соның ішінде коммерциялық ұйым да құжатсыз жұмыс
жүргізе алмайды. Құжаттардың түзілуі, пайдаланылуы және сақталуы
қолданыстағы заңнамаларға сәйкес жүргізілген жағдайда ол компания мүдделері
қорғалуын қамтамасыз етіп, басқару қызметінің тиімділігін арттыра түседі.
Өз ісін ашқысы келген кісілердің бәрі де ең алдымен тиісті құжаттарды
ресімдеуден бастау қажеттігін жақсы түсінеді.
Іс қағаздарын жүргізуді дұрыс ұйымдастыру кез келген ұйым қызметі
туралы шынайы мәліметтер алып отыруға мүмкіндік беретіні және оларды
неғұрлым тиімділікпен басқаруға ықпал ететіні айқын. Бұл іс қазіргі
жағдайда бірқатар түбегейлі ерекшеліктерге ие болып отыр. Бүгінгі ұйымдар,
адамдар арасындағы қарым-қатынас құралдары мен ақпараттық технологиялар
ендірудегі аса жылдам өзгерістер кезеңінде жан-жақты талдап, түсінуді және
кейін де пайдалану үшін сақтауды қажет ететін ақпараттар көлемі өсе түсуде.
Басқарудың ақпараттық дерек … жалғасы