Басқару еңбегінің мәдениеті мен этикасы реферат
Тақырыбы: Басқару еңбегінің мәдениеті мен этикасы
Жоспар:
1. Басқару еңбегінің мазмұны, сипаты және ерекшеліктері.
2. Басшы іс-әрекетінің психологиясы.
3. Басшы жұмысын жоспарлау.
4. Келушілерді қабылдау және әңгімелесу.
5. Іскерлік мәжілісті ұйымдастыру және өткізу.
Басқару еңбегінің мазмұны, сипаты және ерекшеліктері.
Басқару еңбегі өнндірістік еңбек болып саналады. Мұның өзі өндірісті, соның ішінде басқару еңбегінің өнімділігін арттырудан туындайды. Басқару еңбегінің өзіндік ерекшелігі болады, оны еңбек өнімділігін салыстыру арқылы анықталады.
Еңбек заты дегеніміз адам еңбегіне арналғаны, адамның еңбекке күш жұмсауы. Өндірістік еңбек заттарына материалдық және физикалық компоненттер жатады, адамдар еңбек құралдарының көмегімен өндіріс өнімдерін өңдейді және түрлендіреді.
Еңбек заты – бұл іс-әрекетке бағытталған нәрсе. Басқару кезіндегі ықпал ететін объектілері – адамдар, ұжым мүшелері, өндіріс процесі және басқару.
Басқару – ең алдымен адамдармен жұмыс істеу. Тек мәліметтерді өңдеу басшының бағыныштылармен тікелей қарым, қатынас жасауын алмастыра алмайды. Кейде басшының бағыныштарымен қарым-қатынасын мәлімет ісіндегі ерекше түрі, мәліметтерді алудың және таратудың ерекше түрі ретінде қарастырылады. Алайда, «мәлімет» ұғымын, басқарудың ерекше және оның негізгі заты ретіндегі «адам және оның іс-әрекеті» ұғымымен біріктіруге болиайды. Адамдарға және олардың іс-әрекеттеріне басқару еңбегінің негізгі ықпалдары бағытталған. Ал, мәлімет адамдардың іс-әрекетін бейнелейтін құралы болып саналады.
Қоғамдық еңбекті бөлісу жүйесінде басқару және өндірістік еңбектің тікелей мақсатының ерекшеліктері болады. Нақты өндірістік еңбектің тікелей мақсаты мен нәтижесі нақты өнімді әзірлеу немесе белгілі бір қызмет көрсету болып саналады. Бас, қару еңбегі басқаша мақсатты көздейді, оның сипаты мен мәні де өзгеше. Басқару еңбегінің тікелей мақсаты – ұжымның бірлескен күш-жігерін ұйлестіру және оның мүшелерінің ақырғы жоспарланған нәтижеге арналған бірлескен іс-әрекетін қамтамасыз ету.
Өндіріс процесінде адамдар, еңбек құралдары мен еңбек заттары тікелей байланыста болады. Басқару процесінде басқару субъектісі ретінде адамның өзі және оның іс-әрекеті, ал оның еңбек құрал ретінде — ұйымдық-техникалық құралдар қатысып, бұлардың әрекеті басқару мүмкіндігін арттыра түседі. Өндірістегі адам дене еңбегін қол мен машина арқылы, ал басқару еңбегіндегі адам мәліметтер және оларды өңдеу құралдары көмегімен атқарады.
Басқару еңбегі – көбінесе ой еңбегі. Бұған әлеументтік, экономикалық, ұйымдық, техникалық-технологиялық сипаттағы шешімдерді бағалау мен жобалау жатады.
Басқару еңбегі – бұл ұжым адамдарына таралатын іс-әрекет, яғни жұмыс, бұған еңбек процесіндегі жеке адамдар ғана емес, тұтастай ұжым қатысады. Басқару еңбегінде товрчестволық сипат маңызды рөл атқарады.
Басқару қызметкерлерлерінің іс-әрекетіне творчестволық, логикалық және техникалық жұмыстар мен операциялар жатуы мүмкін.
Творчестволық жұмыстар мен операциялар логикалық-ой әрекеті болып саналады. Бұған жататындары: салыстыру, талдау, синтез, абстракциялау, нақтылау, қортындылау, есептеу, болжалдау, шешім қабылдау.
Логикалық жұмыстар мен операциялар белгілі бір жүйе мен белгіленген тәртіп бойынша орындалады. Техникалық орындаушылар жұмыс уақытының қалған бөлігі техникалық операцияларға (мәліметтерді жинау, өңдеу, құжаттарды өңдеу т.б.) жұмсалады.
Басшы іс-әрекетінің психологиясы.
Адамдармен жұмыс істеу өнері туа пайда болмайды, оның өзі өмір бойы, өмір тәжірибесінің, өзімен өзі жұмыс істеудің, сан салалы білім алудың нәтижесінде қалыптасады.
Басшының ұжыммен қарым, қатынасы көбінесе оның жеке басына жәнеде сол ұжыммен ынтымақты, дұрыс жұмыс істей білуіне байланысты. Осыған орай басшының ұжыммен қарым-қатынас орната білуінің ұйым үшін зор маңызы бар. Басшының ұжыммен қарым-қатынасы бірқатар ерекшеліктерімен сипатталады.
Біріншіден ұжымдағы қарым-қатынас жағдайына басшыға тиісті право мен өкілееттілік біршама ықпал етеді. Ұжым алдында тұрған міндеттерді шешу үшін қажетті осындай праволарды жүзеге асыру, басшының ұжыммен ресми, іскерлік қарым-қатынас орнатуының негізі болып саналады. Бұл қарым-қатыныс жеке адамдармен үйлесуі де, ұйлеспеуі де мүмкін.
Екіншіден көпшілік ұжым үшін басшы – бұл тек лауазым бедел ғана емес, белгілі бір білімді және ұжым мен ұйым ісін басқару саласында қабілеттілікті қажет етеді.
Үшіншіден, басшының ұжыммен қарым-қатынас этикасы топтасқандықтың, ұжымды ұйымдастырудың, олардың өз әлеуметтік функциясын орындаудың маңызды факторы болып саналады.басшының осындай қарым-қатынасқа ықпал етуі, оның өкілеттілігі, правосы ғана емес, сондай-ақ оның идеялық ықпалы, сенімі мен жеке басының үлгісі.
Төртіншіден, ұжым құрамына қарай басшы өзін жақсы жағынан да, нашар жағынан да көрсетуі мүмкін. Мұндайда адамдар басшының кейбір дағдысына еліктейтіндігін өздері де аңғармай қалады.
Басшылық психологиясы мынаған байланысты:
• Сөйлеу мәдениетіне, өз ойын сауатты, айқын жеткізе білуіне. Дауыс ырғағын құбылту арқылы айтқан 40% тей тиімді ете алады. Айта, тыңдай, сөйлеу білуге жаттығу қажет. Басшы сөйлей білумен қоса, тыңдай да, жұртшылықты қызу әңгімеге тарта білу де тиісті;
• Еңбек мәдинетіне , жұмыс уақытын ұтымды ұйымдасты, руына;
• Мінез-құлық мәдинетіне: этика, эсетика. Сыртқы мәдениеті ішкі мәдинетіне үнемі сәйкес келе бермейді;
• Сезім мәдинетіне: эмоцияны, дауыс ырғағын, қол қимылын, бет қимылын тежей білуінде. Мәселен, эмоция адамдармен жақындауға да, одан күдер үзуге де ықпал етеді. Осының барлығы қызмет этикасына жатады. Басшының өресі басқалардан әлде қайда жоғары болуы, тәрбиеші болуы, өзінің үлгі-өнегесін көрсете білуі тиіс.
• Сынау өнері, сынды дұрыс қабылдай білу қажет;
• Сын жалпылама болмай, нақтылы адамға арналуы тиіс (жеке басын емес, ісін сынау қажет);
• Сынау мақсатын айқындау және сыналатын адам туралы мағлұмат алу;
• Адамның дербес ерекшеліктерін ескере отырып сынау, алғашқы ескертуді оңашада айту;
• Сынау орнын және тәсілін ойластыру;
• Сынай отырып, іскерлікпен жауап беруге жағдай жасау.
Американдық менеджерлерге қойылатын басты талаптың бірі – сынай білу және сынды қабылдай білу. Сынау мен жазалаудан жалтаруға болады.
Сынаудан қорқаттын басшы – басшы емес. Әйтеуір қалайда сынау керек деген пиғылдан аулақ болған жөн, мұндайда сынның беделі түсіп, жұртшылық арасында «бәрібір басшының бабын таба алмайсың», деген қаңқу сөз тарайды. Сын әділ болуы, нақты кемшілікті дөп басуы тиіс.
Әзіл-оспақты түсіне білу. Адамды достық тұрғыда әзілдеу – бұл оның әйгілілігінің, оны жақсы көрсетіндігінің, жасы қарым-қатынаста екендігінің белгісі. Рузвельт өмір бойы өзі жайлы карикатураны жинаған екен.
Басшы өз ісіне сенуі, батылдығы, мақсаткерлігі, қайсарлығы арқылы көрінуі, әрі осы қасиеттерін қарамағындағыларға көрсете білуі тиіс.
Егер адамда өз ісіне сенетін қасиеті болса, онда оған басқа адамдар да еліктейді.
Басшы жұмысын жоспарлау.
Жоспарлау – адам қызметінің ажырамас белгісі.
Дербес жұмыс күннің тәртібі белгілі бір жүйемен жүзеге асырылады. Әуелі жекеленген қызмет түрлері еңбек операцияларына бөлініп, жұмыс уақытының құрылымы ойластырылады. Сараптап (эксперттік) бағалау арқылы жекеленген жұмыс түрлерін орындауға жұмсалатын қажетті жұмыс уақыты анықталады. Жұмыс күннің қолайлы, құрылымын және нақтылы қалыптасқан жұмыс күні тәртібін ескере отырып дербес жұмыс графигі жасалады. Әрбір басшының дербес жұмыс күні тәртібіне ең алдымен атқарылатын жалпы жұмыстар, содан кейін кәсіпорын басшысына қатысты басқа жұмыстар енгізілуі тиіс.
Басшылар мен мамандардың дербес жұмыс күні тәртібіне, бірінші кезекте кәсіпорынның негізгі қызметі бойынша басқару жұмыстарын орындауға тиісті уақыт белгіленеді. Сондықтанда басқару аппаратының жұмыс күні тәртібінің негіз белгілі бір бөлімшелердегі технологиялық бірізділік сақталатын жұмыс процесін орындау уақыты болуы тиіс.
Жұмыс күнінің регламенті ауыл шаруашылығы өндірісіндегі маусымдылық ескеріле отырып жасалады. Қажет болған жағдайда жылдың қауырт науқанды кезеңдеріне арнап жеке жұмыс күнінің тәртібі белгіленеді. әрбір басшы мен маманның жұмыс күнінің тәртібі кәсіпорындағы жалпы жұмыс күнінің тәртібімен үйлесуі тиіс.
Ең маңыздысы, басшы қызметкерлер дербес уақытын дұрыс жоспарлауы, тынығатын күндерін және демалысын ұдайы пайдаланып тұруы тиіс.
Өзіндік менеджменттің функциясы: мақсат қою, уақытты жоспарлау, шешім қабылдау, оны жүзеге асыру және ұйымдастыру, бақылау.
Келушілерді қабылдау және әңгімелесу.
Басшылар жұмыс уақытының көпшілік бөлігін өзінің қарамағындағы адамдармен әңгімелесуге, жұмыстың орындалуын бақылауға, келушілерді қабылдап, жаңа мәліметтер алуға арнайды. Мұның өзі кездесуді ұйымдастырғанда, біріншіден, жұртшылықтың сеніміне ие болу үшін, екіншіден, әңгімелесушімен қолайлы, әрі түсінікті формада оған қажетті мәліметтерді беру, өз жұмыс тәжірибесін көрсету, пайдалы инициативаны қолдау үшін іскерлік танытуды қажет етеді.
Мұқият тыңдаушының орындауға тиісті жағдайлары.
1-жағдай. Әңгіме өткізгенде ешқандай бөтен ой болмасын. Сөйлеу жылдамдығына қарағанда ойлау жылдамдығы төрт есе көп болатындықтан, «бос уақытты» сын көзімен талдап, қортыуға пайдаланамыз.
2-жағдай. Сіз таңдап отырғанда, келесі мәселені ойластыруға, әсіресе, қарсы дәлел айтуға әзірленудің қажеті жоқ. Бұл өмірде жиі кездеседі.
3-жағдай. Зейінеіңізді негізгі мәселеге шоғырландырып, қосалқы ойларды ысырып қойыныз. Әсіресе дайындықсыз келген шешендерді тыңдау өте қиын.
Іскерлік мәжілісті ұйымдастыру және өткізу.
Іскерлік мәжіліс – белгілі бір міндеттерді ойластырудың және көпшілік болып қабылдаудың кең тараған тәсілі. Қазіргі техникалық құралдар мен басқарудың ғылыми тәсілдері кеңінен қолданылып отырғанына қарамастан, іс-әрекеттің мұндай формасы қазір де рөлін жойған жоқ. Оның үстіне үнемі күрделеніп отырған басқару жүйесі жағдайында іскерлік мәжіліс ерекше маңызды бола түсуде.
Жеке дара ойластырудан нәтиже шықпаған жағдайда, басшы жұртшылықтың пікіріне жүгініп, қажетті мамандар мен қызметкерлерді тыңдайды. Іскерлік мәжіліс барысында қойылған міндеттер қаралады да, мұнда әртүрлі пікірлер айтылып, оны шешудің ең қолайлы жолдары таңдап алынады.
Өзіңіздің тікелей айтқан ұсынысыңызбен қоса, тиімді ұйымдастырған әрбір мәжіліс маңызды оқу-тәрбиелік функция атқарады. Іскерлік мәжілісте қызметшілер пайдалы ұсыныс айтуға, сауатты сөйлей білуге, өз ойын айқын жеткізуге, өзінің дәлелі мен позициясын өткізуге дағдыланады. Бұл процесте басшы ерекше орын алады. Ол мәжілісті өткізу тәртібін ойластыруы, мұның оқу-тәрбиелік жағын қарастыруы тиіс.
Кез келген мәселені ұжымның қатысуымен көпшілік болып талқыоап, шешудің толып формасы бар. Бұған жататындар: съездер мен конференциялар, жиналыстар, мәжілістер, семинарлар мен симпозиумдар, іскерлік кеңестер т.б. Бұл формалардың әрқайсысы белгілі бір критерий бойынша – шешілетін міндеттердің маңыздылығы мен мазмұнына, өткізу ауқымы мен уақытына қарай жіктелуі мүмкін. Іскерлік мәжілістің жіктелуін қарастыралық.
Іскерлік мәжіліс шартты түрде қарастырылатын мәжілістің (әкімшілік, техникалық, кадр, қаржы, технологиялық, жедел шешілетін мәселелер) ерекшеліктеріне, қатысушылардың құрамы мен сапасына, мәжілісте қаралатын мәселелердің ауқымы мен сапасына, мәжілісте қаралатын мәселелердің ауқымы мен санына, құрылымы мен ұйымдастырылуына, мәжілісті өткізу тәртібіне т.б. орай бөлінеді.
Келтірілген жіктеулер қызмет бабындағы мәжілісте толық қамтылмауы мүмкін. Дегенмен, мәжілісті өткізгенде бұл жіктеулерді басшылыққа алады.
Мәжіліс басқа белгілері бойынша да жіктелуі мүмкін. Оны өткізу стиліне қарай американдықтар диктаторлық, авторлық, сегрегаативтік, пікірлесу, еркін кеңесу деп бөледі.
Бізде шешілетін мәселелерге орай мынадай жіктеулер қолданылады:
Проблемалық – мұның міндеті – басқаруға қолайлы шешім іздестіру, бұл талқылау нәтижесінде жәнеде дауысқа салу арқылы қабылданады. Мұндай мәжілістің схемасы: баяндама жасау, баяндамашыға сұрақтар беру, жарыссөзге шығу, шешім шығару.
Нұсқаулық мәжіліс –оның міндеті – жоғарыдан төменге қарай басқару схемасы бойынша жарлық беру, қажетті байланыстар орнату, оларды жедел орындату. Басшы жиналғандарға сол мекеменің, кәсіпорынының әкімшіліктері немесе жоғары органдар қабылдаған шешімдерді хабарлайды. Көп жағдайда нұсқауы тек айтын қана қоймай, нақтылап түсіндіреді, орындау мерзімін белгілейді. Қабылдаумен жәнеде орындау үшін құжат формасындағы директорларды таратумен салыстырғанда, нұсқаулық мәжілістің артықшылығы да, міне осында. Алайда соңғысы алғашқысымен ауыстырылмауы тиіс. Мәжіліс өткізіле тұрса да, құжаттар таратылуы, бұлар мәжіліс материалдары бойынша айқындалуы, дәлелденуі тиіс.
Жедел мәжіліс – оның міндеті – басты өндірістегі күнделікті істің жайы туралы мәлімет алу болып саналады. Өзінің мақсаты мен өткізу сипаты жағынан бұл диспечерлік мәжіліске ұқсайды. Мұнда басқару схемасы бойынша төменнен жоғарыға мәліметтер беру қамтамасыз етіледі. Мәжіліске қатысушылардан қажетті мәліметтер алған мәжіліс трағасы «осал тұтастарды» айқындап, жедел шешім қабылдайды.
Мұндай мәжілістерде баяндамалар да, ұзақ сөйлесушілер де болмайды, тек пікір алысады.
Әрбір басшы басқарудың тиімді тәсілі ретінде мәжілісті, оның жоғарыда аталған түрлерін іскерлікпен пайдалана білуі тиіс. Оларды ұйымдастырудың жалпы схемасы мынадай тәртіппен өткізіледі. Жаңа проблемалар пайда болып, оның күрделілігі мен актуальдылығы талқылауды қажет еткен жағдайда проблемалық мәжілісті шақырады. Әкімшілік шешімін жетілдіргенннен және жеке айқындағаннан кейін басшы шешімді бекітеді.
Осыдан кейін нұсқаулық мәжілісті өткізу қолайлы екендігі байқалады. Оған тікелей орындаушылар немесе басшылар шақырылып, шешім орындаушыға түсіндіріледі. Бұл мәжілісте мәселелер мұқият талқыланады.
Әрі қарай қажет болған жағдайда жедел мәжіліс өткізіледі. Іскерлік мәжілістің аталған үш түрін жан-жақты пайдалану, өндірісті басқару процесінде олардың мүмкіндіктерін толық жүзеге асыруға ықпал етеді.
Өндірістік кәсіпорындардағы, әкімшілік органдардағы, ғылыми, зерттеу институттарындағы және конструкторлық бюролардағы іскерлік мәжілістердің өзіндік ерекшелігі бар. Оларда ең алдымен мүделелер қаралады. Егер кәсіпорындарда көбінесе өндірістік мәселелер талқыланса, әкімшілік органдарда мәселенің көпшілігі жоспарды жасауға және орындалуын бағалауға арналады.
Мәжілісті әзірлеудің және дайындаудың да өзіндік ерекшелігі бар. Мәселен, әкімшілік органдардың мәжілісі едәуір мұқият әзірленеді, көп жағдайда істің жайын білу, ұсыныстар жинау үшін мұны арнайы құрылған комиссияға жүктейді.
Мәжіліске әзірлік – алуан түрлі ұйымдық және техникалық шаруалардың жиынтығы болыпсаналады.
Мәжіліс мақсаты айқындалғаннан кейін, оны жүйелі түрде әзірлеу жүзеге асырылады, яғни мәжілістің күн тәртібі, міндеттері белгіленеді, қатысушылар құрамы анықталады, мәжіліс уақытының ұзақтығы, күні және өткізу уақыты көрсетіледі, баяндамашылар мен шығып сөйлеушілер белгіленеді, адамдар жұмыс істейтін бөлімені немесе залды әзірлейді. Мәжілісте қаралатын мәселелер көпшіліктің шешімімен қабылдауды қажет ететіндей актуальды, маңызды білуы тиіс.
Мәжілісті аптаның белгілі бір күні ұйымдастырып, ұзақ мерзімге жоспарлаған дұрыс, мұның өзі оған қатысушылардың жақсы хабардар болуына, әрбір мәжілісті тыңғылықты әзірлеуге ықпал етеді.
Мәжіліске қатысушыларды белгілегенде, олардың талқылауға қойылатын мәселелерге қатыстылығы, біліктілік дәрежесі ескеріліп, мәжілісте қаралатын мәселелер алдын ала таныстырылады.
Мәжілісті тиімді өткізуге қызметкерлердің біліктілігімен қоса, оларды күн тәртәібіндегі мәселелерді талқылауға даярлаудың, нақты істің жайын, міндеттер мен болашақтағы атқарылатын жұмыстарды таныстырудың ерекше маңызы бар. Сондай-ақ мәжіліске қатысушылардың тиісті құқықтары, атап айтқанда, дербес шешім қабылдау құқы болуы тиіс.
Күн тәртібі және мәжілістің ұзақтығы туралы. Әрбір мәжілісте қаралатын мәселелердің тізімін көбейту арқылы, оны өткізу санын азайтқан жөн. Мәжілістегі күн тәртібінің маңыздылығы артқан сайын нақты, әрі іскерлік әңгіме туындайды, адамдар мәжіліске қызу атсалысып, нақты пікірлерін айтады, сөйлеушілер де уақытты көп алмайды. Соның нәтижесінде жұмыс уақыты барынша толық пайдаланылып қоймай, қабылданатын шешім сапасы да жақсара түседі.
Мәжілісте қаралатын мәселелерді көбейте отырып, мәжіліс санын шамамен 30-40%-тей қысқартуға болады. Мұнда 2-3 басты мәселені және бірнеше ұсақ-түйек мәселелерді қараған жөн.
Адамдарды мәжіліске шақырғанда оның басталуымен қоса, қай уақытта аяқталуы мүмкін екендігін де ескерткен абзал. Статистердің дәлелдеуіне қарағанда, адамдарға мәжілістің қай уақытта аяқталатындығын алдын ала ескерткенде, аяқталу уақыты жарияланбаған осындай мәжіліске қарағанда, оның ұзақтық мерзімі 10%-ке қысқарады екен.
Баяндамаға әзірлену. Мәжілістің табысты өтуі баяндама сапасына байланысты. Баяндама тым ұзақ болған жағдайда мәжіліске қатысушылар құлақ қойып тыңдаудан қалады, жалығады, көңілсізденеді. Баяндаманың қысқа, әрі нұсқа болуы – мәжілістің табысты өтуінің кепілі. Бұл маңызды істі, проблеманы жақсы білумен қоса, сөйлеу мәдениеті жетік адамға тапсырған жөн. Баяндамада ақиқат материалдар айтылуы тиіс.
Сөйлеуге әзірлену. Мәжіліске қатысушылар күн тәртібімен және барлық қажетті материалдармен күні бұрын танысуы, қойылған мәселелердің кімдерге қатысты екендігі нақты көрсетілуі, шығып сөйлеушілерге өз ойын толық айтуға мүмкіндік беруі тиіс.
Мәжілісті басқарушыны даярлау. Көптеген мәжілістер бастала салысымен сәтсіздікке ұшырайды. Мұның өзі мәжілісті басқарушыны күні бұрын әзірлемегендіктен болады. Басқару жөніндегі батысгерманиялық маман, доктар В. Щребловский мәжілісті басқарудың ғылыми тәсілін пайдалануды ұсынады. Ол үшін 5 ережені сақтаған жөн:
1. Мәжіліс тақырыбын мұқият айқындап алу қажет, қандай нәтиженің – шешім қабылдаудың, ұсыныс берудің немесе қатысушыларды иландырудың қажет екендігін де айқындап алуың қажет. Тек осының өзі ғана мәжілістің табысты өтуінің алғы шарты бола алады.
2. Күн тәртібін мұқият ойластыру қажет. Әуелі тез шешілетін мәселеден бастаған жөн. Мәжіліске қатысушыларды алғашқы жетістік едәуір көңілдендіріп тастайды. Мәжіліске қатысушылардың арасында өрескел қылық көрсететіндер де, оған жауап қайтару керектігін де алдын ала ойластырған жөн.
3. Талқылау барысында қаралуға тиісті фактілермен мәжіліске қатысушылардың танысқандығына көз жеткізу қажет. Мұндай таныстыруды мәжіліс басталардан бұрын, құжаттарды тарата отырып ұйымдастыруға болады.
4. Кіріспе сөзде талқыланатын проблемаларды қысқаша (3-5 минуттай) түсіндіріп өткен жөн.
Мәжіліс төрағасы неден бас тартуы тиіс?
Паркинсонның пікірінше, мәжіліс төрағасының қолайсыз 4 типі болады:
• Үстемдік етушілер (подависты) – олар қызу басталған талқылауға қысым көрсетуге тырысады;
• Елірмелер (дурманисты) – бұлар мақсатқа басқаша жолмен жетеді, — олар мәжіліске қатысушыларды өз білімімен таң қалдырыуға тырысады, бірақ жұртшылық мәжіліс төрағасының не жөнінде айтып отырғаны туралы ештеме білмейді. Бұдан екінші бір елірме қарсы тұруы мүмкін;
• Қорқытуушы (устрашист) – бұл ауыр бульдозер: бұл дауысы ашты шығатын қызыл шырайлы адам, оған қарсылық көрсете қалсаң, шабынан тулап, қояншығы ұстай жаздайды;
• Былықтырғыш (путанист) – тиісті жерінде мәжілістің берекесін кетіреді. Мұндайда ешкімде не мәселе талқыланып отырғанынан, тіпті күн тәртібіндегі қандай бапқа таласып отырғаны туралы бейхабар қаласың.
Бөлмені әзірлеу – бөлменің дыбыс өткізбеушілігі жақсы, ауа температурасы қалыпты, мебельдері, желдеткіштері жұмыс істеуге ыңғайлы болуы тиіс.
Мәжілісті өткізу. Қанша адамның келмегіне қарамастан мәжілісті дәл белгіленген уағында өткізу қажет. Оны дер кезінде өткізудің өзі-ақ кешігушілерді бірте-бірте азайтады. Мәжіліске қатысушылар оның жұмысына белсене атсалысуы тиіс. Мұндайда басшы қабілетінің зор мәні бар. Адамдарды зорлап сөйлеудің де қажеті жоқ.
Еңбекті ғылыми ұйымдастыру жөніндегі мамандар проблемалық мәжілістің қолайлы құрылымын жасады. Бұл схема мына төмендегідей.
Талқыланатын мәселе жөніндегі баяндама, тезистер мәжіліске қатысушыларға күні бұрын таратылады. Мәжілісте баяндамашыға сұрақтар беріледі және тиісті жауаптар алынады (10-15 минут), содан кейін талқылау басталады (регламент 2-3 минут, жалпы ұзақтығы 10-15 минут, шешім жобасын оқу 3-5 минут және оны талқылау шамамен 10 минуттай).
Мәжілісте әңгіме ешбір бүкпесіз, ашық айтылуы тиі – тек сонда ғана қатысушылардың шынайы пікірі айтылады.
Талқылауды басқару шеберлікті, белгіленген қағиданы сақтауды қажет етеді. Адамдар ешнәрседен қысылмай өзін еркін сезінгенде ғана талқылау қызу, жемісті өтеді. Мұнда басшы жетекші рөл атқарады. Ол өзін байсалды, ақжарқын ұстауы тиіс. Егер мәжіліс шиеленісе бастаса, әзіл-оспақпен сейілткен жөн.
Регламент – кез келген мәжілістің бұлжымас заңы болуы тиіс. Мәжіліске кешігуі секілді, регламенттің бұзылуы да қызметтегі кемшілік болып саналады. Оның үстіне жиналысқа қашігуші тек өз жұмыс күнін ғана кемітетін болса, ал жиналысты ешіктіру бүкіл ұжым мүшелерінің жұмыс күніне, яғни өндіріске үлкен зиянын тигізеді.
Ұйымдық техникаларды қолдану. Негізгі түрлері: көрсететін бейне құралдар, радиомикрофондар, дауыс зорайтқыш құралдар, регламенттік және хаттамалық (протоколдық) ұйымдық техникалар, көбейткіш аппараттар.
Мәжілістің өнімділігі туралы. Ұсақ-түйек мәселелер жөнінде мәжіліс өткізіп бүкіл ұжым мүшелерінің қымбат уақытын алудың қажеті жоқ. Өйткені, іскерлік мәжіліс өткізудің өзі өте қымбатқа түседі екен: бұған көптеген адамдар қатысып, былайша-ақ шешілетін мәселерге қыруар уақытын жұмсайды.
Көптеген адамдардың өндірістік мәселелерді іскерлік мәжілістерде шешуге дағдылануына шек қою үшін, АҚШ-тың кейбір фирмалары практикаға мәжілістерге жұмсалатын адам-сағатқа чек кітапшасын енгізеді.
