Процесс устной коммуникации в деловом общении реферат

0
6

ПЛАН

Введение

Глава 1. Структура процесса деловой коммуникации

Глава 2. Коммуникации внутри и вне предприятия

Глава 3. Теория общения

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

Введение

На сегодняшний день организации становятся все более сложными и структурно и технологически. Условия экономики и рынка заставляют работать все более эффективно и качественно как в производстве, так и сфере обслуживания. Законодательство требует гибкого применения изменений в политиках и процедурах компаний. Сотрудники (особенно молодые) ожидают от своих работодателей большего – не просто повышения зарплат, но повышения как личной, ток и профессиональной заинтересованности и удовлетворенности. К тому же они становятся все более зависимы от горизонтальных каналов коммуникации. ПО мере усложнения организации, необходим более быстрый обмен информацией между специалистами а не вверх  и вниз по иерархической лестнице, где неизбежны задержки и искажения.

Коммуникация необходима для повышения производительности. Она позволяет вовлекать людей в деятельность организации. Тем самым повышая их мотивацию, усиливая их ответственность. Благодаря ей складываются более благоприятные отношения между руководителем и подчиненными, коллегами, работниками внутри организации и за ее пределами. Она помогает людям понять необходимость перемен и научить их реагировать на перемены. Уменьшить сопротивление переменам.

Актуальность темы «Роль и значение устной коммуникации в деловом общении предпринимателя» обусловлена прогрессирующей действительностью. Существование и успешная деятельность на территории нашей страны зарубежных компаний, где этот вопрос более разработан, требует и от наших компаний разработок в сфере коммуникаций, делового общения. Конечно под влиянием среды меняется специфика и некоторые принципы коммуникации, но ее роль и значение для предпринимателей сегодня уже четко обозначена.

Данный вопрос возник именно на западных предприятиях, и в дальнейшем уже нужна была научная обоснованность процессов коммуникации, ее воздействии на людей.

Глава 1. Структура процесса деловой коммуникации

Обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Этот факт был проиллюстрирован Ренсисом Лайкертом при изучении работы мастеров и их подчиненных на одном из предприятий коммунального обслуживания. В то время как 85% мастеров считали, что их подчиненные чувствуют себя свободно при обсуждении важных деловых вопросов, только у 51% подчиненных в действительности присутствовало это чувство свободы. В другом исследовании начальник отдела зарегистрировал инструкции или передаваемые подчиненным решения по 165 специальным поводам. Судя по записям подчиненных, они были осведомлены только о 84 таких сообщениях. Один из исследователей проанализировал работу калифорнийской компании в области здравоохранения и выявил существенные различия между руководителями высшего, среднего н низового уровней в том, как они оценивают эффективность коммуникаций в их организации. Кроме того, во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией – неэффективным. Джон Майнер выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация – это обмен.

В ходе обмена обе стороны играют активную роль. К примеру, если вы как управляющий описываете одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией стал эффективным, ваш подчиненный должен сообщить вам, как он понимает задачу и ваши ожидания в отношении результатов его деятельности. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы бы именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС – это обмен информацией между двумя и более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1)  Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2) Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3) Канал, средство передачи информации.

4) Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может бы искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

  1. Зарождение идеи.
  2. Кодирование и выбор канала.
  3. Передача.
  4. Декодирование.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать какие проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на кинопленке.

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив этапа – «не начинайте говорить, не начав думать».

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Этот пример показывает также связь между восприятием и коммуникацией. У руководителя, который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.

КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонацию и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для  кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности нарушений столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько важен сделанный ею вклад в работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности, а также с премией.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией Обсуждая результаты этого исследования, профессор Терренс Митчел указывает: “Главный вывод этой работы в том, что устное плюс письменное сообщение скорее всего делают этот обмен информацией более эффективным в большей части случаев”. Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг становятся неуправляемыми.

Второй этап станет более понятным, если представить его себе как операцию упаковки. Многие действительно хорошие продукты не находят сбыта, пока не обретут такой упаковки, которую потребитель сочтет понятной и привлекательной одновременно. Подобным образом, многие люди с прекрасными идеями не в состоянии упаковать их с помощью символов и вложить в каналы, значимые и притягательные для получателя. Когда такое происходит, идея, будь она даже распрекрасной, зачастую не находит «сбыта».

ПЕРЕДАЧА. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

ДЕКОДИРОВАНИЕ. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя.  Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. Однако по ряду причин, о которых речь пойдет ниже, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения,  более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Это подтверждено в самых разных культурах.

ШУМ. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передача информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменятся смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.

Глава 2. Коммуникации внутри и вне предприятия

На деятельность организации влияют факторы внешней Среды (политические, социо-культурные и т.д.) От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чём говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

К примеру, в 1982 г. и еще раз в 1985 г., когда фирма “Джонсон энд Джонсон” установила, что некоторые капсулы «Тиленола» ядовиты, высшему руководству фирмы пришлось наладить эффективные коммуникации с такими группами, как средства массовой информации и потребители, Управление санитарного надзора за качеством пищевых продуктов и медикаментов и дистрибьюторы. Пришлось также наладить связь с руководителями среднего звена, которые стояли во главе лабораторий и заводов в разных странах мира. Эти руководители, в свою очередь установили связь с руководителями более низких уровней и контролерами, подотчетными им. Наконец руководство фирмы «Джонсон энд Джонсон», вероятно оповестило о своих проблемах всех сотрудников Фирмы. Сочетание таких средств коммуникации, как совещания, служебные записки, телефонные переговоры, формальные отчеты видеоленты и беседы с глазу на глаз, позволили в конечном счёте охватить многих работников фирмы. Если бы вы были мастером на одном из заводов фирмы, выпускающих «Тиленол», к вам без сомнения поступила бы какая-то информация о случившемся несчастье[1].

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Ещё раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Глава 3. Теория общения

Общение – элемент системы через которые формируется наша личность . Изучая западную психологию можно наблюдать односторонний подход  (зачастую к общению. Рассматриваются отдельные компоненты структуры общения.

Общение – это многопланновый процесс установления контактов между людьми, пораждаемое  потребностью совместной  деятельностью. Деятельность – процесс, где есть субъект и объект на который он воздействует. (S           S – общение). Единицами общения является своего рода циклы установок, точек зрения каждого из партнеров, т.е. общение это не монолог, а диалог всегда.

По утверждению Петроввского существует теория персонализации, по которой у человека есть потребность представить себя другому человеку и есть возможность осуществить эту потребность.

Коммуникативная сторона общения рассматривается как процесс обмена информацией, через средства каналы. С помощью  которых мы обмениваемся информацией.

речь (вербальное средство обмена информацией)  – общение с помощью языка , где язык – это средство общения;

жесты, мимика, позы, пантомима (невербальное средство обмена информацией).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

“Слово, – пишет психолог А. Р. Лурия, – является и средством контакта, и орудием сложной мыслительной деятельности. Практика свидетельствует о возрастающем знании о речевых коммуникаций в условиях усложнения производственных контактов людей, в процессе взаимоотношений руководителей и подчиненных, личности и коллектива. Для правильного изложения мысли с помощью слова необходимо внимательно следить за гармоничным соединением в слове функций общения и обобщения, коммуникации и мышления. ”

Так, Дионисий Галикарнасский, говоря о красоте и ценности слова, предупреждал молодых ораторов : “… все молодые души наслаждаются цветистостью выражения и стремятся к ней безумно, словно одержимые богом. Они-то и нуждаются с самого начала в основательном и разумном надзоре и руководстве, если только хотят не всякое выговаривать слово, что на язык попадет, и не наудачу соединять между собою первые попавшиеся слова, но пользоваться подбором слов чистых и подлинных и содействовать их красоте, соединяя их величаво и вместе с тем приятно…слово же брошенное наугад, как попало, губит вместе с собой и полезную мысль[2].”

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

Беневольский В. А.  Рисковое предпринимательство в США Экономические науки, #9 1990 г.

Войскунский А. Е. “ Я говорю, мы говорим ”, М, Просвещение,1989

Долгополов Ю.Б.,“Предпринимательство и безопасность”, “Универсум”, М., 1991 г.

Кавеладзе И.Т., “Практика защиты коммерческой тайны в США (руководство по защите вашей деловой информации)”, “ЭКО- консалтинг”, М., 1992г.

Казакевич О.Ю. и др. “Предприниматель в опасности: способы защиты (практическое руководство для предпринимателей и бизнесменов)”, Объединение УППИКС, М, 1992 г.

Круглянская И. Е.   Предприниматели – М. 1990 г.

Ночевник М. Н. “Человеческое общение”, М.,Просвещение,1986

Павлова Л. Г. “Спор, дискуссия, полемика” , М, Просвещение, 1991

Раевский Г. “Угрозы экономической безопасности предприятия и задачи службы безопасности по их нейтрализации”, журнал  “Частный сыск” №4, “Ось-89”, М., 1994

Рыночная экономика  Учебник   – Т. 2, Ч. 2, Гл. 3- М. 1992 г.

Сопер П. “Основы искусства речи”, М, 1995

Лавриненко В. Н. Социальная психология и этика делового общения. -М., 1995

Войскунский А. Е. “ Я говорю, мы говорим ”, М, Просвещение,1989 С. 245.

[2] Лавриненко В. Н. Социальная психология и этика делового общения. -М., 1995. С. 67.