Бухгалтерлік есепті ұйымдастыру — Бастапқы құжаттарды ұйымдастыру
Мазмұны
Кіріспе…………………………………………………………………………………………………3
І. Бухгалтерлік есепті ұйымдастыру……………………………………………………4
1.1.Бухгалтерлік құжаттар және олардың атқаратын қызметі…………….4
1.2.Бухгалтерлік құжаттардың жіктелуі……………………………………………….7
1.3.Құжат айналымы……………………………………………………………………………10
ІІ. Бастапқы құжаттарды ұйымдастыру………………………………………………..13
2.1.Бастапқы құжаттар және бұлардың мазмұны………………………………..13
2.2.Бастапқы құжаттарды классификациялау……………………………………….16
2.3.Құжаттарды бухгалтерлік өңдеу…………………………………………………….18
2.4.Құжаттарды рәсімдеуге қойылатын талаптар……………………………………20
Қорытынды…………………………………………………………………………………………..21
Қолданылған әдебиеттер………………………………………………………………………22
Кіріспе
Бухгалтерлік құжат –шаруашылық операцияларын жүзеге асыруға арналған жазбаша өнім немесе осы операцияны іс жүзінде атқаруды растау .Құжаттардағы мәліметтер бухгалтерлік есепте ағымдағы шаруашылық операцияларын көрсетуге негіз болады. Сонымен қатар құжаттар субъектінің іс-әрекет оперативті басқару барысында кеңінен қолданылады .Құжаттар негізінде-материалдық және ақшалай құжаттардың қозғалысын, дебиторлар және кредиторлармен есеп айырысу жағдайларын және т.б. тұрақты бақылау жүргізіледі. Құжаттарды-кәсіпорындар арасында дау туындаған жағдайда дәлел ретінде пайдаланады, өйткені олар атқарылған шаруашылық операцияларының жазбаша куәлігі және бухесептегі жазбалардың негізі болып табылады. Шаруашылық операцияларын ресімдейтін құжаттар-баспаханалық тәсілмен басылатын немесе электронды таратушыда жасалған және шаруашылық операциялары туралы мәліметтер жазылған бағаналар түріндегі жолма-жол сызықтар мен жолдары бар парақтар. Есептің барлық жүйесі көрсеткіштерінің толықтығы мен күмәнсіз сенімділігі рәсімдеу сапасына байланысты.
«Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есеп беру туралы» Заңның 6-1 бабына сәйкес құжаттарға мынандай талаптар қойылады:
- уақтылы жасау;
- позицияның сенімділігі;
- дұрыс рәсімдеу.
Құжатта жазылған және операцияны сипаттайтын мәліметтер деректемелер (реквизиттер) деп аталады.
Құжаттар-кәсіпорындар мен адамдардың арасындағы даулар кезіндегі жазбаша дәлелдеме. Олар сот органдары мен төрелік сотта әртүрлі шаруашылық шығындарын шешуге, шарттар мен өзге де міндеттемелерді орындауға негіз болады.
І.Бухгалтерлік есепті ұйымдастыру
1.1.Бухгалтерлік құжаттар және олардың атқаратын қазметі
Бухгалтерлік есеп жұмысын жүргізу үшін кәсіпорында күнделікті орындалып отыратын барлық операциялардың міндетті түрде үздіксіз құжаттарға жазылып отыратындығы бухгалтарлік есептің басқа ғылымдардан ерекше екендігін алдыңғы тарауларда айтып өткенбіз. Бухгалтерлік құжат деп кәсіпорындар мен ұйымдарда орындалған операцияларды дәлелдейтін және алдағы уақытта орындалатын жұмыстар мен атқарылатын қызметтерге құқық беретін жазбаша куәлікті атауға болады.
Жалпы кәсіпорындағы атқарылып жатқан жұмыстың, орындалған тапсырманың үздіксіз,белгілі бір тәртіппен,арнайы үлгідегі қағаздарға жазылып және оған тиісті адамдардың қолдарының қойылуы (қажет болған жағдайда кәсіпорые мен ұйым мөр таңбасының басылуы) құжаттау деп аталады. Сондықтан да құжаттау бухгалтерлік есептің негізі болып табылады. Себебі осы құжаттар арқылы ғана кез келген уақытта кәсіпорын бойынша орындалған жұмыстың, атқарылған қызметтің қай мерзімде жасалғанын және оған қандай мөлшерде шығын жұмсалғанын дәлелдеуге болады.
Құжат кәсіпорындағы орындалған шаруашылық операцияларына сәйкес үздіксіз толтырылып,олардың мазмұнын толық ашып көрсетеді және ол бухгалтерлік есептің негізі болып табылады.
Бухгалтерлік құжат-кәсіпорындағы шаруашылық операциялардың орындалғанын растайтын немесе оны орындауға заңды түрде құқық беретін жазбаша куәлік.
Орындалған шаруашылық операцияларын бастапқы құжатқа түсіруді бухгалтерлік есеп теориясында алғашқы есеп сатысы деп атайды.
Кәсіпорында жүргізілетін шаруашылық құбылыстарының әр түрлі болу себебінен бастапқы құжаттардың нысаны (формасы) бірдей болмайды. Шаруашылық құбылыстары түгелдей бастапқы құжатпен құжатталуы тиіс.Әрбір бастапқы құжатқа орындалған шаруашылық операциясының мазмұны жазылып және белгілі бір көрсеткіштер түсіріледі. Құжат көрсеткіштерін деректемелер деп атайды.Олар міндетті және толықтырушы болып бөлінеді. Міндетті деректемелер бухгалтерлік құжаттарды заңды құқықпен қамтамасыз етеді.
Міндетті деректемеге жататындар:
— құжаттың аты,нысанының коды;
— құжаттың толтырылған уақыты (күні,айы және жылы);
— құжатты толтырған заңды немесе жеке тұлғаның аты-жөні;
— шаруашылық операцияның мазмұны;
— шаруашылық операцияның өлшемі (натуралдық немесе ақшалай);
— шаруашылық операцияның жүргізілуіне және соған сәйкес құжаттарды толтыруға жауапты адамдардың аты-жөні;
— жауапты атқарушының қолы.
Қосымша деректемелер шаруашылық операция көрінісінің ерекшеліктерімен және құжаттардың тағайындалуымен анықталады. Әр түрлі талаптарға байланысты бастапқы құжатта келесідей қосымша деректемелер болуы керек: құжаттың реттік нөмірі,ұйымның банк мекемесіндегі есеп айырысу шотының нөмірі,шаруашылық операцияны орындау үшін негіз болатын құжаттар және басқалары.
Құжаттардың нысандары (формалары) келесі есеп бөлімдері бойынша топтасады:
- ауыл шаруашылық өнім мен шикізат;
- еңбек жіне еңбекақы;
- негізгі құралдар мен материалдық емес активтер;
- материалдар;
- кем бағалы және тез тозғыш заттар;
- капиталдық құрылыстағы жұмыс;
- құрылыс машиналар мен механизмдердің жұмысы;
- автокөліктегі жұмыс;
- түгендеу нәтижелері;
10) кассалық операциялар;
11) сауда операциялары.
Құжаттар дер кезінде, яғни операцияның орындалуы барысында толтырылуы керек. Егер бұл айтылған уақытта оларды толтыруға мүмкін болмаған жағдайда құжаттар операция аяқталған сәтте толтырылады. Уақытында толтырылмаған құжат кәсіпорын меншігінің сақталуын бақылауды қиындатады жіне ол операцияның бухгалтерлік есепшотына кешіктіріліп жазылуына әкеліп соқтырады. Осы себептен ұйымның бухгалтерлік қорытынды есебін жасау мерзімі кешіктірілуі мүмкін.
Құжаттардағы жазбалар сиямен, шарикті қаламсаппен, жазба машинасымен (компъютермен) және басқа да олардың архивте көрсетілген уақыт мерзіміне дейін сақталуын қамтамасыз ететін заттармен толтырылады. Құжаттағы жазбалар анық және дұрыс көрсетілуі керек. Құжатты толтырған адам тиісті жеріне өзінің қолын анық етіп қоюға міндетті. Кәсіпорындар мен ұйымдардағы алғашқы есеп құжаттарына қолдарын қоятын адамдарды ұйым басшысы бас бухгалтердің келісімімен тағайындайды.
Ақша операциялары бойынша толтырылатын құжаттар және есеп айырысу құжаттары,сонымен қатар кәсіпорынның қаржылық-несиелік міндеттерін куәландыратын құжаттар бас бухгалтердің қолынсыз заңсыз (жарамсыз)болып саналып,оны орындау жүзеге асырылмайды. Егер кейбір операцияларды орындау барысында кәсіпорын басшысы мен бас бухгалтерінің көзқарастары әр түрлі болған жағдайда оларға толтырылатын құжаттар кәсіпорын басшысының жазбаша өкімі бойынша толтырылады. Соған сәйкес бұл операция үшін барлық жауапкершілікті кәсіпорынның басшысы өз мойнына алады.
Алғашқы (бастапқы) құжаттарды толтырғанда жасалған қателерді келесі жолдармен түзетуге болады: дұрыс емес тексті не соманы оқылатындай етіп түзу сызықпен сызады да оның жанына дұрыс жазба жазылады. Бұл құжатқа түзету енгізілгені жазылып және уақыты (күні,айы,жылы) көрсетіліп құжат толтырушы өз қолын қояды.
Кассалық және банктік құжаттарға түзету енгізуге болмайды. Егер аталған құжаттарды толтыру барысында қате жіберілген жағдайда оларды қайта толтыру қажет.
Бухгалтерлік есепте пайдаланылатын алғашқы құжаттардың басқадай түрлеріне түзету енгізу тек қана шаруашылық операцияларына қатысушылардың келісімімен жүргізіліп және олар өздерінің келісім бергендігін растап, түзету енгізілген уақытты (күні,айы,жылы) көрсетіп қолдарын қояды.
1.2.Бухгалтерлік құжаттардың жіктелуі
Есептеу үдерісінде (процесінде) ыңғайлы және дұрыс болуы үшін құжаттар келесі ерекшеліктері бойынша жіктеледі:мақсаты бойынша(назначению),қарастырылған орнына байланысты(месту составления),көрсету тәсілі(способу отражения) және операция мазмұнының көлемі(объему содержания) бойынша.
Мақсаты бойынша құжаттар:
үкімдік,(распорядительные),атқарушылық(оправдательные,исполнительные)бухгалтерлік толтыру(бухгалтерского оформления) және құрамдастырылған(комбинированные) болып бөлінеді.
Үкім құжаттарына- шаруашылық операцияларды жүргізуі туралы бұйрықтар мен өкімдер жатады. Мысалы,жұмысшыларға сыйақы беру туралы бұйрық,тауарларды алуға берілген сенімхат және тағы басқалар. Бұл құжаттардың шаруашылық операциялардың аяқталуына дейін күші болады. Оған міндетті түрде операцияны орындауға бұйрық беретін жауапты адамдардың қолы қойылуы керек.Үкім құжаттарының негізінде есепте жазу көрсетілмейді,себебі шаруашылық операциясын орындау үкім шығарылғаннан кейін ғана орындалады.
Атқарушылық (растайтын) құжаттар – шаруашылық операцияларының орындалғанын көрсетеді. Бұл құжаттарға – тауарлық-материалдық қорларды алу үшін толтырылған жүкқұжат,кассалық кіріс ету және кассалық шығыс ету ордерлері және тағы басқаларын жатқызуға болады. Құжаттардың бұл түрі операция жасалған сәтте толтырылып және оған жауапты адамдар қолдарын қояды. Сонымен бірге орындалған операцияларды бухгалтерлік есепшотында жазып көрсетуге негіз болып табылатын және оны растайтын құжаттардың түрі.
Бухгалтерлік толтырылған құжаттар – ұйымның бухгалтериясы жасаған әр түрлі анықтамалар,бухгалтерлік есепшоттары бойынша орындалатын операцияларға негіз болатын кәсіпорынның бухгалтері толтырған есеп айырысулар.Оларға негізгі құралдар,материалдық емес активтер,материалдар,әлеуметтік сақтандыру аударымдары,еңбекақы төлемдері және тағы басқа бухгалтерия толтырған құжаттар жатқызылады.
Біріктірілген құжаттарының құрамына бірнеше функцияны қатар атқаратын барлық құжаттар кіреді. Мысалы:кассирге орындауға берілген кассалық шығыс ету ордері оны орындағанша үкімдік болып есептелінсе,кассир ақшаны алушыға бергеннен кейін атқарушылық болып есептеледі. Біріктірілген құжаттардың бухгалтерлік есепте қолданылуы өте ыңғайлы,ол құжаттың өңделуін жеңілдетеді және құжаттың санын қысқартады.
Толтырылатын (қарастырылатын) орнына байланысты құжаттар ішкі және сыртқы болып бөлінеді.
Ішкі құжаттар дегеніміз белгілі бір кәсіпорында толтырылып оның ішінде жүргізілетін құжаттар болып табылады. Құжаттардың бұндай түрі арқылы қандайда бір кәсіпорынның ішкі операциялары құжатталады. Ондай құжаттардың қатарына тауарлы-материалды құндылықтардың ішкі қозғалысы барысында толтырылатын жүкқұжаттарды (накладнойларды),жұмысшылар мен қызметкерлерге еңбекақы және басқа да төлемдерді төлеуге арналған төлем тізімдемелерін (ведомостарын),есеп айырысуға тиісті тұлғаларға толтырылатын аванстық есептерді және тағы басқа құжаттарды жатқызуға болады.
Сыртқы құжаттарға-кәсіпорынға басқа ұйымдардан келіп түскен немесе ұйымның басқаларға түрлі операциялар бойынша жіберген құжаттарын жатқызамыз. Олардың қатарына жабдықтаушы кәсіпорындардан келіп түскен тауарлы-материалдық қорлар бойынша толтырылған шот-фактураларды,сенімхаттарды және тағы басқа құжаттарды жатқызуға болады.
Операцияның көрініс алу тәсіліне байланысты бухгалтерлік құжаттарды
алғашқы (бастапқы) құжаттар және жиынтық (сводные) құжаттар деп бөлініп қарастырылады.
Алғашқы (бастапқы) құжаттпрдың өзі олардың толтырылатын операцияларының мазмұнына қарай бір рет қолданылатын және жинақталған деп аталатын екі түрге бөлінеді.
Бір рет қолданылатын құжат арқылы бір ғана операция құжатталады немесе ондай құжат орындалған операцияның соңында ғана толтырылады. Мысалы: тауарды босату толтырылатын накладнойлар.
Жинақталған құжаттарда белгілі бір мерзім аралығында орындалған біртектес операциялар жазылады. Мысалы:Акционерлік қоғамнан бір күнде босатылған өнімге шектеулі-заборлық картасы толтырылады.
1.3.Құжат айналымы
Жұмыс кезінде бухгалтерлер түрлі құжаттармен жұмыс жасайды: нормативтік-құқықтық,ұйымдастырушылық-өкімгерлік,ақпараттық-анықтамалық, есеп айырысу ақша құжаттары және басқа да алғашқы есептік құжаттар. Олар ұйымның шаруашылық қызметін айқындайды. Бухгалтерлік қызметтің сапасы құжат айналымының ұйымдастыруына байланысты. Кәсіпорындар мен ұйымдарда құжаттар бірнеше кезеңнен өтеді. Олар:жасалу немесе толтырылу,есепке алыну,тексерілу немесе өңделу,бухгалтерлік есепте операцияларды айқындау,мұрағатқа өткізу және тағы басқа да кезеңдер. Сонымен құжат айналымы дегеніміз кәсіпорындардағы құжаттардың қозғалысы немесе басқаша түрде олардың жасалуынан (құрылуынан),яғни толтырылуынан бастап олардың қызметінің аяқталуы және мұрағатқа өткізілу кезеңін айтады.
Құжат айналымының ережесі және есептік ақпараттың өңделу технологиясы кәсіпорынның қабылдаған есептік саясатында көрсетіліп бекітіледі.
Құжат айналымының басқару механизмін дайындау,кәсіпорындағы бухгалтерлік есептің үдерісінде негізгі буын болып табылады. Құжат айналымын ұйымдастыру арқылы бухгалтерлік қызметтің тұрақтылығы,құжаттың қозғалысы мен өңделуінің жолдары және оперативтілігі,ұйымдық шешімдерді қабылдаудың уақыттылығы қамтамасыз етеді.
Құжат айналымын басқарудың жүйесі кәсіпорында келесі кезеңдерді қамтиды:
- бухгалтерлік қызмет туралы ережені дайындау;
- бухгалтерияның және кәсіпорындағы есепке қатысы бар басқа қызметкерлердің лауазымдық қызмет нұсқаулығын дайындау;
- кәсіпорындағы құжат айналымының кестесін (графигін) құру;
- есепті ақпаратты өңдеу технологиясын құру;
- істің номенклатурасын құру және құжатты ағымдағы сақтау тәртібі;
- құжаттың бағалы сараптамасы (экспертизасы) және істі ұзақ сақтауға дайындау.
«Бухгалтерлік есеп және қаржылық есеп беру» туралы Қазақстан Республикасының заңына сәйкес келген кәсіпорынның басшысы есептік жұмыстың көлеміне байланысты мынадай жұмысты жүргізе алады:
- бухгалтерлік қызметті құрылымдық бөлімше ретінде құру;
- қызметкерлер құрамына бухгалтер лауазымын енгізу;
- шарттық негізінде бухгалтерлік есептің жүргізілуін мамандандырылған ұйымға немесе бухгалтер- маманына беру;
- кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысын өзі жүргізу.
Кәсіпорындар мен ұйымдарда бухгалтерлік есеп жұмысының көлемі көп болған жағдайда бірнеше қызметкерлері бар бөлек құрылымдық бөлімше ретінде бухгалтерлік қызмет құрылады. Осыған сәйкес кәсіпорында бухгалтерлік қызмет туралы ереже және қызметкерлердің лауазымды қызмет нұсқаулығын реттемелеу (регламенттеу) қызметі қарастырылуы қажет. Бухгалтерлік қызмет туралы ережені белгіленген заңға сәйкес ұйымның бас бухгалтері басқа мүдделі лауазымды адамдармен келісе отырып әзірлейді және оны тек қана кәсіпорын басшысы бекітеді. Ереже бөлімшенің мәртебесін, оның басқару жүйесіндегі орнын және оның ішкі ұйымын анықтайды. Ереженің мәтіні келесі бөлімшелерді қамтиды:
- жалпы ережелер;
- негізгі міндеттер;
- қызметтер;
- құқықтар мен міндеттемелер;
- жауапкершілік;
- өзара қарым-қатынас (қызмет бабындағы байланыс);
- жұмыстың ұйымдастырылуы.
Кәсіпорындағы бухгалтерлік қызмет туралы ереженің қолданылу мерзімі шектелмейді. Ереженің мәтініне бөлек өзгерістер енгізу кәсіпорын басшысының бұйрығына сәйкес орындалады. Бұл ережемен және оған енгізілетін өзгерістермен ұйымдағы бухгалтерияның барлық қызметкерлері міндетті түрде таныстырылып отырылуы тиіс.
Кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп құжаттары мен құжат айналымы кестесін құруды кәсіпорынның бас бухгалтері ұйымдастырады. Құжат айналымының кестесі кәсіпорын басшысының бұйрығымен бекітеді. Кесте немесе тәсім (схема) құру,тексеру және талдау жөніндегі жұмыстар тізбесі түрінде рәсімделуі мүмкін. Оларды барлық құрылымдық бөлімшелермен орындаушылардың өзара байланысы және жұмыстың орындалу мерзімі көрсетілуі керек. Кәсіпорынның есепке қатысы бар қызметкерлері өздерінің саласына қатысты құжаттарды құжат айналымы кестесіне сәйкес жасайды және ұсынады .Ол үшін әрбір орындаушыға кестеден көшірмесі беріледі. Көшірмеде орындаушының саласына қатысты құжаттар аталып,олардың орындалу мерзімі жазылады. Осы кестенің сақталуын ұйымның бас бухгалтері қадағалап отыруға тиіс. Сонымен қатар кәсіпорынның бас бухгалтері кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысының дұрыс және уақтылы жүргізуіне жауапты болып табылады. Құжаттар кестеде көрсетілген уақытты бухгалтерияға өткізілуі тиіс. Құжаттарды қабылдау кезінде бухгалтер құжаттардың белгілі талаптарға сай, дұрыс ресімделуін тексеру керек. Ережеге сай ресімделмеген құжаттар жауапты адамға, яғни оны жасаған (толтырған) адамға қайта өңдеу үшін қайтарылуы қажет.
Бухгалтер құжатты қабылдау барысында ең біріншіден мазмұны бойынша тексереді,яғни жүргізілген жұмыстардың заңдылығын анықтайды. Олардың нормативтік актілер мен қолданылып жүрген нұсқауларға қайшы келмейтіндігін қадағалайды. Содан кейін оның деректемелерінің (реквизиттерінің) толық толтырылуын,тиісті лауазымды адамдардың қолтаңбаларының болуын,сомалардың нақты көрсетілуі мен операциялардың құрылымын тексереді. Бұдан кейін бухгалтер арифметикалық тексеру жүргізеді,яғни құжаттарды таксалаудың дұрыстығын тексереді.
- Бастапқы құжаттарды ұйымдастыру
Бұл тараудың мақсаты:
— бастапқы құжаттарға түсінік беріп,бұларды қолданудың қажеттілігін түсіндіру;
— бастапқы құжаттардың атқаратын рөлі мен маңызын зерделеу;
— бастапқы құжаттар жасау үрдісіне қойылатын талаптар мен бұлардың міндетті реквизиттерін сипаттау;
— құжаттарды классификациялау тәртібі мен қасиеттерін түсіндіру;
— шаруашылық фактілерін құжаттау қажеттілігі және бастапқы құжаттарды өңдеу әдістерін көрсету;
— құжат айналысы үрдісіне түсінік беру және құжат айналысының қажеттілігін дәлелдеу;
— есеп регистрларына түсінік беру және бұларды пайдалану қажеттілігі мен классификациялық нышанын сипаттау;
— түгендеу принципінің мақсаты мен қажеттілігін,басқа да сипаттарын түсіндіру.
2.1.Бастапқы құжаттар және бұлардың мазмұны
Бухгалтерлік есеп әр түрлі сенімділік дәрежесіндегі көптеген мәліметтер қалыптастырады. Барлық шашыранды мәліметтер жүйеленуі және топтастырылуы керек. Толықтылық принципіне сай барлық шаруашылық фактілері толығымен бастапқы құжаттар негізінде бухғалтерлік есеп счеттарына үздіксіз жазылады. Бастапқы құжаттар есептік жазуларды негіздеудің құралы ретінде міндет атқарады. Өз мәнінде рәсімделген құжаттардағы мәліметтер шаруашылық фактілерінің заңдылығы мен сенімділігін көрсетеді.
Бастапқы құжаттар шаруашылық қызметіне жетекшілік ету мен басқару үшінде қажет. Бұлар арқылы басқарушылардың берген тапсырмалары орындаушыларға жеткізіледі. Мысалға,цехтардың қойған талабы қоймадан босатылған материалдар есебіне,кассалық шығыс ордер кассадан төленген нақты ақшаның есебіне,қоюшылардың жөнелткен тауарлары жөніндегі счет-фактурасы есеп айырысу шотынан ақша қаражатының аударылуы есебіне негіз болып,мұндағы құжаттар өздерінің орындаушылық міндетін атқарады.
Бухгалтерлік бастапқы құжаттар негізінде орын алған шаруашылық фактілерінің дұрыстығы тексеріледі.сонымен қатар шаруашылық қызметінің ағымдағы барысы талданып, жіберілген қателер мен есеп жүргізу тәртібін бұзушылықтың себеп-салдары анықталады. Яғни бухгалтерлік құжаттар тексеру мен талдау қызметі функцияларын орындайды.
Бухгалтерлік есеп құжаттары экономикалық және заңды ақпараттар қалыптастырудан тұрады. Құжаттардың экономикалық тұрғыда танылуы-байқалған шаруашылық фактілері мазмұнын ең әуелі бастапқы құжаттарға жазып, мұндағы цифрларды тиісті бухгалтерлік есеп регистрларына тіркеу арқылы қалыптасады.
Орындалған шаруашылық фактілері материалдық объекті түрінде дәлелді мәліметтер алуды қамтамасыз ететді және құжаттар мазмұны заңды тұрғыда танылады.
Сонымен шаруашылық жүргізу фактісінің алғы шарты құжаттау болып табылады. Бухгалтерлік есеп счеттарына жүргізу үшін арнайы модельденген үлгідегі бастапқы құжаттарға шаруашылық операцияларының көрсеткіштері міндетті түрде жазылады. Құжаттарға жазылған мәліметтер мен ақпараттар логикалық іс-әрекетке жауап беретіндей тіркеліп,тек ақиқат операцияларды көрсетуі керек.
Ұйымдар қызметі өрісінде нақтылы орындалған іс-әрекеттер мен экономикалық қатынастарды құжаттарға түсіріп жазу бухгалтерлік есеп жүйесінің негізін құрайды. Яғни бухгалтерлік есеп жүргізу құжаттардан қана туындайды. Құжаттарға түспеген жазулар-жоқ жазулар. Құжаттау процесіне сүйене отырып,ұйымдар мен жеке тұлғалар арасындағы заңды қатынастарды ажыратуға болады.
Ендігі жерде есеп жүйесінде қолданылатын құжаттардың маңызына түсінік берелік.
Бастапқы құжаттар деп-заңды мағынасы бар шаруашылық фактілерінің мазнұнын арнайы үлгідегі қағаздарға рәсімдеп жазу мен куәландыруды айтамыз.
Орындаушы бухгалтерлерге: «құжат жоқ болса,жазу да болмайды»-деген қағиданы есте сақтауы керек.
Қандай да болмасын құжаттардың өзіне тән заң актілерімен және арнайы ережелермен белгіленген деректері (реквизиттері) болады. Реквизит латын сөзі. Бұл сөз «қажетті»деген ұғым береді. Реквизиттер барлық құжаттарға түсірілуі керек. Құжаттардың деректері мен мәліметтері арнайы мақсаттарға қарай толтырылады. Құжаттар үлгісін пайдаланып,мұның деректерін толтырушы адамдар заң алдында, осы ұйымның қабылдаған өз ережесін және құжат айналысын бұзбау үшін жауапты болады.
Құжаттардың деректеріне (реквизит) мыналар жатады:
- құжаттардың аталуы және құжат үлгісінің коды;
- құжаттарды рәсімдеген күн;
- шаруашылық фактісінің мазмұны;
- шаруашылық фактісін сандық және сапалық бақалаудағы өлшеу бірлігі;
- орындалған фактіге жауап берушілердің аты-жөні,бұлардың қойған қолы,ұйымның аталуы.
Құжаттардың аталуы (мысалға, акт, материалдар алудың талабы, кассалық шығыс ордер т.б.) орындалатын шаруашылық фактісінің сипатын көрсетіп,құжаттаудың дәлелділік қасиетін көрсетеді.
Құжаттардың рәсімделген күні-біртекті шаруашылық операциялары қайталанып отыратындықтан құжат рәсімделген күннің тексерушілік және ақпараттық мағынасы болады. Құжаттарға, бұлардың рәсімделген күнін қою арқылы бір құжаттың екінші рет немесе тағы да пайдаланбауы қадағаланады.
Сандық және сапалық өлшеу арқылы шаруашылық фактілері мәліметтерін басқа да фактілерден ажыратып қарап, әрбір факті өз нышанына қарай тіркеледі.
Шаруашылық фактілерінің мазмұны тиісті бастапқы құжаттарға дұрыс және толық жазылып рәсімделеді және мұндағы мәліметтеодің дәлдігі осы фактінің орындалуына жауапты адамдардың қойған қолдарымен расталады.
2.2.Бастапқы құжаттарды классификациялау
Ұйымдарда экономикалық мазмұны мен үлгі пішіміне қарай көптеген бастапқы құжаттар қолданылады. Бухгалтерлік есеп жүйесінде қолданылатын бастапқы құжаттардың атқаратын міндетін, бұлардың рәсімдеудің жолдарын, құжаттарды өңдеу әдістерін білуіміз керек. Бухгалтерлік есеп жүргізудің бастапқы кезеңін қалыптастыратын құжыттыр сыртқы пішім үлгісіне,атқаратын міндеті мен мазмұнына және шаруашылық фактілерін тіркеу әдістері мен ерекшеліктеріне қарай біртекті топтарға топтастырылады. Топтасу деп – бастапқы құжаттарды біртектес нышандарына қарай классификациялауды айтамыз.
Бастапқы құжаттар төмендегі нышандарға (признаки) қарай классификацияланады:
- атқаратын міндетіне;
- жинақтау дәрежесіне;
- шаруашылық фактілерін тіркеу әдісіне;
- жасалған орындарына;
- шаруашылық фактілерінің сипатына.
Атқаратын міндетіне қарай құжаттар ұйымдастыру мен әміршілікс
растаушы, бухгалтерлік рәсіндеуші және қиыстырушы болып бөлінеді.
Ұйымдастыру мен әміршілік құжаттары ұйымдар қызметін жалпы басқару жұмыстарын іске асыруға арналған. Мұндай құжаттарға белгілі бір шаруашылық әрекеттерді орындау жөнінде берілген бұйрық, сондай — ақ материалдықұндылықтар алуға берілген сенім хат, банктерден ақша алуға берілген чектер, төлем-тапсырма құжаты жатады.
Растаушы құжаттарды шаруашылық фактілерінің орындалуы мен рәсімделінуіне жауапты адамдар жасап, қолдарын кояды. Жауапты адамдар шаруашылық фактілерінің орындалғандығын растайды. Бұлар материалды құндылықтырдың алынғандығы мен өз орнымен дұрыс жұмсалғандығына әрқашанда жауапты болады.
Бухгалтерлік рәсімдеуші құжаттар есеп жазуларын жүйелеу мен счеттар корреспонденциясын анықтау үшін ұйымдастыру мен әміршілік және растаушы құжаттар негізінде рәсімделеді. Мұндай құжаттар әміршілік етуші және растаушы құжаттардың қосымшасы түрінде танылып, мұндай құжаттардың қосымшасы түрінде танылып, мұндай құжаттардың жеке мағынасы болмайды.
Қиыстырушы құжаттар әртүрлі құжаттар нышанынан құралады. Мысалы: 1)әміршілік және растаушы (еңбек ақы төлеудің есептесу-төлеу ведомостысынан),растаушы және бухгалтерлік рәсімдеуші (аванстық есеп),әміршілік,және бухгалтерлік рәсімдеуші (кассаның шығыс ордері); 2)кассаның шығыс ордерінде ақшаның төленуі жөніндегі әмірлік (әмірлік етушінің қойған қолы),ақшаның төленгендігі жөніндегі кассирдің және ақшаны алғандығы жөніндегі алушының қойған қолдары,сондай-ақ операцияның мазмұнын тиісті счеттарға жазу жөніндегі счеттар корреспонденциясы көрсетіледі.
Жинақтау дәрежесіне (жасау тәртібіне) қарай құжаттар бастапқыдағы бірінші кезеңдегі рәсімдеу және екінші кезеңдегі жинастырушы құжаттарға бөлінеді. Бастапқы рәсімдеу құжаттары шаруашылық фактілерінің орындалған сәтінде (қабылдау актілері,счет-фактуралар,тауар тасымалдау накладнойлар,шығыс накладнойлар,кассалық ордерлер т.б.) рәсімделеді.Екінші (жинастырушы). Мысалы, кіріс және шығыс құжаттарының негізінде қойма меңгерушісінің жасаған материалдық есебі (отчеты);жол жүру белеті,қонақ үйге төлеген ақшаның түбіртегі т.б. негізінде тапсырған жауапты адамның аванстық есебі (отчеты) екінші жинастырушы құжаттарға жатады.
Шаруашылық фактілерін тіркеу әдісіне қарай құжаттар бір реттік және жинақтаушы құжаттар болып бөлінеді.
Бір ретті құжаттар шаруашылық фактісінің бір –ақ рет орындалғандығына (кіріс және шығыс ордерлер, материалдардың берілуіне қойылған талап және басқалар) арналған.
Жинақтаушы құжаттар біртектес бірнеше операциялар мен әр екзеңде (апта, онкүндікте, ай ішінде)бірнеше рет мазмұны жағынан қайталананып отыратын шаруашылық фактілерін (мысалға жұмыс наряды, шектеп алу картасы т.с.с.)жинақтауға арналған.
Жасалған орындарына қарай құжаттар ішкі және сыртқы болып бөлінеді.Ішкі құжаттар ұйымның өзінде рәсімделіп, осы ұйымның әшәнде қолданылады. Ал сырты құжаттар басқа заңды және жеке тұлғаларда жасалынады.
Шаруашылық фактілерінің сипатына қарай құжаттар кассалық,банктік, материалдық, есеп айырысу болып сипатталады. Сонымен қатар, құжаттар авторлық, қызметтік, жеке, стандартық және стандартық емес,түп нұсқалық, көшірме құжаттар болып та сипатталады.
2.3. Құжаттарды бухгалтерлік өңдеу
Ұйымдар қызметінде іске асқан шаруашылық фактілерінің мазмұны рәсімделген барлық құжаттар ұйым бухгалтериясына тапсырылады. Бухгалтерияға тапсырылатын құжаттардың толықтығы мен сапасына мұны орындаған материалды жауапты адамдар жауап береді.Ұйымдар бухгалтериясына тапсырылатын барлық бастапқы құжаттар тиісті счеттарға жазылғанға дейін алдын-ала өңделеді. Бастапқы құжаттарды өңдеу төмендегі кезеңдерден өтуі керек:
- Құжаттардың мазмұнын тексеру:
— үлгі пішім мен ревизиттердің сақталуын;
— орындалған операциялардың заңдылығын;
— арифметикалық тексеру.
2.Бағаға айналдыру (таксировка) (натуралды өлшемдерді ақшалай өлшемге айналдыру);
- Өшіру;
- Құжаттарды біртектес нышандарына қарай топтастыру (касса, есеп айырысу т.с.с. бойынша);
- Құжаттар мазмұны көрсеткіштерін есеп регистрларына ауыстыру;
- Топтастырылған құжаттарды кітаптан тігіп мұрағатқа (архивке) өткізу.
Құжаттар мазмұнын бастапқыда тексеру үрдісіне барлық жауапты адамдар айрықша назар аударуы керек. Құжаттарды тиісті жауапты адамдардан ұйым бухгалтериясына қабылдаған кезде міндет атқарушы бухгалтер құжаттарға жазылған жазулардың толықтығын, мазмұнын,арихметикалық амалдардың дұрыс қолданылғандығын және логикалық санаға маңызын мұқият тексеруі қажет. Яғни құжаттарды толтыруда барлық реквизиттердің дұрыс жазылғандығы, растаушылардың қойған қолының анықтығы, өшіріліп қайта қойылған цифрларды, дәлелденбеген түзетулерді жан-жақты тексеру қажеттігі туындайды.
Арифметикалық тексеру кезінде натуралды өлшемдегі құндылықтарды ақша өлшеміне келтіріп бағалау нәтижесінің дұрыстығы анықталады. Мұндай тексеру барысында құжаттар рәсімдеуде жіберілген қателер, мысалға, қойылмай қалған цифрлар,цифрлар жанына жазылмай кеткен немесе артық жазылған нөл, бір цифрдық орнына басқа цифрдың (67 цифрының орнына 76 цифрының) жазылып кеткендігі анықталады.Арифметикалық тексеру барысында жауапты адамның еренсіздігінен, мұқиятсыздығынан, шаршағандығынан жіберілген қателер түзетіледі. Құжаттар уәсімдеуге жіберілген қателерді түзету үшін қате жасалған құжаттар жауапты адамға қайтарылады.
Құжаттарды орындалған фактілердің мәні мен маңынасына қарай тексеруде шаруашылық фактілерінің заңдылығы, қатысушы жақтарға түсініктілігі, мысалға, шын мәнінде осындай көлемдегі фактілер болды ма, болмады ма деген күдікті сұрақтар анықталуы керек.
Өшіру деп-құжаттарды пайдаланғандығы жөнінде қойылған белгілерді («алынды», «төленді», «өшірілді» қызыл сиямен қойылған штампты) айтуға болады. Бастапқы құжаттарға мұндай белгілердің қойылуы негізінен ақша қаражаты т.б. материалды құндылықтарға тән бір құжаттың екінші рет қолданылып кетпеуін қамтамасыз етеді.
2.4. Құжаттарды рәсімдеуге қойылатын талаптар
Құжаттың рәсімделуі мен мазмұнына қатаң талаптар қойылады. Құжаттар рәсімделетін шаруашылық операцияларына сипаттама беретін көрсеткіштерді көрсетуге тиіс. Бухгалтерлік құжаттама мынадай негізгі талаптарға жпуап беруі тиіс: дәл болу, яғни олардың сипаты, сандық және ақшалай көрсеткіштері бойынша нақты жүргізілген шаруашылық операцияларына сәйкес келу: қарапайым және айқын есеп аппаратының қызметкерлеріне ғана емес, сондай-ақ пайдаланушыларға (салық инспекциясының, банктердің қызметкерлеріне, менеджерлерге, кәсіпкерлерге, құрылтайшыларға және т.б.) түсінік болуы керек. Мерзімінде рәсімделген және есеп процесін автоматтандыру жағдайында өңделуге бағытталған болуы қажет. Есеп құжаттарында көрініс тапқан бухгалтерлік ақпарат сапалы және тиімді болуға,яғни еңбек пен уақыттың аз шығынымен қалыптасуға тиіс.
Қорытынды
Нарықтық қатынастар жағдайында құжаттарға жазылған кейбір маңызды экономикалық ақпараттарды бәсекелестердің пайдаланып кетпеуі үшін оны құпия сақтау керек. Маңызы жағынан аса жоғары дәрежедегі ақпараттарды құпия сақтау үшін құжаттар қозғалысының айрықшы айналымын жасап, құжат жасаушы міндетті адамдарды арнайы нұсқаудан өткізіп, бұларды материалды жағынан ынталандыру шаралары белгіленгені жөн. Құжат жасауға байланысты адамдар ақпараттардың ұрланып немесе сатылып кетпеуін қамтамасыз етуге міндетті. Ұйым бухгалтерлері мен басшылары арасында жасалған келісім-шартта осы ұйымның коммерциялық құпиясын сақтау жөнінде бухгалтерлерден жазба түрде міндеттеме талап етіліп, құпия сақталатын құжаттар тізімін белгілеу шаралары іске асырылып отыруы керек.
Ұйымдардағы бухгалтерлік есепті компъютерлік технологиямен жүргізілуіне байланысты ақпараттар құпиясын сақтау мақсатында компъютерге басқалардың кірмеуі керек. Компъютерлік ақпараттарға бөлек адамдардың кірмеуі үшін арнайы кіліттер, парольдер (атқарушының дауыс ерекшелігі, саусағының таңбасы) қолданылуы керек. Ақпараттар құпиясын сақтау барысында шаруашылық операцияларын компъютерге енгізу алдында бұларды арнайы шифрлармен белгілеп, шығару кезінде шифрларды жою керек.
Сонымен ұйымдарда жасалынатын құжаттардың коммерциялық құпиясын сақтау үшін компъютерлік арнайы бағдарлама құрылады. Мұндай бағдарлама ұйым экономикасының қауыпсіздігін қамтамасыз етеді. Коммерциялық құпияның сақталуын қамтамасыз ету шараларына ақпараттар ағынын тексеру мен пайдаланушылардың тізімін арнайы категория мен уәкілдік етуші топтарға бөлу керек. Ұйым басшысы мен бас бухгалтері ақпараттар жүйесіне кірушілер мен уәкілдік етушілердің қыэметін тексеріп, қажет болған жағдайда шектеу шараларын белгілейді.
Қолданылған әдебиеттер
- Әбдіғали Әбдіманапов
Бухгалтерлік және қаржылық есеп принциптері.
(халықаралық стандарт)
Алматы-2006
- С.Б. Баймұханова
Ә.Ж. Балапанов.
Бухгалтерлік есеп.
Алматы-2001.
- Қ.К. Кеулімжаев
Н.А. Құдайбергенов
Бухгалтерлік есеп теориясы және негіздері.
Алматы
Экономика
2006
