Ақпараттық жүйе архитекурасы | Скачать Дипломдық жұмыс

КІРІСПЕ 6

1 АВТОМАТТАНДЫРЫЛҒАН АҚПАРАТТЫҚ ЖҮЙЕЛЕР 10
1.1 Автоматтандырылған ақпараттық жүйелер (ААЖ) және олардың
классификациясы 10
1.2 Автоматтандырылған ақпараттық технологиялар 12
1.3 ААТ-ның классификациясы 13
1.4 Шоғырланған компьютерлік жүйелері 16

2 АҚПАРАТТЫҚ ЖҮЙЕЛЕР НЕГІЗІ 33
2.1 Қысқаша тарихи шолу 33
2.2 Ақпарат жүйесі және оның құрамды бірліктері 35
2.3 Клиент-сервер сәулетіндегі деректер қорын басқару жүйесі 41
2.4 Локалдық тордың клиенттері мен серверлері 43
2.5 Деректер қорының серверлері 46
2.6 Деректер қорымен жұмыс істеу негізі. Деректер қорына қойылатын
талаптар 48

3 БАҒДАРЛАМАНЫ ІСКЕ АСЫРУ 72
3.1 Деректер қорының бүркеніш аты 72
3.2 Деректер қорын құру 73
3.3 Каталогты құру және бүркеніш ат құру 73
3.4 Кестені жасау технологиясы 75
3.5. Деректер қорын басқару программасы. 81
3.6. Деректер файлына (кестеге қатынас) 82
3.7 Программаның орындалу реті және түсініктері 83

4 ЖОБАНЫҢ ЭКОНОМИКАЛЫҚ ЕСЕБІ 88

5 ЕҢБЕКТІ ҚОРҒАУ 94

ҚОРЫТЫНДЫ 102

ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР 105

ҚОСЫМША 108
КІРІСПЕ

Менің дипломдық жұмысымның мақсаты – ДҚБЖ Delphi-6 қосымшасының
көмегімен Профессорлық – оқытушы құрамын аттестациялау бойынша апараттық
жүйе құру болып табылады.
Қазіргі әлемде жүйелі және жайлы жиын құруға рұқсат беретін, әр түрлі
ақпаратты сақтайтын және түзейтін ДҚ-ны қолданбай адамның іскерлік ортасын
табу қиын.
Деректер қоры (ДҚ) – ол электрондық ақпарат сақтау қоры, оған
мүмкіндікті бір немесе бірнеше компьютерлер көмегімен жүзеге асырады. ДҚ-
ның бірнеше моделі бар, олар құрылым тәуелдігіне және деректер ұйымының
тәсіліне қарай ажыратылады.Олар иерархиялық, торлық реляциондық және
нысанды – орентациялық. Қазіргі кезде көбінесе реляциондық ДҚ-ны көп
қолданылады. Реляциондық ДҚ атақты, өйткені ода қарапайым ұйым және иілмелі
құрылым бар. Ол өзімен бір-бірімен байланысты кестелер жиының таныстырады.
Құру, толтыру, жаңарту және ДҚ-н алып тастау ДҚБЖ-ның ДҚ-ы мен
басқарма жүйесімен іске асырылады., олар дербес және көп қолданушылық болып
бөлінеді. Професорлық – оқытушы құрамын аттестациялау бойынша апараттық
жүйе құру үшін, мен дербестік ДҚБЖ-ны қолданамын.
Жоспарланған ДҚБЖ тез қажет ақпаратты табуға, керекті есеп айырысуды
жасауға, және де сұранысты орындауға, таңдау жүйелеу, және баспаға қажетті
ақпаратты жіберуге рұқсат береді. Бүгінгі ХХІ-ғасыр, ақпарат ғасыры болып
келеді, өйткені мұнда үздіксіз ақпарат тасқыны өсуде және ақпарат тек жай
ғана мәлімет емес, нарықтық зат. Әрі тез барлық ақпарат тасқының өңдейтін
және тиімді шешім қабылдайтын ұйым жеңеді.
Құру, толтыру, жаңарту және ДҚ-на алып тастау дербес және көп
қолданбалы болып бөлінетін ДҚБЖ-ның ДҚ-ын басқару жүйесі көмегімен іске
асырылады.
Дербес ДҚБЖ-ға PARADOX, dBase, FoxPro, Access және т.б сияқтылар
жатады. Олардың көмегімен әдетте бір компьютерде жұмыс істейтін локальды ДҚ
құрылады. Көп қолданушылар ДҚБЖ-да ДҚ-құру үшін клиент-сервер
архитектурасында жұмыс істейтін Oracle, Microsoft SQL сервер, Inter Base,
SyBase сияқтылар қызмет етеді.
ДҚ-ның кестелер мен қосымшалардың орналасуына тәуелдігі екіге
бөлінеді: локалды және жойылған.
Локалды ДҚ-ы олармен бір компьютерде жұмыс істейтін қосымшамен бірге
орналасады. Бұндай ДҚ-мен жұмыс әдетте дербес қолданбалы режимде
жүргізіледі.Локалды ДҚ сонымен қатар торда да жұмыс істейді. Бұл жағдайда
ДҚ файлы және қосымшалары серверде орналасады, және осы қосымшаны қолданушы
компьютерінде қосқанда оның көшірмесі қосылады. Бұндай ДҚ-мен жұмыс
принципі сервер-архитектура файлына сәйкес келеді. Бірақ берілген
архитектура ДҚ-ның бүтіндік сүйеуімен байланысты бірнеше қатарлы затты
кемшіліктері бар, кіруге бақылау ұйымымен әр түрлі қолданушылардың
синхромдық жұмысымен, және де тормен үлкен көлемді ақпарат беруге
қажеттілік туады. Сол үшін бұл жағдайда осы кемшіліктерден арылған,
жойылған ДҚ-ны қолданған мақсатты болады.
Жойылған ДҚ-ны сервердегі торға орналастырады, оларды сонымен қатар
жойылған сервер деп атайды, ал осы ДҚ-мен жұмыс істейтін қосымша қолданушы
компьютерінде орналасады, ол архитектурадағы клиент-серверге сәйкес болады.
Деректерді алу және оны ДҚ-да орналасатын жойылған серверге жіберуге
сұраныс құратын қолданушы қосымшасы клиент болып саналады. Сұраныс SQL
тілінде құрылады.
Бұндай сұранысты аларда жойылған сервер оны ДҚ серверіне (SQL-
серверіне) жібереді. ДҚ сервері жойылған ДҚ-ны басқару және клиентке түскен
сұранысты орындау нәтижесін қамтамасыз ету көмегімен ДҚ сервері өзімен
программаны таныстырады.
ДҚ-мен барлық жұмыс міндетті түрде жойылған серверде орындалады.
Клиент – сервер архитектурасы әдетте көп қолданбалы ДҚБЖ-ны
қолдануымен шындалады. Оларға мүмкіндік SQL-Links драйвер көмегімен
орындалады.
Серверде осындай архитектура тек қана ДҚ сақталып қана қоймай сонымен
бірге қолданушылардың сұраныстарын жөндейтін және оларға жазбалар жинағын
қайтаратын ДҚБЖ программасы да жұмыс істейді. Бірақ қолданушылар
программалы физикалық файылдар жинақтары сияқты ДҚ-мен тікелей жұмыс
істемейді, керісінше операцияны орындайтын ДҚБЖ-ға көңіл бөледі. Сонымен
қатар клинттер орнынан жүктеме түсіріледі, өйткені жұмыстың үлкен бөлігі
серверде орындалады. ДҚБЖ автоматты түрде ДҚ –ның бүтіндігі мен сақталуын
бақылайды, сонымен қатар парольдер қызметінің көмегімен ақпаратқа кіру
мүмкіндігін бақылайды. Клинт-серверлі ДҚБЖ жазу деңгейінде және де бөлек
өрісте блокировканы кіргізуге мүмкіндік береді. Бұл яғни кесте мен бір
мезгілде жұмыс істейтін қолданушылардың өзгерту функциясына немесе оның
өрістерінің біріне кіру тек қана олардың біреуіне ғана мүмкін болады.
Бұл архитектураның негізгі кемшілігі — өте жоғары беріктігінің
жоқтығы. Егер сервер қатарған шықса, барлық жұмыс тоқтайды.
Екінші тарауда ДҚ мен жұмыс незізі бейнеленеді. Ескертейік, ДҚ
астында кейбір жүйелеу бірлескен персоналмен, халық топтарымен, ұйымдармен,
регионмен, мемлекеттермен әлем қолданатын деректер жинағы түсіндіріледі. ДҚ
тапсырмасы бір немесе бірнеше орында сақталған барлық деректер
қызығушылығының таныстыратын, және бұл керек емес артықшылықты басқаратын
тәсілден құрылады. Жақсы жасалған деректер қорында мәліметтердің
артықшылығы жоқ және қарама-қарсы мәліметтердің сақталу ықтималдығы
минизацияланады. ДҚ-ны жасауды екі мақсаты бар: мәліметтердің артықшылығын
төмендету және олардың қорғануын жоғарылату.
ДҚ деген түсінік тарауында біз жергілікті және серверлік ДҚ және
клиент-сервер технологиясы туралы қысқаша баяндадық. Осы тарауда біз ДҚ-ның
құрылу процесін қарастырамыз. Біз осында тек реляциондық ДҚ-н ғана
қарастырамыз: біріншіден, реляциондық ДҚ әлемде кең таралған; екіншіден,
олар ғылыми жақтан жақсы дамыған; үшіншіден ДҚ-ның ядросы Borland DataBase
Engine, оның негізінде Borland компаниясының барлық соңғы өнімдері жұмыс
істейді, реляциондық ДҚ-мен жұмыс істеу үшін арналған.
Әрбір программалық өнімнің өмірлік циклы соның ішінде ДҚ-мен басқару
жүйесі проекциялау, жүзеге асыру және эксплуатациялау кезеңдерінен тұрады.
ДҚ-мен жұмыс істейтін қосымшаның өмірлік цикліндегі негізгі факторы
проекциялау кезені болады. Базаның құрылымы қаншалықты тиянақты
құрастырылған, қаншалықты оны элеметтері арасындағы байланысы
анықталғанынан жүйенің өнімділігі және оның ақпараттық толықтылығы
анықталады, сонымен бірге оны өмір сүру уақыты.
Үшінші тарауда мен дипломдық жұмысымның негізгі бөлімін, яғни
Професорлық – оқытушы құрамын аттестациялау бойынша апараттық жүйе
бойынша деректер қорының құрылуын қарастырдым. Деректер қорын құру процесі
келесі қадамдардан бір ізділігімен танымал болуы мүмкін.
— Каталогты құру
— бүркеніш аттың құрылуы
— кестенің құрылуы.
Професорлық – оқытушы құрамын аттестациялау бойынша апараттық жүйе
бойынша деректер қорына жұмыстың берілу барысы:
— Мұғалімдер жайла ақпаратты деректер қорына енгізу.
— Мәліметтерді деректер қорынан алып тастау.
— Сұрыптау арқылы және іздеубойынша мұғалімдер туралы барлық
ақпаратты білу.
— деректер қорына есеп беру және принтерге шығару.
1 АВТОМАТТАНДЫРЫЛҒАН АҚПАРАТТЫҚ ЖҮЙЕЛЕР
1.1 Автоматтандырылған ақпараттық жүйелер (ААЖ) және олардың
классификациясы

Автоматтандырылған ақпараттық жүйелер – ақпаратты өндіруге және
басқару шешімдерін қабылдауға арналған техникалық, бағдарламалық,
технологиялық құралдар мен мамандардың экономикалық-математикалық әдістер
мен нұсқалардың, ақпараттардың жиынтығы болып табылады.
ААЖ-ні құру экономикалық объекттің өндіріс тиімділігін арттыруын,
басқарудың сапасын қамтамасыз етеді. ААЖ-ң максималды тиімділігі
кәсіпорындардың, фирмалардың және салалардың жұмыс жоспарын
оптимализациялау, материалдың және қаржылық ресурстардың айқын маневр
жасау, оперативті шешімдердің жылдам табу кезінде жетеді.
ААЖ-лер түрлі және келесі белгілер қатары бойынша
классификацяланады.(сур. 1).
Автоматтандырылған ақпараттық ресурстар

Басқару объектін автоматизацялау саласы:
Өнеркәсіптік ААЖ . Ауыл шауашылық ААЖ.
Көлік ААЖ. Байланыс ААЖ. т.б.

Басқару үрдістерінің түрлері:
Технологиялық үрдістерін басқару ААЖ.
Ұйымдық-тех-лық үрдістерін басқару ААЖ. Ұйымдық
басқару ААЖ. Оқытушы ААЖ.

Мемлекеттік басқару жүйесіндегі
деңгей:
Салалық ААЖ. Аумақтық ААЖ. Салааралық
ААЖ.

1-сурет. Автоматтандырылған ақпараттық жүйелер класификациясы
Басқару объектінің іс-әрекет жасау саласы үйлер классификациясы анық
болғандықтан келесі белгілерді қарастырайық. Басқару үрдістердің түрлері
бойынша автоматтандырылған ақпараттық жүйелер (ААЖ) келесі түрлерге
бөлінеді:
— Технологиялық үрдістерін басқару ААЖ-рі – басқару
технологиялық құрылғылармен, станоктармен, автоматтық
сызықтырмен қамсыздандыратын адамдық-машиналық жүйелер.
— Ұйымдық-технологиялық үрістерін басқару ААЖ-і –
технологиялық үрдістерін басқару ААЖ және кәсіпорынды
басқару ААЖ-рін үлестіретін көп деңгейлік жүйелер болып
табылады.
— Ұйымдық басқару ААЖ-ң объектері – экономиканы бүкіл
деңгейлерде іске асыратын әлеуметтік-экономикалық
қызметтік, өндірістік-шаруашылық үрдістер, атап айтқанда:
▪ Банкттік ААЖ
▪ қорлық нарығының ААЖ
▪ Қаржылық ААЖ
▪ сақтандыру ААЖ
▪ салықтық ААЖ
▪ кедендік қызметінің ААЖ
▪ статстикалық ААЖ
▪ өнекәсіптік кәсіпорындар мен ұйымдардың (мәнділігі
мен таратылғаны бойынша онда бухгалтерлік ААЖ-рі
ерекше орын алады) ААЖ.
Ғылыми зерттеу ААЖ-рі салааралық есептеулер мен ғылыми тәжірибелердің
тиімділігін және жоғары сапасын қамсыздандырады. Бұл жүйелердің әдістемелік
базасы экономикалық-математикалық әдістер болып табылады, техникалық базасы
– нұсқалаудың тәжірибелік жұмыстарын жүргізу үшін ең түрлі есептеу техника
мен технологялық құралдары. Ұйымдық-технологиялық жүйелер сияқты ғылыми
зерттеу жүйелері өз контурына жұмыстарды автоматты түрде жобалау жүйелерін
қосуы мүмкін. (ЖАЖЖ).
Оқытушы ААЖ түрлі саладағы жұмысшылардың квалификациясын жоғарыту және
қайта дайындау, білім беру жүйесінде мамандарды дайындау кезінде кең
таратылады.
Классификацияның үшінші белгісіне сәйкес салалық, аумақтық және
салааралық ААЖ-ін атап бөледі, жүйенің бұл түрлері бір уақытта иерархияның
жоғарырақ деңгейінің басқарудың жүйелері болып табылады.
Салалық ААЖ өнеркәсіптік және агроөнеркәсіптік комплекстер
салаларында, құрылыста, көлікте қызмет етеді.
Аумақтық ААЖ-нің қызметі аумақтағы басқару функцияларын сапалы
атқаруға, есепті құрастыруға, жергілікті мемлекеттік және шаруашылық
органдарға оперативті мәліметтерді беруге бағытталған.
Салааралық ААЖ ұлттық экономиканы (банктік, қаржылық, қамту,
статистикалық және т.б.) басқарудың функционалдық органдардың мамандырылған
жүйелері болып табылады. Өз құрамында қуатты есептеу комплекстері бар
салааралық көп деңгейлік ААЖ-рі экономикалық және шаруашылық болжамдарын,
мемлекеттік бюджеттің өндіруін қамтамасыз етеді, шаруашылықтың бүкіл
бөлімшелерінің қызметін реттеу және нәтижелері бақылау, сонымен қатар
ресурстардың бар болуын және бөліп таратуын бақылауды қамтамасыз етеді.

1.2 Автоматтандырылған ақпараттық технологиялар

Экономиканы басқаруда ақпараттық жүйелерінің құрылуы мен қызмет етуі
ААЖ-ң басты құрылым бөлігінің – ақпараттық технологияның дамуымен тығыз
байланысты.
Автоматтандырылған ақпааттық технология (ААТ) – басқару есептерін шешу
мақсатымен жүйелік құрылған жетілген бағдаламалық қамсыздандыру есептеу
техника мен байланыстың құралдарын, клиенттерге ақпаратты ұсыну тәсілдерін
пайдаланатын тәсілдерінің негізінде ақпараттың өндірілуі мен қорғалану,
іздеу, жүргізу, тіркеу, жинақтау, жиындау операцяларын іске асыратын
құралдар мен әдістердің жиынтығы.
Нарықтың қатынастар шарттарында ақпарат пен ақпараттың қызмет
көрсетуге өсе беретін сұранысы ақпаратты өндірудің қазіргі технологиясы
техникалық құралдардың кең спектрін және ең алдымен электрондық есептеу
машиналары мен қатынас құралдарды қолдануды бағыттады. Бұлардың негізінде
ақпаратты жинақтау, сақтау және өндіру мақсатымен қатар шешімдерді
қабылдайтын бастықтың немесе машинаның жұмыс орнына терминалдық құралдардың
неғұрлым максималды жақындату мақсаты көзделді. Бұл ААТ-ның көпжылдық
дамудың жетістігі.
Нарықтық қатынастардың дамуы кәсіпкерлік қызмет түрлерінің пайда
болуына және ең алдымен ақпараттың бизнеспен айналысатын, ақпараттық
технологияны өндірумен, олардың жетілдірілуімен, ААТ-ның компоненттерін,
атап айтқанда ақпараттың және есептеу үрдістерін автоматтандыратын
бағдаламалық өнімдерді таратумен айналысатын фирмаларды құруға әкеп
соқтырды. Олардың сандар қатарына есептеу техниканы, байланыс құралдарын,
офистік жабдық және ақпараттық, техникалық және кеңестік қызмет көрсету,
оқыту сияқты ерекше қызмет ету түрлерін жатқызуға болады. Бұның бәрі
басқару және өндіріс үрдістерінде ақпараттық технологиялардың жылдам
таратылуына және тиімді пайдалануына, олардың тіпті бүкіл жерлерде
қолдануына және көптеген түрлілігіне ықпал етті.

1.3 ААТ-ның классификациясы

Қазіргі уақытта ААТ-ды көптеген белгілер қатары бойынша
классификациялауға болады: ААЖ-ін іске асыру тәсілі, басқару есептерін ААЖ-
мен қамыту деңгейі, іске асырылатын технологиялық операциялардың деңгейі,
пайдаланбалы интерфейс түрі, заттың облысын қызмет ететін ЭЕМ кестенің
пайдалану нұсқалары.
Дәстүрлік ААТ ең алдымен мәліметтерді орталықтандырылған өндіру
шарттарында әрекет еткен болса, ПЭВМ-ды жаппай пайдалану біріншіден тұрақты
ретте есеп беруді құрастыру кезінде еңбек сыйымдылығын төмендетуге
бағытталған және жаңа ақпараттық технологиялары нақты уақыт тәртібіндегі
басқару үрдісін қамтамасыз ететін ақпараттық қамсыздандырумен тығыз
байланысқан.
Басқару есептерін ААТ-мен қамыту деңгейі (мәліметтерді электрондық
өндіру, басқару қызметтерін автоматизациялау, шешімдерді қабылдауды де еу,
электрондық офис, эксперттік қолдау) бойынша мәліметтерді электрондық
өндіруді бөліп көрсетеді, бұнда басқару үрдістерінің ұйымдастыру және
метологияны қайта қарастырусыз ЭЕМ-ң қолданылуымен басқару қызметін
автоматизациялануы және бөлек экономикалық есептердің шешілуімен мәліметтер
өндірілуі жүреді. Екінші жағдайда есептеу жүйелері ЭЕМ және ПЭЕМ қоса
қызметтік есептерін комплекстік шешімі үшін, басқару шешімдерін дайындау
үшін ақпараттық – анықтамалық тәртіптегі тұрақты есеп беру және жұмыс етуді
құрастыру үшін пайдаланады. Бұл топқа да аналитикалық жұмыс пен болжамдарды
құрастыру үшін, бизнес-жоспарларды құрастыру үшін, зерттелетін үрдістердің,
практикадағы өндірістік-шаруашылық құбылыстардың дәлелденген қорытылуы мен
бағалануы үшін экономикалық-математикалық әдістерді, нұсқаларды және ППП-
кең пайдалануын көздейді. Айтылған топқа шешімдердің эксперттік қолдау мен
электрондық офис атағын алған қазіргі уақытта кең ендірілетін ААТ-ры
жатады. ААТ-ның бұл 2 нұсқалары нақты жұмыс орны мен офисте іске
асырылатын, басқару процедуралардың толық автоматтық жинағының арқасында
мамандық қызметтерін, сапалық және өз уақытында ақпараттық қызмет етуді
атқару үшін қолайлы жағдай жасауға, мамандар мен бастықтардың жұмыстарын
автоматизациялау облысында соңғы жетістіктерді пайдалануға бағытталған.
Электрондық офис заттың облыстағы есептердің комплекстік іске асыруды
қамсыздандыратын мамандырылған бағдарламаларды және ақпараттық
технологияларды қосатын қолданбалы бағдарламалардың шоғырланған пакеттерін
бар болуын ескереді. Қазіргі уақытта электрондық офистер, түрлі орындарда
арнала алатын жабдықтар мен қызметкерлер кең таратылды.
Үйде, жатақханаларда, көліктік құралдарда мекемелер мен нақты ұйымның
мәліметтер жиынтығымен, материалдармен, құжаттармен жұмыс ету қажеттілігі
виртуалдық офистердің ААЖ-нің пайда болуына ықпал етті. Бұл ААЖ-лер
аумақтың немесе дүние жүзілік кестесімен байланысқан локалдық кестелер
жұмысында негізделеді. Бұның арқасында мекеме жұмысшылардың абоненттік
жүйелері қай жерде орналасқанына қарамастан, біртұтас жүйеге қосылған болып
қалады.
Эксперттік қолдайтын ААТ-ры мамандар-талдаушылардың еңбегін
автоматизациялау негізін құрайды. Осы жұмысшылар нарық жағдайында қаржылық-
несиелік ұйымның, фирманың, кәсіпорынның қаржылық жағдайын, қызмет ету,
өнімді өткізу ахуалдары пайда болатын зерттемелері үшін талдау әдістері мен
нұсқалардан басқа нақты заттың облысындағы білімдер жиынтығын құрайтын
мәліметтерді пайдалануға мәжбүр. Белгілі ережелер бойынша өндірілген бұндай
мәліметтер қаржылық және тауарлық нарықтағы мінез-құлқы үшін дәлелденген
шешімдері дайындауға, менеджмент пен маркетинг облысындағы стратегиясын
өндіруге мүмкіндік береді.
Іске асырылатын технологиялық операциялары деңгейі бойынша ААТ
бағдарламалық аспектте қарастырылады да, текстік өндіру, электрондық
кестелерді автоматтандырылған мәліметтер банкілерді, графикалық және
дыбыстық ақпаратты өндіруді, мультимедиялық және басқа жүйелерді қосады.
Қолданбалы интерфейс түрі бойынша ААТ-рын ақпараттың және есептеу
ресурстарға пайдаланушының өту мүмкіндіктері көзқарасына қарастыруға
болады. Солай, пакеттік ААТ-ры автоматтық тәртіпте өндірілген кезде
пайдаланушының ақпаратты өндіруге әсер ету мүмкіндік жояды. Пакеттік ААТ-
дан ерекше диологдың ААТ функционалды есептер мен шешімдерді қабылдау үшін
пайдаланушы қажетті ақпаратты алып, нақты уақыт масштабында жүйеде
сақталанып жатқан ақпараттық ресурстармен өзара қатынасудың шектелмеген
мүмкіндігін ұсынады.
Кестелік ААТ-ры пайдаланушыға жетілген байланыс құралдар арқасында
аумақтық таратылған ақпараттық және есептеу ресурстарға телеөту құралдарын
ұсынады, бұндай ААТ-ры кең қолданылады және көп қызметтілігімен
ерекшеленеді.

1.4 Шоғырланған компьютерлік жүйелері

Қазіргі уақытта ақпараттық технологияларын түрлі үлгісін шоғырланған
деп аталатын бір компьютерлік – технологиялық комплекске біріктіру
тенденция байқалады.
Ақпараттық айырбас және басқарудың орамдылығына, яғни ақпараттың
жылдам өндірілуіне қойылатын талаптардың көтерілуі объекттердің банктік,
салықтық, жабдықтау, статистикалық және басқа қызметтер сияқты ұйымдық
басқарудың таратылған, көпдеңгейлі локальды жүйелерін құрастырылуын
ынталандырды. Олардың ақпараттың қамсыздандырылуы ақпараттық массивтердің
машиналық жүргізуді, сәйкес көпдеңгейлі экономикалық объекттің ұйымдық-
қызметтік құрылымын ескеретін мәліметтердің автоматтанырылған банкттер
кестесін іске асырады. Жаңа ақпараттық технологияларда бұл проблеманы
мәліметтер жиынтығы мне түрлі деңгейлер арасындағы ақпараттық айырбасы үшін
байланыс каналдарын пайдаланатын мәліметтерді өндіретін таратылған жүйелер
шешеді. Мәліметтер жиынтығы басқаратын бағдарламалық құралдар арасында
экономикалық есептесу және басқару шешімдерін өндіру кезінде ақпараттың
жылдамдығы, сенімділігі мен қорғалануы қамсыздандырылады.
Ұйымның басқарудың көп еңгейлік және таратылған компьютерлік
ақпараттық жүйелерде басқару шешімдерін қабылдау және өндіру кезінде
экономикалық жағдайы талдау қиыншылықтары да, ақпаратпен оперативті жұмыс
жүргізу қиыншылықтары бірдей сәтті шешіледі. Мамандардың автоматтандырылған
жұмыс орындарын құрылуы пайдаланушыларға диалогтық тәртіпте жұмыс істеуге,
ағымдық есептерді жылдам шешуге, термналдан мәліметтерді қолайлы енгізуге
және оларың визуалды бақылауын жүргізуге, ақпараттың өндірілуі үшін керекті
ақпаратты шақыруға, нәтижелік ақпараттың сенімділігін анықтауға және оны
байланыс каналдары бойынша аударуға, баспа жабдықтағы арқылы ақпаратты
экранға келтіруге мүмкінік береді.
Басқару қызметін әр нақты облыстағы факттерді, тәжірибелерді, білімді
жинақтау қажетті пайда болды. Экономикалық дәлелденген және сәйкес
кемшілдерді оперативті түрде қабылдау мақсатымен нақты экономикалық,
коммерциялық, өндірістік жағдайларды тиянақтап зерттеудің қызығушылығы
басымдайды. Бұл есеп ақпараттың шоғырланған өндірудің әрі қарай
жетілдіруімен шешіледі, бұнда жаңа ақпараттың технология білім жиынтығын
жұмысқа қоса бастайды. Білім жиынтығы дегеніміз метобілімдерін (білімдер
тұратын білімдер), факттер (фактілі білімдер), ережелерді (шешімдерді
қабылдау үшін нақты шарттарды білу), яғни білімдер мен олардың қасиеттерін
пайдалану тәсілдеріне қатынастарды білімдерді қосатын заттың облыстарының
барлық ерекшеліктерін сипаттайтын ақпарттық жиынтықтарының детальды
нұсқаланатын құрылым болып табылады. Білімдер жиынтығы экономикалық
жағдайларын талдау мен басқарушы әсер етулерін өндіру барысында маманға
кеңесші мен мамандық қызметтің нақты облысындағы білімдерді жинақтаушы
рөлінде қызмет ететін эксперттік жүйенің маманның орынға құралатын негізгі
элемент болып табылады.
Автоматтандырылған жұмыс орны. Басқару саладағы бухгалтерлердің,
несиелік-банктік жүйенің мамандардың, жоспарлаушылардың және т.б.)
жұмысшылардың қызметі қазіргі уақытта жетілген технологияларын пайдалануға
бағытталған. Басқару қызметтерін ұйымдастыру мен іске асырылуы жеке
компьютерлері негізгі орын алатын арасындағы ақпаратты өндірудің техникалық
құралдардың да, өз басқару технологияларының да радикалды өзгертуін талап
етеді. Олар кіріс ақпараттың автоматтық қайта өндіру жүйелерінен басқарушы
жұмысшыларының жылдық тәжірибелік жинақтау құралдарына, талдау, ең тиімді
экономикалық шешімдерін бағалау мен өндіру құралдарына айналады.
Автоматтандырылған жұмыс орындарын (АЖО) нақты заттың облысындағы басқару
қызметтерін автоматизациясы мен соңғы пайдаланушыға мәліметтерді өндіруді
қамтамасыз ететін ақпараттық-бағдарламалық-технология лық ресурстардың
жиынтығы сияқты анықтауға болады.
Автоматтандырылған жұмыс орындарын құрылуы ақпаратты жинақтау, сақтау
және қайта өндіру бойынша негізгі операциялары есептеу техникасына
жүктеледі, ал экономист басқару шешімдерін дайындау барысындағы
шығармашылық қызметін талап ететін операцияларын және қолма операциялар
бөлігін орындайды.
Жеке техника өндірістік-шаруашылық қызметті бақылау, есептің шешілу
барысындағы бөлек параметрлерінің мәндерін өзгерту, ағымдық есептерді шешу
үшін және басқару қызметтерін талдау үшін ААЖ-ндегі шығыс мәліметтерін
енгізу үшін қолданылады.
Басқару қызметін рацианализациялау мен интенсификациялауға арналған
жабдық реттегі АЖО қызметтердің келесі түрлерін қамтамасыз ету үшін
құрылады.
АЖО-ның ең қарапайым қызметті-ақпараттық-анықтамалық қызмет ету болып
табылады. Бұл қызмет кез-келген АЖО-на сәйкес болса да, оның іске асырылуы
маңызды ретте пайдаланушы категориясына тәуелді.
АЖО-рының нақты заттың облысқа қиыншылық-профессионалдың бағдары бар.
Профессионалдың АЖО локальды кестелердегі жұмыс станциялардың, үлкен ЭЕМ-
ның интелектуалдық терминалдардың, автономдық жұмыс орындарының рөлін
атқарып, адамның есептеуіш жүйелерімен байланыстың негізгі инструменті
болып табылады. АЖО-ры ашық архитектуралы және қиыншылықты облыстарда жеңіл
бейімделеді. Жеке компьютерлер негізіндегі АЖО-рын құру пайдаланушыға
келесі көрсеткіштерді қамсыздандырады.
— Пайдаланушыға деген қарапайымдылықты, қолайлылық пен
достастықты;
— Пайдаланушының нақты қызметтеріне бейімделу
қарапайымдылығын;
— Эксплутация шарттарына жоғары емес талаптар мен орнықтыру
тығыздығын;
— Жоғары сенімділік пен өміршеңдікті;
— Техникалық қызмет етудің салыстырмалы қарапайым
ұйымдастыруды;
Автоматтандырылған жұмыс орнының қамсыздандыру. Кез-келген АЖО
конфигурациясы ақпараттық, технолоиялық, бағдарламалық қызмет етуді
ұйымдастыру кезінде жалпы талаптарға ету қажет.
АЖО-ның ақпараттық қамсыздандыру пайдаланушыға лайықты заттың облысқа
бағытталады. Құжаттардың өндірілуі түрлі құрылымдарын қажетті басқаруды,
массивтегі мәліметтердің қолайлы және тез түзетілуін іске асыруға мүмкіндік
беретін ақпараттың құрылымын ұсыну қажет
АЖО-ның техникалық қамсыздандыру техникалық құралдарының жоғары
сенімділігін, пайдаланушы қолайлы жұмыс тәртіптерін (ДҚ-ға таратылған
автономдық, жоғары деңгейлі техникалы ақпараттық) ұйымдастыруды,
белгіленген уақыт ішінде мәліметтердің қажетті көлемін орындау
қабілеттілігін кепіл ету қажет. АЖО-ры дара пайдаланып құралы болғандықтан,
ол қызмет көрсетудің жоғары эргономикалық қасиеттері мен комфортылығын
қамтамасыз ету қажет.
Бағдарламалық қамсыздандыру ең алдымен пайдаланушының профессионалдық
деңгейіне бағытталады, оның қызметтік қажеттіліктермен, квалификациясымен
және мамандандырумен сәйкес келеді. Бағдарламаның орта жағынан пайдаланушы
кез келген тәртіпте белсенді, не болса әрекетсіз жұмыс ету ынталығын
тұрақты демеуді сезімдеу қажет. Техникамен пайдаланушының жұмыс ету
барысында басымдығы күмәнсіз. Сондықтан олардың өзара іс-әрекет ету кезінде
бағдарламалық құралдардың жетілдірілуі арқасында адамға қолайлы жұмыс етуді
максималды қамсыздандыруды көздейді.
Белгілі бір саудалық банктер ішіндегі Бағалы қағаздарды басқаруда
АЖО-дың ақпараттық және бағдарламалық – техникалық мүмкіндіктерін мысал
ретінде қарастырайық. Бағалы қағаздарды басқару АЖО-ры келесі негізгі
есептерді шешуге мүмкіндік береді:
— Акционерлер реестрін жүргізуі
— Акциялар бойынша операцияларды тіркеу
— Девиденттерді санап беру
— Есеп беруді құрастыру
— Талдау есептерді орындау және т.б.
Бағалы қағаздары басқару АЖО-дың компоненттері:
— Мәліметтердің шоғырланған жиынтығы;
— Ақпаратты өндіру мен нәтижелерді бейнелеуді қамтамасыз
ететін есептік алгоритмдер жиынтығы;
— Құрып енгізілген анықтамалық жүйе;
— Тексттік редактор және калькулятор;
АЖО бағалы қағаздардың бастапқы орнықтыру мен қайталама айналысы мен
байланысқан операциялардың комплекстік автоматизациясы үшін арналған. Бұл
мәліметтердің біртұтас шоғырланған нормотивтік – анықтамалық жиынтығы мен
іске асырылатын есептесу есептердің жиынтығымен жұмыс істеуге негізделген.
АЖО-дың минималды конфигурациясы IBM PC типті жеке компьютер мен
принтерді қосады. Оперативті жадының талап етілетін көлемі – 510 Кбайт. Бір
акцирнер туралы ақпаратты сақтау үшін сыртқы тасымалдаушыда орташа 1 Кбайт
пайдаланады. Есептерді жүргізу және мәліметтермен жұмыс ету 1 Мбайттан
астам жадын талап етеді.
Электрондық құжат айналымен қолдану технологиясы. Ақпараттық ағымдарды
зерттеу барысында құжатайналымының дұрыс ұйымдастырылуына зор назар
аударылады, яғни құжаттың бірінші жазбасын жазу сәтінен бастап оның архивке
берілу сәті өту ізбасарын ұйымдастыру. Құжат айналымы экономикалық объектін
зерттеу деңгейінде айқындалады. Кез-келген экономикалық есеп бастапқы
құжаттардың анықталған мөлшер негізінде өндііледі. Өндіруге дейін құжаттың
қозғалысына зор мән беріледі. Құжат белгілі бір өндірістік-шауашылық
операцияларды экономикалық объектінің түрі бөлімшелерінде атқару барысында
пайда болады. Оның құрастырылуында көптеген бөлімшелердің түрлі атқарушылар
қатыса алады. Бұнымен құжат айналымның күрделілігі түсіндіріледі. Бұнда
құжаттың құрастырылудың қолдық тәсілі пайдаланады. Әдетте өз қозғалыс
схемалары бар құжаттардың бірнеше көшірмелері пайда болады. Түрлі
құжаттардың реквизиттерін көшірмелеуі, орындаушыларда бар құжаттардың артық
көпдеңгейлік пен ұзақтылық байқалады. Бұның бәрі құжат айналымын және
олардың өндіру мерзімін ұзартады.
Құжаттардың қолдық өндірілу практикасы. Көрсетуінше, құжаттардың түрлі
формалардың бар болудан құжат айналымның жүйесі күрделі және зор. Мысалы,
дайын өнімнің тапсыру есебі түрлі бөлімшелерде орындалады: қоймаларда, өтім
бөлімдерде, бухгалтерияда, өндіріс және жоспарлық бөлімдерде шаруашылық
құбылыстың жағын айқындайтын әр бөлек құжаттың басқа құжаттармен байланысы
бар. Мысалы, есеп құжаттарының ақпараттарының маршруттары мен көлемдердің
зерттеулері бойынша әр көрсеткіш орташа үш-төрт құжатта кездеседі.
Мамандадың бағалары бойынша әлемде миллиардтан аса жаңа құжаттар пайда
болады. Негізінен бұл текстік ақпарат, және оның 10%-і ғана — әрі қарайғы
автоматтандырылған өндіруге арналған құжаттар. Бұның кәсіпорындарда
(ұйымдар, банктер және т.б.) электрондық құжаттар айналымының қажетті
туралы мәндейді. Құжаттар айналымының автоматты жүйені таңдау критериялары:
кәсіпорын масштабы, компьютерлік өндірудегі техникалық және технологиялық
дайындау деңгейі, басқаруды автоматизациялаудың басқа жүйесінің бар болуы
немесе болмауы.
Кіші және орта кәсіпорындардағы құжат айналысының кіші көрімдері бар,
және бір немесе бінеше компьютерлері бар кәсіпорындар құжат айналымын
автоматизациялау үшін кең таралған және қолайлы текстік редакторларды
пайдалану мүмкін.
Ал құжаттар айналымдары үлкен көлемдері бар кіші және орташа
кәсіпорындар, сонымен қатар барлық үлкен кәсіпорындар құжат айналымын
басқарудың арнайы жүйелерін пайдалану қажет.
Электрондық қажет айналымының мысалын келтіейік 1С: электрондық
құжат айналымы бағдарламасы құжаттардың өндірілуін, сақтауын және ағымын
ұйымдастыруға қозғалыс автоматизациясы үшін арналған. Бұл бағдарлама
құжаттардың шаблондарын өндіруге, пайдаланушылардың толтыру ережелерін
орнықтыруға, құжаттардың өмірлік циклдарын құрастыруға, құжаттардың өтудің
маршруттық схемаларын орнатуға, орындаушылардың жұмысы мен уақыттың
графиктерін орындауды бақылауға, жұмыс орында құжаттадың конфиденциалдық
(жасырын) сақталу мен өндірілуін қамсыздандыруға, құжаттардың құрастыру
уақытында қиын операциялардың үлкен бөлігін автоматтандыруға, құжаттарды
жіберуге және қабылдауға, құжаттарды өндіруге және сақтау жерлерін
жүргізуге мүмкіндік береді. Құжаттар машинада ағаш түрлі құрылымы бар
папкаларда сақталады. Іздеу жүйесі жұмыс уақыттағы іздеу нәтижелеріне
сақтауға және қарапайым және күделі қажеттіліктерді құрастыруға мүмкіндік
береді. Операциялардың көпшілігі (автоқабылдау, автобақылау) автоматты
түрде орындалады. Жүйе құжаттардың бінеше тізімдерін қолдайды: бақылауда,
қабылданған, сақталмаған және т.б.
Ұйымның анықтамасы бөлімдердің иерархиялық құрылымын жүргізуге, бастық
пен бағынушылар арасындағы ақпараттық байланысын қолдауға, құжаттаудың
таратылу тізімдерін жүргізуге және т.б. мүмкіндік береді.
Сыртқы түзетуші құжаттардың маршрут бойынша өтуді нұсқалауға рұқсат
етеді. Маршрут редакторы құжаттардың өту сапарын реттейді, басқа
пайдаланушыларға құжаттардың көшірмелерін керекті маршрут нүктелерін
анықтайды. Маршруттың схеманың әрбір қатысушыға шекті түзету немесе көру
құқығын орнатуға болады.
Маршруттың схеманың әрбір қатысушы үшін құжаттың өндіру уақытына сай
шектемелер орнықтырылады.
Галактика бағдарламадағы Құжаттар айналымын басқару модулі
электрондық пішінде құжаттардың (келісімдердің, хаттардың, бұйрықтардың,
кеңес хаттамалардың және т.б.) есепке алу, сақтау және өндіру үшін
арналған. Құжат айналымына кіретін құжаттар электрондық пошта арқылы
сканермен көшіру арқылы қабылданады немесе түрлі текстік редакторлар
көмегімен дайындалады. Құжаттар айналымын басқару модулі фирма
жұмыстарының тізбесін құруды және жүргізуді, толық текстті құжаттарды
құрастыруды, құжаттар классификациясын құру және оны жұмыс үрдісінде
пайдалануды, өндіру сапары бойынша құжаттарды қозғалтуды, өндіруді жүргізу
мен құжаттарды орындау мен бақылауын, құжаттарды іздеу және оларды
бөлімшелерге жаппай таратуды және т.б. қамтамасыз етеді.
Қазіргі уақытта есептеу техникада мен мәліметтерді жеткізу құралдарын
жетілдіру облысындағы техникалық процесс, есептеу торларын ұйымдастырылуы
ақпараттар мен құжаттар ағымын автоматизациялауға келтіруді мағыналы
өзгеруге мүмкіндік береді.
Ең алдымен бастапқы құжаттарды құрастыратын ПЭВМ-нің мәнді рөлін
ескере алуға тиіс, құрастыру операциясы ақпаратты өндіру үрдісінде ең көп
еңбекті сыйстыратын операция болып табылады. Кәсіпорындарда (ұйымдарда,
фирмаларда, банктерде) экономикалық есептерді компьютерлік өндіру
проекттерін пайдалану барысында ПЭВМ көмегімен төлем тапсырмалар, кіріс
(шығыс) кассалық ордерлер, шот-фактуралар, тауар құжаттамалары және басқа
бастапқы құжаттар құрастырылуы дәстүлі оқиға болуы.
Есептеу кестелерін пайдалану барысында құжат айналымда да ерекше
өзгеістер пайда болады. Солай Клиет-банк жүйесі банк пен пайдаланушы
арасындағы қатынасу тәсілін өзгертеді, пайдаланушыны операционисті
қолданбай және өз офисінен шықпай-ақ өз есептерін шешуге мүмкіндік береді.
Ноутбуктер бар болуы қазірге бизнесменге кез-келген телефондық байланысы
бар жерде төлемдерді іске асыруға мүмкіндік береді. Сату, қызмет көрсету
саласында электрондық ақшасыз есептесу жүйесінің көмегімен ақша айналысын
қамтамасыз ететін VISA пластикалық карточкасы, EurocaixJ, Naster Card, STB,
CARD және басқа пластикалық карточкалар сияқты арнайы құралдарының
көмегімен клиент пен банк есептесу жүйесі өндірілген және тұрақты дамытуда.
Ең жаңа төлем жүйелері Ресейде де қолданылады.
Түрлі мемлекеттер арасындағы өзара есептесуді іске асыру үшін 1975-
1976 ж.ж. көптеген мемлекеттердің банктерін бірлестіретін SWIFT халықаралық
банктік телекомуникациялар жүйесі іске енгізілді. Әрбір банк сәйкес жабдық,
факсимальді байланысты орнату, классификация мен ақпаратты қорғаудың
біртұтас жүйесін қолдану міндеттемесін алды.
Орнықтырылған жабдықтың қуаты бір тәулік ішінде 1000-нан астам
құжаттарды аударуды қамтамасыз етеді. Ресейде бұл жүйеге көптеген банк
қатары қосылды және олардың саны тұрақты өседі.
Электрондық пошта мен электрондық қол қою негізіндегі жүйесі арқасында
құжат айналымы жетілдіреді.
Ақпараттық қамсыздандыру түсінігі. Ақпараттық қамсыздандыру (АҚ)
дегеніміз – автоматтандырылған ақпараттық элементтерінің негізгі элементі –
басқару шешімдерін қабылдауға негіз болып табылатын және басқарылатын
объекттің жағдайын сипаттайтын ақпаратты бейнелеуге арналған.
Экономикалық ақпаратты өндірудің автоматтандырылған жүйелер
теориясында АҚ – келесіге бөліну тиіс: белгілі заттық облысындағы (мысалы,
бухгалтерлік есеп көрсеткіштері, қаржылық-несие қызметінің, талдаудың
көрсеткіштері) көрсеткіштер жүйелеріне; кодтау және классификациялау
жүйесіне; құжаттау; ұйымдастырудың түрлі деңгейлі және машиналық
тасымалдауда және машиналарда соқталатын түрлі ақпараттық, массивтер
(файлдар).
АҚ-дың құрастырылуы бағдарламалық қамсыздандыру мен автоматтық өндіру
технологиямен тығыз байланыста іске асырылады.
ААЖ-автоматтандырылған ақпараттық жүйелер – соңғы пайдаланушыға
бағытталған, жеке машиналарды пайдалануды көздейтін жүйелер АҚ-дың
жобалауына құрылған келесімді өзгертеді. Компьютерлерді қолдану есепті
машиналар арқылы шешу үрдісінде пайдалануының қатысуын көздейді, бұған
қарай ақпараттық жұмыстарының көлемін ұлғайта отырып, мамандық міндеттерін
атқаруда экономикалық қызметінің жұмысшыларының ақпараттық қажеттіліктері
әсіресе кеңейтіледі.
Орталық ЭЕМ-ге қосылған ПЭВМ-нің көп деңгейлік жергілікті есептеу
торларын және үлестірілген АРМ-ды ұйымдастырған уақытта АҚ күделірек
болады. Белгілі жағдайда АҚ-да құрастырылуы өндірудің әр деңгейі үшін іске
асырылу керек.
Жұмыс орындағы шешілетін экономикалық есептердің, ақпарат арасындағы
айналымның айналымын, құжаттар айналымы арасындағы шеңберін орнату, сонымен
қатар үлестірілген мәліметтер банкінің ұйымдастыру сұрақтарын шешу қажет.
Классификаторлар кодтар. Белгілі бір реквизиттер-белгілер бойынша
топталған ақпараттары бар ведомстваларын, кестелерін, түрлі жинақтарды ЭЕМ-
де құрастырумен экономикалық есептерді өндірілуі аяқталды.
Есептеу техникаларының көмегімен мәліметтерді өндіру мен енгізу үшін
қолайлы жағдай жасайтын техникалық-экономикалық ақпаратты ұсынатын
классификаця және кодтау жүйесі негізінде ақпараттың топталуы іске
асырылады. Экономиканың ақпарат құжаттарда сандар мен әріптер түрінде
бекітіледі.
Көрсеткіштердің сандық-соммалық негіздері сандық мәнін, ал белгілер-
әріптік-сандық мәнін иемдейді. Бұндай белгілерге мысалға мекеме аталынуын,
жұмысшы тегін, және автоматтық өндіруге әрқашанда қолайлы емес бола алатын
операция түрлерін жатқызуға болады. Адам мен машинаға бұл ақпаратты қолайлы
қолдану үшін экономикалық ақпартты формаланған түрде сипаттайтын арнайы
құралдардың құрастырылуы талап етілді. Бұл құралдар классифкациялау мен
кодтаудың біртұтас жүйене кіретін өндірілген классфикаторлар қатарына
кіреді.
Экономикалық ақпараттың жүйелендірілуі түрлі классификаторлардың
қолдану қажеттілігін ескереді:
— Жалпы мемлекеттік, бүкіл мемлекет үшін біртұтас болып
табылатын және ортақтандырылған тәртіпте өндірілетін.
— Салалық кейбір қызмет сала үшін біртұтас. Салалақ
классификаторлар әдетте автоматтандырылған өндірудің
нұсқалық жобаларда өндіріледі. Мысалы, бухгалтерлік есеп
үшін есептер жоспарының, жалақыдан алынатын алымдар мен
төлемдер түрінің, материалдық құндылықтардың қозғалыс
операциялар түрлерінің кодтары құрылған.
— Жергілікті, белгілі ұйымдар, кәсіпорындарға сай
номенклатураларды құрастырылады (табельдік нөмерлерінің,
бөлімшелерінің, клиенттерінің кодтары). Жергілікті кодтарың
өндірілуі орындарда өндіріледі.
Код – бес белгілі, қиыстырылған жүйе бойынша құрылған және бес
топталған белгілерін қосады: сала, салалық, түр, топ, шағын топ.
Классификаторлардың құрастырылуын бастағанда, ең алдымен белгілі
есепті шешуде қандай жалпы мемлекеттік және салалық классификаторларды
пайдалануға болатын білу қажет, тек одан кейін Жергілікті кодтарын
құрастыруға кіріседі.
Автоматтандырылған жұмыс орындарын (АЖО) құруды көздейтін компьютерлік
ақпараттық жүйелерде классфикаторлар ерекше мәніне жетеді. Машинағы
ақпараттар топшасы бойынша орындалатын белгілері ғана құжатта кодталады.
Машиналық өндіру бойынша мамандармен қатар бұл үрдісте экономикалық-
пайдаланушылар зор рөл атқарады
Электрондық құжат айналымен қолдану технологиясы. Ақпараттық ағымдарды
зерттеу барысында құжатайналымының дұрыс ұйымдастырылуына зор назар
аударылады, яғни құжаттың бірінші жазбасын жазу сәтінен бастап оның архивке
берілу сәті өту ізбасарын ұйымдастыру. Құжат айналымы экономикалық объектін
зерттеу деңгейінде айқындалады. Кез-келген экономикалық есеп бастапқы
құжаттардың анықталған мөлшер негізінде өндііледі. Өндіруге дейін құжаттың
қозғалысына зор мән беріледі. Құжат белгілі бір өндірістік-шауашылық
операцияларды экономикалық объектінің түрі бөлімшелерінде атқару барысында
пайда болады. Оның құрастырылуында көптеген бөлімшелердің түрлі атқарушылар
қатыса алады. Бұнымен құжат айналымның күрделілігі түсіндіріледі. Бұнда
құжаттың құрастырылудың қолдық тәсілі пайдаланады. Әдетте өз қозғалыс
схемалары бар құжаттардың бірнеше көшірмелері пайда болады. Түрлі
құжаттардың реквизиттерін көшірмелеуі, орындаушыларда бар құжаттардың артық
көпдеңгейлік пен ұзақтылық байқалады. Бұның бәрі құжат айналымын және
олардың өндіру мерзімін ұзартады.
Құжаттардың қолдық өндірілу практикасы. Көрсетуінше, құжаттардың түрлі
формалардың бар болудан құжат айналымның жүйесі күрделі және зор. Мысалы,
дайын өнімнің тапсыру есебі түрлі бөлімшелерде орындалады: қоймаларда, өтім
бөлімдерде, бухгалтерияда, өндіріс және жоспарлық бөлімдерде шаруашылық
құбылыстың жағын айқындайтын әр бөлек құжаттың басқа құжаттармен байланысы
бар. Мысалы, есеп құжаттарының ақпараттарының маршруттары мен көлемдердің
зерттеулері бойынша әр көрсеткіш орташа үш-төрт құжатта кездеседі.
Мамандадың бағалары бойынша әлемде миллиардтан аса жаңа құжаттар пайда
болады. Негізінен бұл текстік ақпарат, және оның 10%-і ғана — әрі қарайғы
автоматтандырылған өндіруге арналған құжаттар. Бұның кәсіпорындарда
(ұйымдар, банктер және т.б.) электрондық құжаттар айналымының қажетті
туралы мәндейді. Құжаттар айналымының автоматты жүйені таңдау критериялары:
кәсіпорын масштабы, компьютерлік өндірудегі техникалық және технологиялық
дайындау деңгейі, басқаруды автоматизациялаудың басқа жүйесінің бар болуы
немесе болмауы.
Кіші және орта кәсіпорындардағы құжат айналысының кіші көрімдері бар,
және бір немесе бінеше компьютерлері бар кәсіпорындар құжат айналымын
автоматизациялау үшін кең таралған және қолайлы текстік редакторларды
пайдалану мүмкін.
Ал құжаттар айналымдары үлкен көлемдері бар кіші және орташа
кәсіпорындар, сонымен қатар барлық үлкен кәсіпорындар құжат айналымын
басқарудың арнайы жүйелерін пайдалану қажет.
Электрондық қажет айналымының мысалын келтіейік 1С: электрондық құжат
айналымы бағдарламасы құжаттардың өндірілуін, сақтауын және ағымын
ұйымдастыруға қозғалыс автоматизациясы үшін арналған. Бұл бағдарлама
құжаттардың шаблондарын өндіруге, пайдаланушылардың толтыру ережелерін
орнықтыруға, құжаттардың өмірлік циклдарын құрастыруға, құжаттардың өтудің
маршруттық схемаларын орнатуға, орындаушылардың жұмысы мен уақыттың
графиктерін орындауды бақылауға, жұмыс орында құжаттадың конфиденциалдық
(жасырын) сақталу мен өндірілуін қамсыздандыруға, құжаттардың құрастыру
уақытында қиын операциялардың үлкен бөлігін автоматтандыруға, құжаттарды
жіберуге және қабылдауға, құжаттарды өндіруге және сақтау жерлерін
жүргізуге мүмкіндік береді. Құжаттар машинада ағаш түрлі құрылымы бар
папкаларда сақталады. Іздеу жүйесі жұмыс уақыттағы іздеу нәтижелеріне
сақтауға және қарапайым және күделі қажеттіліктерді құрастыруға мүмкіндік
береді. Операциялардың көпшілігі (автоқабылдау, автобақылау) автоматты
түрде орындалады. Жүйе құжаттардың бінеше тізімдерін қолдайды: бақылауда,
қабылданған, сақталмаған және т.б.
Ұйымның анықтамасы бөлімдердің иерархиялық құрылымын жүргізуге, бастық
пен бағынушылар арасындағы ақпараттық байланысын қолдауға, құжаттаудың
таратылу тізімдерін жүргізуге және т.б. мүмкіндік береді.
Сыртқы түзетуші құжаттардың маршрут бойынша өтуді нұсқалауға рұқсат
етеді. Маршрут редакторы құжаттардың өту сапарын реттейді, басқа
пайдаланушыларға құжаттардың көшірмелерін керекті маршрут нүктелерін
анықтайды. Маршруттың схеманың әрбір қатысушыға шекті түзету немесе көру
құқығын орнатуға болады.
Маршруттың схеманың әрбір қатысушы үшін құжаттың өндіру уақытына сай
шектемелер орнықтырылады.
Галактика бағдарламадағы Құжаттар айналымын басқару модулі
электрондық пішінде құжаттардың (келісімдердің, хаттардың, бұйрықтардың,
кеңес хаттамалардың және т.б.) есепке алу, сақтау және өндіру үшін
арналған. Құжат айналымына кіретін құжаттар электрондық пошта арқылы
сканермен көшіру арқылы қабылданады немесе түрлі текстік редакторлар
көмегімен дайындалады. Құжаттар айналымын басқару модулі фирма
жұмыстарының тізбесін құруды және жүргізуді, толық текстті құжаттарды
құрастыруды, құжаттар классификациясын құру және оны жұмыс үрдісінде
пайдалануды, өндіру сапары бойынша құжаттарды қозғалтуды, өндіруді жүргізу
мен құжаттарды орындау мен бақылауын, құжаттарды іздеу және оларды
бөлімшелерге жаппай таратуды және т.б. қамтамасыз етеді.
Қазіргі уақытта есептеу техникада мен мәліметтерді жеткізу құралдарын
жетілдіру облысындағы техникалық процесс, есептеу торларын ұйымдастырылуы
ақпараттар мен құжаттар ағымын автоматизациялауға келтіруді мағыналы
өзгеруге мүмкіндік береді.
Ең алдымен бастапқы құжаттарды құрастыратын ПЭВМ-нің мәнді рөлін
ескере алуға тиіс, құрастыру операциясы ақпаратты өндіру үрдісінде ең көп
еңбекті сыйстыратын операция болып табылады. Кәсіпорындарда (ұйымдарда,
фирмаларда, банктерде) экономикалық есептерді компьютерлік өндіру
проекттерін пайдалану барысында ПЭВМ көмегімен төлем тапсырмалар, кіріс
(шығыс) кассалық ордерлер, шот-фактуралар, тауар құжаттамалары және басқа
бастапқы құжаттар құрастырылуы дәстүлі оқиға болуы.
Есептеу кестелерін пайдалану барысында құжат айналымда да ерекше
өзгеістер пайда болады. Солай Клиет-банк жүйесі банк пен пайдаланушы
арасындағы қатынасу тәсілін өзгертеді, пайдаланушыны операционисті
қолданбай және өз офисінен шықпай-ақ өз есептерін шешуге мүмкіндік береді.
Ноутбуктер бар болуы қазірге бизнесменге кез-келген телефондық байланысы
бар жерде төлемдерді іске асыруға мүмкіндік береді. Сату, қызмет көрсету
саласында электрондық ақшасыз есептесу жүйесінің көмегімен ақша айналысын
қамтамасыз ететін VISA пластикалық карточкасы, EurocaixJ, Naster Card, STB,
CARD және басқа пластикалық карточкалар сияқты арнайы құралдарының
көмегімен клиент пен банк есептесу жүйесі өндірілген және тұрақты дамытуда.
Ең жаңа төлем жүйелері Ресейде де қолданылады.
Түрлі мемлекеттер арасындағы өзара есептесуді іске асыру үшін 1975-
1976 ж.ж. көптеген мемлекеттердің банктерін бірлестіретін SWIFT халықаралық
банктік телекомуникациялар жүйесі іске енгізілді. Әрбір банк сәйкес жабдық,
факсимальді байланысты орнату, классификация мен ақпаратты қорғаудың
біртұтас жүйесін қолдану міндеттемесін алды.
Орнықтырылған жабдықтың қуаты бір тәулік ішінде 1000-нан астам
құжаттарды аударуды қамтамасыз етеді. Ресейде бұл жүйеге көптеген банк
қатары қосылды және олардың саны тұрақты өседі.
Электрондық пошта мен электрондық қол қою негізіндегі жүйесі арқасында
құжат айналымы жетілдіреді.
Құжаттау. Автоматтық өндіруге ақпараттың негізгі тасымалдаушылары
кіріс және шығыс құжаттары болып табылады, яғни заңды күші бар ақпаратты
тасымалдау формалары. Кіріс құжаттары басқару объектінің жағдайын
бейнелейтін өндірмеген, бастапқы ақпаратын иемдейді, қолмен немесе
техникалық құралдар көмегімен толықтырылады.
Шығыс құжаттары автоматтандырылған өндіру нәтижесінде алынған жинақтың
– топталған мәліметтерден тұрады, және машиналардың баспа құрылдарымен
дайындалады.
Құжат дегеніміз нұсқаланған формадағы және заңдық күші бар бланкте
табиғи тілінде қолмен немесе баспа тәсілімен бекітілген ақпараттық хабар.
Құжат құрылымы. Унификацияланған құжаттарға қойылатын талаптар:
құжатта атау, мазмұндау және ресімдеу – үш бөлігінен тұратын стандартты
формасы болу қажет.
Атау бөлігі есепте алынған объекті мен құжатты келесі сипаттамалардан
тұру қажет:
— есепте алынған объектінің (кәсіпорын, ұйым, жұмыс етуші) аты;
— құжат спаттамасы (индекс, ОКУД бойынша код);
— құжат аты;
— құжаттағы реквизиттер-белгілер үшін тұрақты кодтарды орнықтыру зонасы;
Атау бөлігінде автоматты түрде өндіру үшін кодталатын текстік
ақпаратты бейнелену қажет. Сол үшін құжаттың үстінде кодтарды орнықтыру шек
бөлініп қалдырады. Шек зоналық формада құрылған. Оның элементтерінде 2
тіркеу торлары бар: біріншісінде белгінің аты типографиялық тәсілімен
басылған, ал екіншісінде оның кодтарын қолмен қояды. Негізінен бұл кодтар
мәліметтердің жнақталуын қамсыздандыратын топталған белгілерінің кодтары
болып табылады.
Мазмұндау бөлігі бағаналар мен жолдарында сандық-соммалық негіздер мен
олардың аттары орналасқан кесте түрінде құралады, әдетте жолар мен
бағаналар кестенің сол жағында орналасады. Құжаттар кестенің көпжолдық,
тұрақты және ауыспалы құрамды болып табылады.
Құжаттың ресімдеу бөлігінде оның толтыру уақытын, дұрыс құрастырылуын
растайтын заңды тұлғаның мөрі болу қажет.
Белгілі бір экономикалық есептердің автоматтандырылған өндірістің
алдын-ала жобалау деңгейінде объектті зерттеу барысында есепті шешуде
қолданылатын бастапқы құжаттардың бүкіл түрлер мен формалары зерттеледі.
Құжаттың формаларын өндіруде қолдың тәсілінде, сол сияқты ПЭВМ
көмегімен ең алдымен қағазда құжат нұсқасын, оған кіретін реквизиттерін,
олардың орналасқан жерін орнату қажет, құжатқа, жолдарға, бағаналарға ат
беру қажет.
Электрондық кестелер мен графикалық құруда ең атақты және кең
қолданылатын Excel жүйесін болып табылады.
2 АҚПАРАТТЫҚ ЖҮЙЕЛЕР НЕГІЗІ
2.1 Қысқаша тарихи шолу

Қазіргі қоғамдық прогрестің ғылыми-техникалық дамуы барысында
кибернетиканы және оның басты әдісі жүйелік ыңғайды кеңінен қолдану
әлеуметтік-экономикалық үрдістерді басқарудағы мәселелерді шешуде өз
септігін елеулі түрде тигізіп отырғандығы мәлім.
Кибернетика ұғымының анықтамасында оның объектісі,пәні және мақсаты
төнірегіндегі ойлар қалыптасты.Оның меңгеру объектісіне-күрделі динамикалық
жүйелер;пәніне –жүйені басқарудағы ақпараттық үрдіс;мақсатына-басқарудағы
тиімді нәтижелерге жетудегі әдістермен жабдықтарды тұрғызу жатады.
Жүйе,ақпарат,үлгі,басқару ұғымдары әр түрлі жүйелердегі басқару
барысының ұқсастықтарын және олардың ақпараттық үрдіс арқылы өрнектелетінін
байқатты. Кибернетика басқарудағы үрдістерді үлгілеудің ыңғайлы екендігін
де көрсетіп отыр.
Ақпарат жүйесінің теориясы деп, ақпаратты алуға,өткізуге,өндеуге және
сақтауға байланысты сандық заңдылықтарды меңгеретін ғылымды айтуға болад.
К.Купфмюллер ұсынысымен қалыптасқан”жүйелер теориясы” ұғымы қоршаған
шынайы әлем аспектлерін қандай да бір идеялар мен әдістер негізінде танып
білуге және сипаттауға қызмет ететін ғылымды білдіреді.
Жалпы, жүйелер теориясы фундаменталъді негіз салушы ғылымға жатады,әрі
ол қолданбалы ғылым саласында өзінің жүйелік ғылым ретіндегі байланыс
әсерін білдіреді.
Жүйелер теориясының негізін салушы, австриялық биолог Людвиг фон
Берталанфи “Жалпы жүйелер теориясының тарихы мен статусы ” еңбегінде және
Г.Вунш,дж.ван гиг,У.Росс Эшби,А.Холл, А.И.Уемова,Ю.А.Урманцевтер өз
еңбектерінде жүйе, элемент, қатынас немесе байланыс, мақсат, қадағалаушы
ұғымдарына анықтамалар беруге тырысып , жүйе категориясын таным теориясы
категориясымен қатар қойды.
1930 жылдары Л.Берталанфи тұңғыш рет жүйелердің жалпы теориясы
концепциясын тұжырымдады.
1940 жылдары байланыстар теориясынаң практикалық есептерінен пайда
болған ақпарат жүйесі қазіргі кезде жүйе элементтерінің үрдісін
оңтайландырудағы қажетті математикалық құралға айналды.
Осы ойлар төнірегінде 1948 жылы Норберт Винердің “Кибернетика,немесе
басқару және хайуанат пен машинадағы ” кітабы жарық көрді.Ол сол жылы
автоматтардың жалпы теориясын және жасанды интеллект теориясының негізін
өндеді.
Сонымен бірге, 1948 жылы С.Шенонның байланыстар теориясы негізінде
ақпарат санының … жалғасы