Жаңа кесте терезесі | Скачать Материал

Жалпы педагогика және информатика
кафедрасы

Реферат

Тақырыбы: Microsoft Access

Орындаған: 04305 топ студенті

Жанғазиева С.С.
Тексерген:
оқытушы Сафуллин Е.Н.

2011жыл.

Жоспар

I. Кіріспе.

II. Негізгі бөлім.

a) Access-ті іске қосу.Деректер қорын құру, ашу және жабу.

b) Кесте .

c) Формалар.

d) Түймелер мен макростар.

e) Модульдер жөнінде.

III. Қорытынды.

IV. Пайдаланған әдебиеттер.

Кіріспе

Мәліметтер базасы дегеніміз ақпаратты сақтауға және жинақтауға
арналған ұйымдасқан құрылым.

Мәліметтер базасын басқару жүйесі дегеніміз жаңа мәліметтер базасын
құруға, оны мәліметтермен толтыруға, оның мазмұнын редакциялауға, оларды
реттеуге, безендіруге және баспа құрылғыларына шығаруға немесе байланыс
арналарына жөнелтуге арналғанг программалық құралдар кешені.

Оларды сақтаудың көп тараған әдісі – компьютерде деректер қоры түрінде
сақтау. Деректер қоры – құрылымы берілген тәсіл бойынша ұйымдастырылған
арнайы форматтағы файл. Деректер қорында сақталатын берілгендер кесте
түрінде дайындалады. Яғни, дискілік файл – деректерқоры, оған енгізілетін
кесте – деректерқоры құрамында сақталушы объект (обьект – қасиеттері,
өрістері бар, өзімен түрлі әрекеттер орындауға болатын нәрсе, мысалы, кесте
). Деректердің байланысты элементтер тобын жазба деп атайды.

Деректерді және олардың арасындағы байланыстарды ұйымдастырудың түрлі
типтері бар: иерхиялық, реляциялық және тораптық.

Иерхиялық деректер қорында жазба элементтері реттеліп жазылады да,
оның бір элементі негізгі, қалғандары бағыныңқы элементтер деп есептеледі.
Мұнда элементер нақты тізбек бойынша сатылы түрде реттеліп қойылады. Онда
берілгендерді іздеп табу саты бойынша төмен бағытта жүргізіледі. Мысалы,
Norton commander программасындағы каталогтар, білім жүйесіндегі иерархиялық
кластар тізімі, т.б.

Реляциялық деректер қоры – кесте түрінде дайындалған берілгендер. Ол
ең көп тараған берілгендер қоры, кестелер арасындағы байланыстар – жиі
пайдаланылатын ең маңызды ұғым. Деректер қорында жазба үшін кесте жолы
түсініледі, кестеде қайталанатын бірдей жолдар болмайды. Кесте бағанын
құрайтын жазба элементтері өріс деп аталады. Өрістің негізгі ерекшелігі –
бір өріс элементтері бірдей типті етіп құрылады, мысалы, сандық не
символдық. Бұл – реляциялық деректер қорының Excel-ден негізгі айырмашылығы
(Excel-де бір өріс элементтері түрлі типті бола береді және ол тек бір
пайдаланушыға ғана арналған, ал реляциялық деректер қорымен көптеген
адамдар жұмыс істей береді). Мұндай деректер қорында кестелерді
байланыстырып, олардың кейбір өрістері арқылы түрлі жаңа кестелер құруға
болады. Мұндай кестелерді сұранысатар деп атайды.

Реляциялық деректер қорын құру және онымен жұмыс істеуді басқару үшін
көптеген арнайы программалар дайындалған: Dbase, FoxBase, FoxPro, Access,
т.б. Оларды Деректер қорын басқару жүйелері деп атайды.

Access,Excel,Word сияқты күрделі программалар арқылы дайындалған
кестелердің ерекшеліктерінің бірі – олар бірінен екіншісіне жеңіл түрде
жіберіле және қабылдана алады.

Кестенің өріс құрылымы жөнінде ескеретін жайттар:
-Өріс атулары бірегей(қайталанбайтын) болуы
тиіс. Атау үшін .(нүкте),!(леп белгісі),[,](ашу, жабу квадрат жақшалары)
символдарынан басқа саны 64-ке дейін символдар тізбегін алуға болады.
–Әр өріске
бір типті ғана берілгендерді енгізу мүмкін. Типтер мәтіндік(текстік),
сандық, датауақыт, логикалық, ақшалық болып бірнеше түрге бөлінеді.

–Түрлі өріс түрлі қаситетті(қасите –
өріс типі, өріс ұзындығы, т.б.). –Кейбір
жағдайларда Access-те деректер қоры кестесінің бірінші өрісі етіліп
автоматты түрде Код тақырыбы меншіктелген өріс қосылып қойылады. Оны
Есептегіш(счетчик) типті өріс деп атайды. Егер кестеде мұндай өрәс бар
болса, әр жазу енгізілген сайын оның ретік нөмірі осы өріске кірістіріліп
қойылады.

Деректер қорында құрылған кестелердің бірдей атаулы өрістері болып
және олардың типтері бірдей болса, мұндай кестелерді байланыстыруға болады
және оларды пайдаланып басқа кесте құруға болады(белгілі жағдайларда
Access байланыстыруды автоматты түрде жүргізе алады).

Кестелерді байланыстыру үшін тағайындалған өрістерді кілттік өрістер
деп атайды. Олардың кемінде біреуініңкілттік өрісі бірегей, екіншісінің
өрісі осы типті болуы тиіс. Бақа нұсқау берілмесе, Access автоматты түрде
есептегіш өріс құрып, оны кілттік етіп қояды.

Access-ті іске қосу. Деректер қорын құру, ашу және жабу.

Access-ті іске қосу үшін Windows жұмыс үстелі арқылы Іске қосу →
Программалар → Microsoft Access командасын беружеткілікті. Деректер қорын
құруға өту не оны ашуға арналған сұхбаттық терезе көрінеді(1 сурет).

1 сурет. Access іске қосылғын кезде көрінетін деректер
қорын құруға өру не оны ашу терезесі

Оның астынғы жағында Access-тің көмескі түрде өз терезесі байқалады.
Access-тің негізгі мәзірпунктеріне енгізілген командалардың көпшілігі
Windows командалары сияқты. Қажет болса, олардың қызметін Access-тің
анықтамалық мәзірі арқылы анықтау қиын емес. Access 97-де 22 түрлі аспаптар
панелі бар. Олардың бірін экранға шығару не жасыру үшін Түр→Аспаптар
панелі→Бапқа келтіру командасын беріп, көрінген сұхбаттық терезеден сәйкес
ауыстырып қосқышты орнату не алып тастау жеткілікті. Қор терезесінде
деректер қоры құрамындағы алты объектімен жұмысты бастауға арналған алты
қондырма бет бар: Кестелер, Сұраныстар, Формалар, Есептер, Макростар,
Модульдер. Олардың алғашқы төртеуі негізгі объектілер(2 сурет).

2сурет. Деректер қоры терезесі.

Макростар – макрокомандалар (бірнеше командаларды біріктіріп
орындайтын команда). Мысалы, Quit(шығу) – Access-тен шығу, Delete(жою) –
макрокомандалар. «Макрос» қондырмасын пайдаланып ашылған терезеге
макростыенгізуге болады.

Модульдер – Visual Basic программалау тілінде жазылған ішкі
программалар. «Модульдер» қондырмасы осы программалармен жұмыс істеуге
арналған. Access-тің стандартты құралдары жеткіліксіз болған жағдайда
программалаушы осы тілде программалық модульдерді жазып, жүйенің жүмыс
істеу мүмкіндіктерінарттыруына болады.

Деректер қоры терезесінің оң жағында үш командалық түйме орналасқан:
Ашу, Конструктор, Құру.

Ашу түймесі қондырмадан таңдалған объекті ашады. Егер объект кесте
болса, оны көріп шығуға, жаңа жазу қосуға және кесте берілгендерін
өзгертуге болады.

Конструктор түймесі қондырмадан таңдалған объект құрылымын ашып, оны
түзету, бапқа келтіру үшін пайдаланылады. Егер объекткесте болса, оған жаңа
өрістер не бар өрістерінің қасиеттерін өзгертуге не жаңа кесте құруға да
болады.

Құру түймесінің іс-әрекеті: жаңа объект құру үшін пайдаланылатын
сұхбаттық терезені ашу.

Деректер қорын жабу үшін оның терезесінің «Жабу» түймесін шерту не
Файл→Жабу командасын беру жеткілікті.

Деректер қорын ашу үшін Access-ті қосқан кезде көрінетін терезеден
Деректер қорын ашу ауыстырып қосқышына белсендіріп, атауын екі рет шертсе
болғаны. Тізімде ол көрінбесе, терезеде орналасқан «Басқа файлдар…»
қатарының екі рет шертілуі тиіс. «Деректер қоры файлын ашу » сұхбаттық
терезесі көрінеді.

Кесте

Кестені қолдан құру

Кесте – деректер қорының негізгі объектісі. Кесте құру үшіндеректер
қоры терезесін ашып, Кестелер→Құру командасын беру керек. Жаңа кесте
сұхбаттық терезесі көрінеді(3 сурет). Онда кесте құрудың үш режимі бар:
-Кесте режимі ( кестені қолдан құру).
–Кестелер
шебері (кестені автоматты түрде құру).
–Конструктор.
3 сурет.Жаңа кесте терезесі.

Кестені қолдан құру технологиясы:

1. Жаңа кесте » терезесінен «Кесте режимі» қатарын таңдап, ОК түймесін
шерту (режим қатарын екі рет шертуге де болады). «Кесте1» атаулы бос
терезе көрінеді (4 сурет).

4 сурет.Кесте режимінде ашылған кесте құрылымы .

2. Ретімен оның Өрәс1, Өріс2,… тақырыптарын екі реттен шертіп, олардың
орнына құрлатын кестенің өріс тақырыптарын (атауларын ) енгізу.

3. Ұяшықтарға жазу элементтерін енгізу. Ұяшыққа ендірілген элемент оған
сыймаса, оны ескерудің қажеті жоқ. Көріністі көргіңіз келсе,
көрсеткішті өріс тақырыбының шетіне әкеліп,баған сызығын әдеттегідей
әрі-бері жылжытуға болады. Қатені түзету үшін BS не Del пернелерін
пайдалану жеткілікті.

4. Терезенің Жабу түймесін шертіп, терезені жабу. Access кесте құрылымын
сақтау сұралатын сұхбаттық терезе шығарады. Оның Иә түймесін шерту.

5. Кесте атауы сұралатын сұхбаттық терезе көрінеді. Access-тің уақытша
тағайындаған атауын өзгерткіңіз келсе, жаңа атау енгізіп, ОК түймесін
шерту.

6. Кілттік өріс құру сұралатын сұхбаттық терезе көрінеді. Егер Иә
түймесін шертсеңіз, Access автоматты түрде кестеге Код атаулы
есептегіш өрісті қосып қояды. Бұл өріс келешекте керек болмаса Жоқ
түймесін шерту.

Құрылған кесте деректер қорының Кестелер бөліміне жазылып қойылады.
Дайындалған кесте мазмұнын көріп шығу үшін деректер қоры терезесінің
Кестелер қондырмасын ашып, кесте атауын, одан әрі Ашу түймесін шертсе
болғаны.

Конструктор режимі. Өрісті кілтік ету. Өріс қасиеттері.

Кесте конструкторын түрлі әрекеттер үшін пайдалануға болады:
-өріс атауын өзгерту; өріс типін өзгерту;
-өріс өлшемі
мен форматын қайта орнату;
-жаңа өріс қосу; өрісті кілттік ету;

-жаңа кесте құру;өрісті индекстік ету және т.б.

Конструктор терезесін ашу үшін деректер қоры терезесінің Кестелер
қондырмасынан кесте атауын таңдап, Конструктор түймесін шерту керек.
Мысалы, сақтаулы «Сессия» кестесі үшін оның көрінуі 5 суретте көрсетілген.
Кестенің өріс типін өзгерту үшін осы терезенің «Деректер типі» бағанынан
өріс қатарында орналасқан ұяшықты таңдау керек. Оның оң жағында тілсызық
түймесі пайда болды. Оны шертіп, ашылған тізімнен қажетті типті таңдаса
болғаны. Конструктор режимі терезесінде Нөмір, Математ, Физика,Информатика
өрістерін Access мәтіндік тип түрінде сипаттауы мүмкін. Оларды сандық типке
алмастыруға болады. Өрісті кілтік ету үшін көрсеткішті атауының үстіне
әкеліп, тышқанның оң түймесін шерту керек. Көрінген жанама мәзірден
кілтіктік өріс қатарын шерту жеткілікті. ДатаУақыт және Ақшалық типті өріс
қасиеттерін орнату тәсілдері де жоғарыдағы сияқты.

5 сурет. Сессия кестесі үшін Конструктор режимі терезесі

Ескерту: 1. Конструктор терезесінің Сипаттау бөлімін толтыру міндетті
емес. 2. Конструктор режимі арқылы Жаңа кесте құру үшін терезенің өріс
атауы бағанына сәйкес тақырыптардыенгізу керек. 3. Кестеге жаңа өріс қосу
қажет болса да, тақырыбын өріс атауы бағанына енгізу жеткілікті. 4. Жаңа
кесте құру үшін Кестелер→Конструктор командасының берілуі тиіс.

Әр кестенің өз құрылымы бар. Құрылым оның өрістері құрамы мен олардың
қасиеттерінен тұрады. Өрістің негізгі қаситеттері – оның типі мен өлшемі.

Acсess құрылған кестенің өріс қасиеттерін автоматты түрде орнатып қояды.
Қажет болса, оны қолдан өзгерту де, ал жаңа кесте үшін орнатудв мүмкін.
Түрлі типті өрістердің қасиеттері түрлі-түрлі. Өріс типі таңдалған кезде
оның қасиеттері Конструктор режимі терезесінің төменгі бөлімінде көрінетін
жалпы қондырмасына енгізіліп орнатылып қойылады.

Мәтіндік типті өріс үшін басқа қасиеттерді орнату міндетті емес. Мұнда
ескеретін жайт – қасиеттер құрамында «Қолтаңба» жолы да бар. Ол – формамен
жұмыс істеу кезінде Access автоматты түрде меншіктейтін өрістің екінші
атауы.

Сандық типті өріс қасиеттерін орнату. Сандық өрістер бүтін не нақты
сандар енгізілетін өрістер болып екіге бқлінеді. Конструктор режимінде
бүтін сандық өріс таңдалған кезде Жалпы панелінің пішіні кескінделген. Жаңа
құрылатын кесте сандық өріс құру не өрісті бапқа келтіру үшін қондырмадан
өріс өлшемін, өріс форматын орнатып қою керек. Қондырмада типке сәйкес
тізімді экранға шығару үшін көрінген сәйкес қатардың таңдалуы тиіс.
Қатардың оң жағында тілсызық түймесі пайда болады. Оны шертіп, көрінген
тізімнен қажеттісін таңдау керек.

Қондырмадан Өріс форматы мен ондық таңбалар санын орнату қатарларын
таңдап, қатарда көрінген тілсызық түймесін шерткен кезде тізімдер көрінеді.

ДатаУақыт және Ақшалық типті өріс қасиеттерін орнату тәсілдері де
жоғарыдағы сияқты.

МЕМО өрісі. Өріс мәтіндік өріс сияқты, бірақ ол ұяшықта [257…65535]
аралығындағы символдар тізбегінен тұратын ұзын типті мәтндік деректерді
сыйдыру үшін таңдалады. МЕМО өрісінің ерекшелігі – деректер басқа жерде
сақтауға жіберіледі де, ол орналастырылған орында сілтеме көрсеткіш қана
сақталады.

Логикалық және Есептегіш типті өріс форматтарын Access автоматты түрде
өзі орнатады. Логикалық өріс ұяшығына ауыстырып қосқыш белгісі енгізулі
тұрады. Он ыорнату ұяшықта логикалық Иә(ақиқат), орнатуды алыптастау
Жоқ(жалған) мәнін енгізу деп қабылданады.

OLE объектісінің өрісі басқа программалар арқылы құрылған сурет және т.б.
объектілерді кірістіру үшін, Гиперсілтеме өрісі Интернет не басқа
объектінің файлдарымен байланыс орнату үшін гиперсілтеме мәтінін енгізу
үшін қолданылады.

Алмастыру шебері – өріс типтерінің соңғысы етіп енгізілген элемент. Ол
тип атауы емес, кестелер байланысын орнатуға арналған ішкі программа.
Кітапта кестелер байланысын құрудың басқа тәсілі баяндалған .

Кесте өрісін индекстеу.

Access-те индекс берілгендерді бір не бірнеше өріс бойынша іздеуді
жылдамдату үшін пайдаланылады. Кілтік өрісі бар кез келген кесте осы өріс
бойынша индекстеліп қойылады. Қажет болса, басқа өрісті не өрістерді
қолдан индекстеп қоюға да болады. Әдетте олар кестелерді біріктіру үшін не
кестені осы өрістер бойынша сорттау үшін қажет. Индекстеуге болатын өріс
типтері: мәтіндік, сандық, ақшалық және дата мен уақыт. Бір өрісті қолдан
индекстеу үшін конструктор терезесінің жоғарғы бөлігінде көрінген осы
өрісті таңдап, төменгі бөлігінің Жалпы қондырмасының Индекстелген өріс
қатарына Иә мәнін енгізу керек. Соңында терезені жауып, көрінген сұхбаттық
терезелерге оң жауап беру жеткілікті.

Кесте шебері

Кесте құрудың келесі әдісі – Кесте шебері ішкі программасы арқылы
автоматты түрде құру. Құру жолы.

1. Жаңа кесте терезесін ашып(6 сурет), «Кесте шебері» қатарын екі рет
шерту. Программа іске қосылып, оның төрт қадамдық терезесінің бірінші
қадам сұхбаттық терезесі көрінеді.

2. Терезеде: а) «Жеке» не «Жұмыста қолдану» ауыстырып қосқыштарының
қажеттісін орнату.

б) «Кесте үлгілері» панелінен кесте типін таңдау. Онвң өріс атаулары «Өріс
үлгілері» панеліне кірістіріліп қойылады. в) «Өріс үлгілері» панелінен
қажетті өріс атауларын «Жаңа кесте өрістері» панеліне көшіру.

6 сурет. Кесте шеберінің сұхбаттық терезесі.

3. Екінші қадам терезесінде кілтті пайдаланушының анықтауы не кілтті
автоматты түрде анықтау ауыстырып қосқыштарының бірін орнату. «Кілтті
автоматты түрде анықтау» ауыстырып қосқышы орнатылса, Access есептегіш
типті кілттік өріс құрып шығады. Бірінші аталған ауыстырып қосқыш
орнатылған кезде «Одан әрі» түймесі басып, кілтті көрінетін қосымша
сұхбаттық терезеде анықтау керек.

4. Үшінші қадам терезесінде кестені бұрыннан құрылған кестелермен
байланыстыру мүмкіндігі бар. Қажет болса, терезеде көрінген нұсқауларды
орындау.

5. Соңғы терезеде үш ауыстырып қрсқыш көрінеді. Олардың қажеттісін
орнату.

Кестелермен жұмыс

Кесте элементтерін таңдау және көшіру

a)Ұяшықты таңдау үшін көрсеткішті оның сол жақ шетіне орналастырып, ақ
крест түріне айналған кезде тышқан түймесін … жалғасы