Сөйлесуді жүргізу ережесі | туралы қазақша

Серіктес немесе клиентпен Тікелей сөйлесу әрдайым мүмкін емес. Сондықтан біз жиі телефонмен хабарласыңыз. Іскерлік адамдар телефон арқылы сөйлесуге өз жұмыс уақытының 4-тен 25 пайызына дейін жұмсайды деп есептелді. Телефон арқылы көптеген мәселелерді шешу жеделдігі артады,хат, жеделхат жіберу немесе басқа мекемеге, кәсіпорынға немесе фирмаға бару қажеттілігі жойылады. Телефон байланысы кез келген қашықтықта үздіксіз екі жақты ақпарат алмасуды қамтамасыз етеді. Телефон арқылы келіссөздер жүргізіледі, өкімдер беріледі, өтініштер баяндалады, консультациялар беріледі, анықтамалар беріледі және жиі шарт жасаудың алғашқы қадамы телефон арқылы сөйлесу болып табылады.

Тиімді пайдалану кезінде телефон фирманың имиджін құрудың маңызды құрамдас бөлігі болып табылады. Ықтимал әріптеске сымның басқа соңында көрсетілетін қабылдауға, алдын ала сөйлесу қалай қалыптасатынына, көп жағдайда оның соңғы болмауына байланысты болады. Фирманың қызметкерлерінің телефонмен сөйлесуді жүргізу шеберлігіне сайып келгенде оның беделі (бизнес әлемінде де, тұтынушылардың кең топтары арасында да), сондай-ақ оның іскерлік операцияларының көлемі байланысты.

Телефон арқылы сөйлесе білу ісімен фирманың әрбір қызметкерінің жеке имиджі де байланысты. Телефонмен сөйлескенде сіздің әңгімелесушіңіз қандай да бір киінетініңізді, қандай да бір сөздегі бетіңізді, сіз отырған бюроның интерьерін, қарым-қатынас сипаты туралы айтуға көмектесетін басқа да бейвербалды құралдарды бағалай алмайды.

Сондай-ақ, телефон байланысын жиі пайдалану бизнес үшін өте қымбат болатын қателердің жиілеуіне әкеледі. Сонымен қатар, телефон бизнесмен уақытын үнемдеудің тиімді құралдарының бірі болып табылады, оның жұмыс уақытының ең кең таралған «жұтушылар» бірі болып табылады. Осылайша, жоғарыда айтылғандардың барлығы телефон этикеті мен телефон әңгімелерін жүргізудің тиімді ережелерін білу әрбір өркениетті адамға қажет деп қорытынды жасауға мүмкіндік береді.

Іскерлік телефондық қарым-қатынастың жазылмаған ережелері бар. Олар әдеттегі телефон этикетін де, іскерлік әкімшілік ету ерекшеліктерін де қамтиды. Бұл ережелерді екі жағдайға қатысты қарастырайық: біріншіден, сізге қоңырау шалғанда, екіншіден, сіз қоңырау шалғанда.

Сізге қоңырау шалған кезде іскерлік телефонмен сөйлесуді жүргізу ережелері
телефондық іскерлік қарым-қатынас
Кез келген қоңырау шалған кезде түтікті шешіп алған жөн, әрине, телефон трельдері астында жұмыс істей алатын болсаңыз, мұны жасамауға болады. Бірақ, әр жарты сағат сайын қоңыраулар жиі таратылады: сіз қызмет көрсетпеген абоненттердің саны жинақталады,олар үшінші және төртінші рет қайта қоңырау шалуға мәжбүр. Ақыр соңында сіз дерлік үздіксіз қоңырау астында жұмыс істеу керек. Сонымен қатар, Сізге қандай қоңыраудың пайдалы келісім-шарт немесе құнды ақпарат әкелетінін алдын ала білуге болмайды.
Бірінші қоңыраудан кейін түтікті алу жақсы. Егер сіз бір бөлмеде отырсаңыз, онда жіберілген хатта сөйлемді жазу немесе абзац жазу үшін уақыт жеткілікті. Екінші немесе үшінші қоңыраудан кейін түтікті алуға болады. Егер сіз келуші болсаңыз, фразаны аяқтауға уақыт жеткілікті және әңгімелесушіге «Кешіріңіз», түтікті алып тастаңыз.

Байланысшылар тек техникалық себептер бойынша қоңырау шалу кезінде түтікті алуды ұсынбайды: кейбір электр тізбектерінде ток көлемі артады, бұл зақымдануға әкелуі мүмкін.

Кейде түтікте нашар естіледі. Бірақ бұл дауысты көтеру керек дегенді білдірмейді. Егер сіз әңгімелесушіні нашар естисеңіз, онда ол сізді нашар естиді, демек дауыстап айту керек, қате болып табылады. Сондықтан нашар еститін жағдайда дауыс көтермеу керек, ал сізге қоңырау шалған адамға дауыстап сөйлеуді өтіну керек.

Алынған телефон түтігіне жазылған бірінші сөздің ең көп тараған нұсқалары — «иә», «алло», «тыңдаймын». Бұл сөздер өзінің ақпараттылығы бойынша мүлдем бірдей және немқұрайды, сондықтан оларды кім айтқанын сипаттамайды.

«Иә», «алло», «тыңдаймын» деген пікірлерді бейтарап деп атауға болады, өйткені олар түтікті кім алып, қандай ұйым немесе фирмада алып тастағаны туралы ақпарат бермейді. Сондықтан да іскерлік қарым-қатынаста бейтарап пікірлерден бас тартып, оларды ақпараттармен алмастыру керек. Сыртқы телефон бойынша әдетте өзінің аты емес, фирма, ұйым немесе бөлімше деп аталады. Ішкі телефон бөлімшесі мен Тегі деп аталады. Осылайша, қоңырауға жауап беру үшін әрқашан ұсынылуы керек. Адамдар кіммен сөйлесетінін білгісі келеді. Бұл, сонымен қатар, сенім жағдайын жасайды және әңгімелесушіні жақсы түсінуге көмектеседі. Сізге мейірімді, ұнайтын форманы табыңыз (сіз қалай жауап беруді қаласаңыз).

Жиі қоңырау шалғанда немесе асығыс кезінде әдетте «тыңдаймын» («Иванов тыңдайды») деген сөзді қосу арқылы тегін атайды немесе тек мекеменің немесе оның бөлімінің атауын ғана көрсетеді: «бухгалтерия», «БІРІНШІ БӨЛІМ».

Жоғарыда аталған барлық жағдайларда абонент кіммен сөйлесетінін немесе ең болмағанда қайда түскенін білуі тиіс. Егер нөмір теру кезінде қате болса, түсінбеушілік бірден түсіндіріледі және оны анықтауға уақыт жоғалтпайды.

Телефон қоңырау шалдым. Сіз түтікті алып тастадыңыз. Тағы да-ол жерде жоқ әріптесін сұрайды. Ренжіп, сіз бірден жауап бересіз: «ол жоқ!»бірден түтік қойыңыз. Бірақ ойланайық — жауап беруіңіз қайталанатын қоңырауларды тудыра ма? Шығу қайда? Ол сізді тітіркендірген қызметкер үшін сыпайы және егжей-тегжейлі әр телефон қоңырауына жауап береді. Бұл жағдайда оңтайлы жауап болуы мүмкін: «ол жоқ, сонда болады. Мүмкін, оған бірдеңе беру керек пе?»

Телефонға көрші үстел басында отырған әріптесіңізді сұрағанда, сіз өтінішке жауап бере аласыз: «Қазір» немесе «бір минут», содан кейін қызметтесіңізді аппаратқа шақырыңыз.

Біреудің жоқтығына берілген ақпарат адресатқа дейін жететіндей етіп жасаңыз. Үшінші тұлғалар арқылы ақпарат алмасуды ұйымдастыру оңай емес болса да, ол күзетпен өтелуі мүмкін. Сізге не қажет екенін анықтау үшін сауалнамалық принцип бойынша сұрақтар қойыңыз («сіз қайдан қоңырау шаласыз?», «Сіздің тегіңіз бен телефоныңыздың нөмірі? және т. б.).

Төменде сіздің фирмаңыз телефон қоңырау шалған кезде не істеу керек және не істеу керек емес қысқаша тізім келтіріледі.